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机要秘书岗位说明书 一、基本资料 岗位名称 机要秘书 所在部门 行政办公室 直接上级 行政办公室主任 岗位定员 1 直接下级 无 直辖岗数 无 二、工作描述：在部门负责人的领导下，负责学校收发文管理、档案印信管理、上传下达等行政工作；负责学校层面的对外接待、会议组织等工作。 （1）主要职责与工作任务 职 责 一 职责表述：通用职责 工作 任务 根据部门计划安排，完成相关工作； 参与学校、本部门组织的培训工作； 参与学校的绩效考核工作； 及时完成部门负责人交办的任务。 职 责 二 职责表述： 负责学校文件收发文管理 工作 任务 负责学校各种往来文件的接收、送呈、登记、传阅、督办、归档工作； 负责学校拟发文件的拟稿、登记、编号和印发工作； 职 责 三 职责表述：负责学校综合档案及印、信、证件的管理 工作 任务 负责归纳整理所有涉及学校的外部图书、报刊、视频、文件资料等档案文件的收集、存档与保管； 负责学校公章、党支部印章、工会印章等保管、使用、登记等工作。 职 责 四 职责表述：负责草拟学校的各种文件及会议的记录工作 工作 任务 负责草拟学校的通知、函、请示、报告等对外、对内的公函； 负责学校校级会议记录和编纂会议纪要工作。 职 责 五 职责表述：参与学校行政会议、活动的组织和安排 工作 任务 协助主任做好办公会议的准备与召集工作； 负责学校各种重要会议具体事务的组织和安排； 协助学校开展的各种活动具体事务的组织与安排。 职 责 六 职责表述：负责学校对外接待工作 工作任务 负责接待来访客人，安排吃、住、行等具体事务。 职 责 七 职责表述：负责学校信件等资料分发处理 工作 任务 负责对学校的报纸、信件进行分类整理并分发给相关人员； 负责联系学校信件、物品等的邮寄、快递服务； 协助学校人员进行文件的录入、复印、扫描等工作； 负责对学校通讯录及时更新并下发给相关部门及单位。 职 责 九 职责表述：负责学校日常费用结算 工作任务 负责每月快递费、住宿费等的结算。 职 责 十 职责表述：负责节假日值班安排工作 工作任务 负责学校暑假、寒假及其他节假日的值班安排和检查工作。 （2）工作权责 权责一：对学校归档档案的收集权、管理权 权责二：对学校收发文的监督权 权责三：对证、照、印、信的具体管理权 权责四：对学校办公用品的保管权和使用的监督权 权责五：外事接待的建议权和执行权 权责六：学校各种会议活动的组织权、建议权 （3）工作协作关系 内部协调关系 学校各部门 外部协调关系 政府主管机构、相关合作方、其他学校等 三、任职资格 一、 知识 1．学历要求 □高中、中专　　■大专　　□大学本科　　□硕士研究生及以上 2．专业要求： 行政管理、中文、文秘等相关专业 3．工作经验要求 工作经验：□1年以下 □1～2年 ■2～4年 □4～7年 □7年以上 行业经验：□1年以下 □1～2年 ■2～4年 □4～7年 □7年以上 同职经验：□1年以下 ■1～2年 □2～4年 □4～7年 □7年以上 4．培训经历 管理知识、技能培训。 行政管理培训。应用写作培训 二、 技能 1．专业技能要求 专业职称要求： 　□不要求　 ■要求：　 专业技能描述：具有良好的组织协调和沟通能力，具有较强的社交能力、谈判能力，能熟练使用计算机 2．管理技能要求 计划 □不要求 □一般 ■较强 □强 □很强 组织 □不要求 □一般 ■较强 □强 □很强 领导 □不要求 ■一般 □较强 □强 □很强 控制 □不要求 □一般 ■较强 □强 □很强 决策 □不要求 ■一般 □较强 □强 □很强 3．上岗资格证书要求 □不要求　　■要求：　学历证书、资格证书　　 三、职业素养 职业素养要求 服务意识 □不要求 □一般 □较强 ■强 □很强 团队精神 □不要求 □一般 ■较强 □强 □很强 创新精神 □不要求 □一般 ■较强 □强 □很强 廉洁诚信 □不要求 □一般 ■较强 　□强 　 □很强 责任感 □不要求 □一般 ■较强 　□强 　 □很强 四、其它事项 所需工具/设备 一般办公设备 工作环境 一般工作环境 工作时间特征 坐班制，按时完成工作为标准 所需记录文档 收