私营企业档 案管理规定.docVIP

XX公司文件档案管理 目 录 前 言 一、文件档案的定义、范围 二、文件档案室的管理 三、文件档案管理员的职责 三、文件档案管理流程 前 言 文件档案是作为与企业同步发展的一种战略资源，是企业的宝贵财富，同时也是企业在研发、生产和经营管理活动等方面的真实记录，企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少企业成本、提高经济效益等都有重要意义。如何做好档案管理，帮助其在企业管理的各个方面发挥积极、重要作用，是公司发展过程中一项重要的基础性工作。公司档案工作必须坚持统一集中管理的原则，档案管理也必须逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。 档案定义、范围 【档案定义】：XX公司文件档案是指公司及其工作人员在生产经营活动中直接或间接形成的与公司生产经营活动相关的、对公司有保存价值的包括但不限于（文件、资料、图纸、数据、电文、邮件、信函）等不同形式的历史记录。 【公司文件档案范围】：主要包括：研发生产技术管理档案、经营管理档案、产品档案、设备仪器档案、基建档案、 会计档案、党务工作档案、行政管理档案、人事档案等方面的内容，如下图所示： 序号 归档文件类别/明细 1 研发生产技术管理档案 1、产品研发阶段资料（可行性分析报告、计划任务书等）； 2、产品设计过程资料（设计图纸） 3、产品试制过程（试验报告、质量分析、总结报告） 4、《样品管理台帐》、《样板管理台帐》； 5、工艺流程图、工艺图纸、BOM表等技术资料； 6、工程更改资料； 2 经营管理档案 1、《营业执照》、《生产许可证》、《税务登记证》 《组织机构代码证》复印件、《组织架构图》； 2、各类协议/合同如《产品订购合同》、《采购合同》等； 3、公司各层级会议记录； 4、年度规则、项目方案资料； 5、各事业部经营资料； 6、产品产能等统计资料； 3 产品档案 1、产品种类、型号明细； 2、《产品检测报告》； 3、《省抽、市抽检测报告》； 4、《产品销售目录》； 5、各品牌《产品合格证》、《产品说明书》； 4 设备/仪器档案 1、购置设备申请及批复、协议及合同； 2、外购设备的随机文件（保修卡、使用说明）； 3、设备安装、调试和验收过程形成的文件； 4、设备操作规程，运行、维修记录； 5、设备改进、改装、技术文件； 6、设备报废申请、鉴定及审批文件； 7、设备/仪器台帐； 8、检测仪器（定期）校验报告； 9、保养记录； 10、设备报废台帐； 5 基建档案 （一）、工程项目/建筑项目 1、项目前期文件:立项、可行性研究报告、设计/施工图纸； 2、项目管理文件:招投标、合同、协议、征地、施工管理； 3、施工文件：开工报告、技术交底、材质证明设计变更、质量评定、工程记录、设备调试记录、完工验收报告等； 4、项目竣工文件：竣工验收报告、竣工图、项目质量评审材料等； （二）、使用维修/改扩建文件； 6 会计档案 1、《会计凭证》； 2、《会计帐薄》； 3、《财务报告》； 4、《固定资产台帐》； 5、《库存定期盘点报表》； 6、其它会计核算材料； 7、审计资料； 7 党务工作档案 1、党务工作文件档案； 2、工会工作文件档案； 8 行政管理档案 1、公司各层级通知、通告； 2、政府机关批复文件； 3、各种消防验收及演习报告； 9 人事档案 1、员工履历表（身份证、学历、职称复印件）； 2、《劳动合同》； 3、绩效考核资料； 4、员工培训档案/年度培训计划/培训资料； 5、员工辞退、任免、奖惩资料； 6、员工参保资料 7、《岗位职责说明书》； 10 外来文件档案 1、产品国家标准/行业标准/其它标准； 2、深圳家具协会资料； 3、质量监督局文件、打假保优资料； 4、政府通知、通告； 11 ISO9001/14001质量/环境管理体系文件／证书 1、《质量/环境体系管理手册》； 2、《ISO9001/14001程序文件》； 3、各种产品作业指导书 4、来料、半成品、成品检验标准； 5、各部门使用的受控表单； 6、内审、外审及管理评审资料； 7、ISO9001/14001认证证书/家具环保证资料； 12 特殊载体档案/图书 1、照片/底片（电子档）； 2、录音/录像/光盘； 3、获奖证书、奖旗、奖杯、牌匾； 4、图书； 二、文档室的管理 1、文档室应配置独立空间，不可挪做其他用，室内的平面布局应简单紧凑。 2、文档室要定期检查，通风换气，保持室内清洁，温湿度适宜，如有异常，应及时采取措施。 3、文档室内应做好即防盗、防火、防蛀、防尘、防潮、防水渍、防鼠、防高温、防强光等措施。 4、文档阅后归还要正确放入档案盒内，使档案室内装具和案卷摆放整齐有序、整洁美观。 5、文档室由档案管理员专职管理，不准闲杂人员进入，钥匙不准随意交于他人，进出档案室