办公室素养的通知.docVIP

办公室素养的通知 为规范办公区域的管理，维护正常的办公秩序，给员工创造一个文明、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境，树立良好的企业形象，提高办公效率，使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定本通知。 一、办公室管理办法 （一）办公室纪律： 1.办公室系办公场所，工作时间禁止闲聊、看电影等一切与工作无关的活动。 2.办公室提倡无烟办公环境，需要吸烟可以去办公室以外区域，以免给他人造成影响。 3.办公室人员上班时间应讲普通话，以便提高工作效率。 （二）办公室设备 1.办公室内一切办公用品在使用过程中应秉持勤俭节约原则，杜绝出现浪费现象。 2.对于电脑、相机等贵重办公物品一律实行专人专用、责任到人原则。 3.办公室人员应爱护一切办公设备，时常保持办公设备的清洁，不能有意损坏办公设备，如发现有意损坏办公设备的应给予处罚和赔偿。 4.所有办公物品应摆放整齐，每日下班后应关闭办公室总电源，以免造成不必要的资源浪费和设备损耗。 5.办公室人员在下班时应自觉关掉自己所用的办公设备，每天值班人员应负责检查电器和灯的关闭情况。 （三）办公区域卫生 1.各部门办公室应每日打扫以保持干净整洁。 2.总经理办公室、会议室、公共区卫生由行政部负责安排打扫。 3.办公室人员需要丢掉的东西应丢进办公垃圾篮里，要时常保持办公室清洁干净。 4.办公室内的厕所应时常保持清洁，上完厕所后应进行冲厕，时常保持良好的素养。 （四）行政部将不定期对公司内部各办公室组织抽查或突击检查，如发现问题将对直接及连带责任人予以行政处罚并记入员工个人人事档案。 （五）办公室管理由公司各部门领导及下属公司负责人负责具体执行，行政部履行监督检查及监管之责。 二、办公室5S管理规范 第一条 整理 （一） 对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”， 分类如下： 1、 设备：电脑、打印机、文具、书籍等； 2 、空间：柜架、桌椅、储物架、储物箱等； 3、 物品：个人用品等； （二）依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》（见附表一）决定物品的“要”与“不要”； （三）“不要”物品经各部门主管判定后，集中报废或回收处理。 附表一： 必要品的使用频率和常用程度基准表 常用 程度 使用频率 处理方法 低 过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用 丢弃/回收 中 在过去的6个月中只使用过一次的物品 集中存放（例如归档或存放在库房中） 一个月使用一次的物品 高 一周使用一次的物品 保存在办公桌或随身携带 每天都使用的物品 每小时都要使用的物品 第二条 整顿 （一）办公区整顿： 1. 办公桌： （1）桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品； （2）文件夹竖直摆放，每个文件夹标注序号和文件名，以标识其分类及用途。序号和文件名要高低一致，字体、字号统一，式样如下： ①Ⅹ ① Ⅹ Ⅹ ②Ⅹ ②Ⅹ Ⅹ Ⅹ （3）办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、便利贴、橡皮、计算器等，可以集中放在办公桌的一定区域内，电脑线、网线、电话线有序放置； （4）人离开半小时以上应将桌面收拾干净。 2. 抽屉：抽屉里尽量不放办公用品。若放置需在抽屉左上角，用标签标注其性质（如：私人物品、办公用品、资料等），建议最下层抽屉放文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等）、资料；中层放置空白稿纸、不常使用的文具等；最上层放置私人物品（如辞典等）； 3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内； 4. 电脑：电脑置办公桌左前角，竖式主机置桌面下； 5. 桌下不得堆积杂物； 6. 外衣或手袋：请置挂于衣帽间或抽屉内，严禁随意放在办公桌、座椅靠背上； （二）办公室整顿： 1. 办公室：桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件夹、电脑外无其他物品； 2. 垃圾篓：罩塑料袋，置办公桌下右前角； 3. 饮水机：放指定地点，不得随意移动； 4. 报刊：报架上报刊定期更新，阅读完后放入展架。 (三)文件、资料管理整顿： 1. 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要和不要的，必要的分类保存，不要的全部销毁； 2. 每月对表单记录（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效表单记录统一交送文控归档； 3. 将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外机密类文件，根据应用情况分为每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快做回收处置； 4. 硬盘内的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要永久、长期保存的，严禁个人删除硬盘内文件，必要时，由网管人员进行备份，并标识清晰存于档案室；同时形成纸质或办公软件等双套介质材料归档保存； 5. 储存公用信息的软盘采取保护措施，使大家都自觉地小心使用。并且为了明确存储在硬盘和软盘里的信