工作邮件使用礼仪指导.ppt

讲师授课要点提示： 大多数邮箱的基本信息设置（帐号信息、参数设置、邮件管理、反垃圾设置、帮助信息、高级功能等等）都在邮箱的设置选项或者我的帐户里面。 * 讲师授课要点提示： 1.邮箱帐户命名——填写自己的名字便于对方查收的同时尽显个人专业度。 2.图中显示的在126邮箱账户中中输入Bill Gai和在Gmail账户中输入Bill（盖克 ACMTeam）后两个邮箱互相发送邮件，结果在126邮箱中寄信人一栏就会显示Bill（盖克 ACMTeam）而Gmail中寄信人一栏显示的为Bill Gai，方便收信人一眼识别。 * 讲师授课要点提示： 1.很多同学都会用第一张图显示的自动回复功能，大家可能觉得这个功能很实用很方便给人的感觉很专业，其实不然。 2.自动回复给我们带来的小麻烦。 3.正确的自动回复显示 * 讲师授课要点提示： 通过明确的主题可以进行邮件分类： 建立子文件夹，分置管理不同类型邮件 通过组织功能管理文件 养成每次收信都及时整理信件的好习惯，不同类型的信件放入相对应的子文件夹 * * 讲师授课要点： 1.称呼。可以称呼对方姓名及身份 ，注意如果发给多人的话，有时还要注意一个顺序问题。比如。。。 2.确保无错别字，表述准确，尽量避免有歧义的词语 3.表述有条理。需要谈多件事情时，用1、2、3、等标识 4.合理使用大写，加粗等功能，以突出重点。 5.使用结束语。如: 有任何问题请随时联系我；或显示诚恳和感谢，如：Best Regards 讲师授课要点提示： 第一第二张图片对应的是标题、重点和细节。 第三张图片对应的是要求、完成时间等。 * 讲师授课要点提示： 1.先添加附件再写正文就不会出现发出邮件而忘记加附件的状况了。 2.请务必按照指定格式修改附件名称，如优秀团员申请表-程鹏 讲师授课要点提示： 1.收件人：林杨老师 2.抄送人：你的合作者，以及你的部长或者学生会中其他你希望看到的人：如主席 * * 现状 目标 我们的邮箱 专业度 不规范 小游戏 商店打烊时： 一商人刚关上店里的灯， 一男子来到并索要钱款， 店主打开收款机， 收款机内的东西被掏空了， 然后那个男子逃离， 一警察很快接到报案。 由以上描述，判断： “正确” 、“错误” 、 “不知道” 店主将店堂内的灯关掉后，一男子出现 抢劫者是一男子 来的那个男子没有索要钱款 打开收款机的那个男子是店主 店主掏空收款机中的东西逃离 尽管收款机里有钱，但没说明里面有多少钱 语言是充满漏洞的！ 电子邮件－沟通 虽然电子邮件是基本，快速的沟通工具，但是请不要忽略最良好的沟通方式：面对面的交流。 对于非常紧急重要的事情，可以先发送电子邮件提醒对方注意，但必要的电话及当面沟通可以有效的加速事件进展。 对于文字表达不清的事情，请直接用电话或当面沟通，避免邮件重复来回耽误时间，降低效率。 电子邮件－沟通 1.能当面谈则不通过电话； 2.能通过电话则不通过邮件； 3.邮件适用于表格、图片、视频等格式文件资料时使用。 1.沟通前可以先寄送相关原始资料—不要添加评论。 2.沟通后可以寄送简短谈话记录做注记。 对于重要事项的沟通原则： Agenda 邮箱的基本信息设置 自动回复 邮件的撰写、发送 1，主题 2，收件人、抄送、密抄的区别 3，撰写正文的礼仪 4，附件 5，签名档 6，其他注意事项 挑战题 邮箱的使用 邮箱基本信息设置 邮箱基本信息设置 邮箱帐户命名——填写自己的名字便于对方查收 电子邮件的基本礼仪 电子邮件的基本礼仪 自动回复的正确使用 华硕电脑 中国业务总部 电子邮件的灵魂 - 主题 主题的作用： 让收件人粗略知道信件的内容 收件人是否优先阅读此信件 固定的主题格式： 经常性更新的邮件，可使用固定格式，以便收件人分类整理，比如新闻稿类：新闻稿-活动名称-xx.xx(时间) 不好的主题叙述方式： 注意、重要、很重要等词汇慎用 忌过于简单或冗长 主题信息不明确，不完整 收件人、抄送、密抄的区别 收件人： 是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人 抄送： 一般是事件相关联系人 密件抄送： 如果一封邮件抄送给5人，而密送给2人，那么密送的两个人就知道你还同时抄送了另5人， 但抄送的5人却不知道你密送了其他人。同时，密送的2个人之间也看不到对方的信息。 大家可要区别清楚哦～ 邮件的撰写、发送 1.地址簿选定 2.首字母索引 Tips :填写收件人、抄送的简单操作 邮件的撰写、发送 邮件正文 称呼，对方的身份 条理清晰 言简意赅，无错别字 突出重点，字体、背景 使用结束语 撰写邮件的基本礼仪 永远牢