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广东某某某集团公司人事档案管理规定 目的 为了确保公司人事档案管理程序化、科学化，对人事档案进行妥善保管，规范人事档案的流转管理，特制定本管理规定。 适用范围 人事档案管理员的职责 妥善保管公司在职员工的人事档案，并做好档案的安全、保密、保护工作。将接收的人事档案及时存入档案室，不得外放，不得擅自转移，分散或销毁档案材料。 及时索要、收集、鉴别、校对和整理人事档案材料，避免张冠李戴。 办理人事档案的查阅、借阅手续。凡需查（借）阅档案，未经主管领导批准，不得外借，不得转出。 办理人事档案的转递手续。调出人员的档案要随人员流动及时转出，定期将离职员工的人事档案向行政部档案室、人才交流中心等部门进行移交。 经常保持档案库房整洁、卫生，确保档案库房绝对安全，发现问题及时报告，采取措施，妥善解决。 准确做好档案的统计工作，编制年度档案工作统计报表，同时做好档案资料的借阅登记工作。 为领导和有关部门提供员工的人事档案资料情况。 对丢失、损坏档案者有权提出处理意见。 办理其它与人事档案工作相关的事项。 人事档案的内容及分类归档 员工的人事档案材料分类，具体内容包括： 本人填写的个人简历、履历表或登记表； 本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料； 本人自我鉴定，组织鉴定材料，对员工的考察、考核、评价材料； 劳动合同、劳动手册、社会保险等材料； 任免、异动、工资、职称等材料； 学历和评定的技能等材料； 奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料； 处分、取消处分的材料； 其它有较大价值的可供参考的材料。 人事档案的收集和保管 档案收集 凡录用新员工，在其报到一个月内立档，并对新建立的档案造册登记。 对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。 对更新的劳动合同、社保、工资、异动、奖惩等资料，应于每年9月集中整理归档。 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。复印件材料归档的，应加盖“人事档案资料章”（注明与原件同等效力）和“人事行政章”。 人事档案材料统一使用A4规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。 档案应分类编号后存放，档案编号与员工工号一致，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。 档案保管 员工人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。 人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年9月份要对档案进行一次整理、校对工作。 严格遵守保密规定，不得删除或销毁档案材料。 不得将档案存放在档案室之外的地方。 人事档案的查阅和转递 档案查阅 外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经人事行政中心总经理批准后，方可查阅。 公司各部门因工作需要查阅相关员工档案时，应由所在中心填写人事档案查（借）阅申请单（见附件一）。经理级以下（不含经理、副经理）员工档案查阅需经人事部负责人批准，副经理级以上（含副经理）员工档案查阅需经人事行政中心总经理批准。 集团公司高管、人事行政中心总经理、人事行政中心人事部经理、人事档案管理员可不经审批查阅员工档案。 员工档案一般情况不借出查阅，如遇特殊情况必须借出查阅时，应提交报告并填写人事档案查（借）阅申请单，经人事行政中心总经理批准后，严格履行登记手续，并规定归还时间。借阅者应妥善保管档案，不得损坏或丢失档案，且应在规定时间内按时归还。 人事档案管理员应对查（借）阅员工档案的情况做好记录，借出档案应填写好借阅登记表（见附件二）。 任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。 查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，不得复印、转借，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。 档案转递 员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应及时将离职资料（离职交接清单、离职工资结算表等）整理归档后，并在一个月内将其档案移交新单位。若无法移交新单位的，则交公司行政部档案室保存。 转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。 对转出的档案，必须按统一规定的《员工档案转递通知单》（见附件三）项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。 附则 本规定自公布之日起实施。最终解释权、修订权归…………………….所有。 附件一 人事档案借阅申请单 附件二 人事档案借阅登记表 附件三 人事档案转递通知单 附件一 公司人事档案查（借）阅申请单 填表日期： 年 月 日 申请部门 经办人 部门负责人审批 查（借）阅档案内容 人事部经理审批 查（借）阅原因 是否需借出？ □否 □是 人事行政中心总经理审批