档 案管理工作标准.docVIP

四川泰来工程有限公司设计分公司 管理制度文件 文件编码： TLSJ-ZD-15-2014-A 文件版本：A.0 生效日期：2015-X-XX 档案管理工作标准 编制部门： 编 制： 日期： 审 核： 日期： 批 准： 日期： 序号 文件版本 修订单号/修订内容 修订人 修订日期 1 A.0 初版 / / 目 录 TOC \o 1-2 \h \z \u 1 目的 3 2 适用范围 3 3 定义与缩写 3 4 职责 3 5 管理要求 4 5.1 档案工作总则 4 5.2 档案工作组织 4 5.3 档案工作制度 4 5.4 档案业务工作 5 5.5 档案信息化建设 8 5.6 档案工作设施设备 9 6 引用文件 10 7 相关记录 10 8 附件 10 目的 为明确公司档案工作原则、组织和制度要求，建立档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南，特制定本标准。 适用范围 本制度适用于四川泰来工程有限公司设计分公司。 定义与缩写 档案：各部门在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。 档案工作：企业履行档案管理职责的行为和活动。 电子档案：具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。 档案信息化：运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。 职责 部门/岗位 职责与权限 行政部 （1）贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。 （2）将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。 （3）采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。 （4）资产与产权变动时应做好档案的处置工作。 （5）对档案工作中做出成绩的个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。 各级档案 管理部门 （1）统筹规划公司档案工作，制定公司文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。 （2）负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。 （3）部门负责人应对本部门归档文件的完整和系统负责。 （4）专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。 管理要求 档案工作总则 档案是公司知识资产和信息资源的重要组成部分，档案工作是公司各项经营管理活动的基础性管理工作。 档案工作应实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。 档案工作应以满足公司各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为公司的经营管理和持续发展提供有效服务。 公司应采取必要措施，维护档案的完整、准确、系统与安全。 档案工作组织 组织系统建设 档案工作领导 公司档案工作的分管领导原则上应为公司第一负责人。 档案人员配备 公司档案室应配备专职档案人员；各部门应配备专职或兼职档案人员，同时应保持档案人员相对稳定。 档案工作体系 公司应建立以各部门专兼职档案人员为基础，行政负责人为第二责任人、公司总经理为第一负责人为的三级档案管理工作体系。 档案工作制度 明确各部门文件形成、归档责任。 主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。 管理制度 文件归档要求。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。 档案保管要求。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。 档案鉴定销毁要求。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。 档案统计要求。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。 档案利用要求。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。 档案保密要求。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。 电子档案管理要求。应对公司各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。 档案管理系统操作要求。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。 业务规范 文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方