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物业管理公司文件控制程序 物业管理公司文件控制程序 1.0 目的 对质量体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版本。 2.0 适用范围 适用于公司质量体系和相关的外来文件(如强制执行文件或参考标准、合同、用户提供的图纸等)的控制。 3.0 引用文件及术语(略) 4.0 职责 4.1 总经理负责批准《质量手册》、《程序文件》、《部门工作手册》，管理者代表负责审核。 4.2 品质督察部负责对全公司有关质量体系的文件的总体控制。 4.3 品质督察部负责质量手册、程序文件的发放控制和正本保管。 4.4 各部门负责人或指定一名文件管理人员负责对本部门有关质量体系文件的管理。 5.0 工作程序 5.1 文件和资料的分类 本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改控制的文件，本公司质量体系文件和与质量体系相关的外来文件均为受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件，如为了投标等其他目的而分发的质量体系文件。 a. 文件内容： 按本单位情况制定的质量方针、目标和适用标准描述的质量体系; 描述各职能部门为实施质量体系要素所开展的活动; 详细的工作文件，包括各类工作规程、表格、报告等。 本公司质量体系文件包括质量手册、程序文件和其他质量文件，其层次结构如下图： 质量手册 (第一级文件) 程序文件 (第二级文件) 其他质量文件 (第三级文件) b. 质量体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求，详细的工作文件等。 5.2 质量体系文件的控制 5.2.1编制与审批 a. 质量手册和程序文件由品质督察部负责编写，由管理者代表组织相关部门及有关人员对初稿进行讨论后，《质量手册》、《程序文件》由管理者代表负责最终审核、总经理批准; b. 工作规程由各部门负责人组织编写，管理者代表审核，总经理批准。 c. 质量文件页面编排： ——纸张：标准A4纸，页面设置为：页边距上为2.3厘米，下为2厘米，左为2.5厘米，右为2.5厘米。页眉页脚均为1.5厘米。 ——版式：标题，居中，小二号楷体，;正文，首行缩进二字符，小四楷体。 5.2.2标识与编码 a. 受控的质量手册、程序文件和工作手册封面加盖“受控文件”专用印章，但正本(原稿)上不需盖章;非受控的质量体系文件封面均加盖“非受控文件”专用印章; b. 质量手册编码 CSHY/QM/ -01 序号 质量手册代号 加州城市花园公司代号 a) 程序文件编码 CSHY/ QP/-□□ 顺序号 程序文件代号 公司代号 b) 作业文件编码 CSHY/QW/-□□-□□ 顺序号 部门代码 公司代号/作业文件 d) 外来文件编码 外来文件用其原编号作为文件编码。 e) 质量记录编码 □□-QR-□□ 顺序号 质量记录 部门代码 f) 部门记录编码： □□- □□□□-□□ 顺序号 年号 部门代码 g) 部门代码： XZ—行政部 PZ—品质督察部 KH—客户服务部 RL—人力资源部 GC—工程维修部 BA—保安部 CW—财务部 SC—市场拓展部 5.2.3复制 受控文件未经批准不得复制，质量手册和程序文件的复印由各部门文件控制员填写《受控文件复印申请表》，经品质督察部确认后执行;工作手册的复印由使用人向部门文件管理员申请，经本部门负责人批准，由部门文件管理员负责执行。 5.2.4发放与保管 a. 受控文件的发放与保管 ——质量手册:品质督察部向有关部门或人员发放，并做好发放记录; ——程序文件和工作手册:由品质督察部填写《文件发放/回收记录》发放到有关的场所和人员，并做好签收记录; ——工作手册:工作手册正本由品质督察部保存，各部门持有的工作手册由其部门文件管理员负责保存，并保证相关场所或人员现场使用的文件是最新有效版本; b. 文件破损严重影响使用或不慎遗失时，应重新办理申领手续，由品质督察部文件管理员填写《受