档 案管理制度04.docVIP

制订部门:行政人事中心 档案管理制度 文件编号： 生效日期：2013年1月 更新期限： 1年 版本： 2013年10月第1版 共 7 页 修订日期 2013年1月 修订次数 总裁审批 抄送 各职能部门 董事长签字 1目的 为了加强本公司档案管理工作，确保档案的完善和齐全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神，结合本公司实际情况，制定如下档案管理制度。 2适用范围 本制度适用于本公司所有档案管理。 3术语与定义 档案管理：主要指在OA办公中，文件 档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。 4 权责 4.1 总裁 负责本制度的批准； 4.2 行政人事中心 负责本制度的拟定、维护、解释、实施与监督。 5 内容 5.1.人事档案管理 新进人员人事档案资料包括六项： 5.1.2应聘人员登记表（包括两张人员基本信息） 5.1.3身份证复印件 5.1.4两张1寸彩照 5.1.5学历（职称）证书复印件（原件寄至分公司） 5.1.6劳动关系说明书 5.1.1员工人事档案管理 5.1.1.1行政部负责管理（建立、接转、保存、整理）本公司员工的人事档案。 5.1.1.2行政部一般情况下在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。 5.1.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在 终止/解除劳动关系手续清单 上签字，确认无遗留问题； 5.1.1.4查阅员工人事档案应经行政部负责人批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。 5.1.2员工管理档案的管理 5.1.2.1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理； 5.1.2.2员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。 5.1.2.3员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理； 5.1.2.4员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存； 5.1.2.5员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案； 5.1.2.6任何人员不得私自更改管理档案内容；员工管理档案仅供公司内部使用。 5.1.3档案的保密 5.1.3.1严格遵守公司关于资料档案文印管理的各项制度，维护档案完整和安全，不向外人泄露档案秘密。 5.1.3.2对重要的文件要设专柜存放。 5.2文书档案管理 5.2.1总则 5.2.1.1本规则所称文书档案管理，指公司与外界来往的文书及关系企业各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全过程之办理与控制。 5.2.1.2归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。 5.2.1.3公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不得抽存，结案后及时交办公室归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件向接办人员交换清楚，不得擅自带走或销毁。 5.2.2文件材料的收集管理 5.2.2.1凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件批复请示，转发文件含被转发的原件），一律由行政人事中心统一收集管理。 5.2.2.2一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料由主办部门收集归卷，会议文件由会议主办部门收集归卷。 5.2.3归档范围 5.2.3.1下列重要的文书材料，应当及时立卷归档： 5.2.3.1.1会议的通知、报告、决议、总结、 会议简报、会议记录。 5.2.3.1.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、批复、命令、规定、计划等文件材料。 5.2.3.1.3本公司对外的正式发文与有关单位来往文书、重要电话记录、机关工作日记。 5.2.3.1.4本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、简报 5.2.3.1.5本公司与有关单位签定的合同、协议书等文件材料。 5.2.3.1.6本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料及干部任免的文件材料与关于职工奖励、处分的文件材料。 5.2.3.1.7反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 5.2.3.1.8本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 5.2.3.1.9其他有保存价值的文书资料。 5.2.4立卷案卷质量要求 5.2.4.1案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 5.2.4.2归档文件的材料种数、份数