档 案管理制度及表格.docVIP

档案管理制度 一、目的： 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性与保密性，特制定本制度。 二、归档范围 公司的营运资质证书包括荣誉证书（含个人以企业名义获得的），公司成立各项批准、变更文件，公司规划、年度计划，公司各项固定资产有价资料，公司现行的各项规章制度，财务审计验资报告，年度经营情况总结，劳动工资人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、业务统计数据、技术图纸、技术图纸电子档案、照片、声像等具有参考与历史记载价值的文件资料。 公司的档案管理 由公司档案室归口管理，具体工作由档案管理员负责，电子档案经由网管审查备档并至档案管理员办理入档手续。 四、?档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。?? 四、?资料的收集与整理 1.公司的归档资料实行“即时归档”与“年度归档”制度，即：各部门相应一次性办结的业务实行即时归档，具有连续性的业务实行年度归档一次。 2.在档案资料归档时，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。 3.各部门专用的收、发文件资料，按文件的重要程度确定是否归档。凡重要的文件必须把原件放入档案室。 五、资料的分类与归档 1.公司档案资料分“综合类档案”、“业务类档案”、“人事档案”三大类 2.综合类档案分： （1）资证系列，（公司营运资质证书、荣誉证书，产品型式试验报告、人员资质证书、公司历史照片、公司文化记录、年度财务审计报告、批准公司成立的各项文件与公司固定资产的有价证明等，共10小类） （2）文档类（外来文件、公司红头文号文件、各部门业务制度、非公司产品业务合同比如各项行政办公、设备采购合同，共4小类） （3）书籍（技术标准、参考文献、杂志，共3小类） （4）托管（客户托管、代理商托管、内部托管，共3小类）托管业务是一项具有发展性的业务，主要托管客户、代理商、内部一些重要的文档、图纸。 3.业务类档案分：销售合同、技术图纸、工程管理，以产品分类，时间先后为序编目。 4.人事档案（员工录用登记表，转正、调岗、升迁手续，劳动合同，养老保险手册，工伤档案等等） 5.档案编号说明：公司档案以“母-子-序”编号逻辑编制档案号，具体见目录表。 六、档案的借阅 1.?总经理、副总经理、总监、总助、各部门经理借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。 2.?因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，填写《档案借阅审批单》，由部门经理批准送办公室主任核批。 3.?公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准才能借阅。密级档案行政类由总经理确定，技术类由技术副总与总经理共同确定。 4.?档案借阅者必须做到： （1）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 （2）注意安全保密，密级档案禁止擅自翻印（确实需复印与借阅流程一样需相应的人员审批）、抄录、转借、遗失。 （3）如发现故意损坏或丢失公司档案处以50-500元/次的罚款。 5.档案管理员对任何人借档必需严格按档案管理制度执行，并认真做好《档案借阅登记登记表》，玩忽职守的按情节情重处以50-500元/次的罚款。 七、档案的销毁 1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交办公室主任与各相关业务部门负责人审核经总经理批准后执行。 3.?经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 4.?在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或办公室主任指定专人监督销毁。 附：《档案室收件登记表》、《档案借阅审批单》、《档案目录》、《档案借阅登记表》、《公司档案资料销毁审批表》 　　　　　　　　　　　 ***************有限公司 　　　　　　　　　　　　 二O一八年九月二十八日 表1 档案收存登记表 序号 档 案 名 称 入档时间 数量/页 收档人 送存人 领导签字 表二 档案借阅申请单 填表日期： 年 月 日 归还时间： 年 月 日 借阅人 　 所在部门 　 职务 　 　 借阅类别 □现场借阅 □复印 □带出借阅 □其他（请说明） 借阅资料编号 　 借阅资料名称 　 内容 　 借阅用途 　 借阅人签字 　 部门主管签字 　 部门经理 总经理/总监 经办人签字　 　 备注:1、技术资料，部门主管签字。 2、关于特种设备