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物业管理公司文书工作管理规定 物业管理公司文书工作管理规定 　　为了使公司的文书管理工作更加制度化、标准化、规范化，保证档文件和资料的完整齐全，防止遗失泄密，特制定本规定。 　　一、主题内容与适用范围： 　　1、本规定明确了文书的收发、用印、传递、催办、立卷、档和查阅等管理办法。 　　2、本规定适用于公司的日常文书档案处理工作，也适用于公司各部门兼职文书员的工作。 　　二、收文： 　　1、凡属公司种类收文，统一由行政人事部指定文书员签收、拆封，并及时、准确做好收文登记。凡属公司领导亲收的公文，公司领导应将来文编号及到文日期通知行政人事部指定文书员予以登记。 　　2、收文登记时，必须填写收文一式二份（见附件一、附件二），第一联与来文联在一起，第二联作签收及行政人事部留底。 　　3、凡收文登记的文件，必须经有关领导批示方可发阅。做到当天收文当天登记，当天送主管领导批阅，并按批示处理。 　　4、凡属急件必须及时送主管领导批阅，并按批示迅速处理。 　　5、凡外出开会或托人带回的文件，为防止文件耽搁、遗失或泄密，必须立即交行政人事部做好登记手续后方可阅办。 　　7、文件办妥后，应按部门案卷档。 　　三、发文： 　　1、凡以公司名义发出的正式文件（内部或外发），必须到行政人事部办理发文手，并分别按照公司发文文本的格式打印（文本格式见附件三、附件四），经登记、编号后方可发出，底稿与发文副本放在一起档。 　　2、凡公司报送上级的报告、汇报、计划、总结等文件，必须到行政人事部办理发文手，并按照公司发文文本的格式打印（文本格式见附件三），经统一登记、编号后方可发出，底稿与发文副本放在一起档。 　　3、文件拟稿要按发文稿（见附件五）的拟制程序进行：一般应由主要经办部门拟稿，由拟稿人署名、该主办部门负责人核稿签字、行政人事部审稿，然后由行政人事部送公司领导签发。需经几个部门协办或认可的文稿，在主办部门负责人签字后，应由主办部门送协办部门会签，然后由主办部门送行政人事部审稿，再由行政人事部送公司领导签发。 　　4、凡以一般函发文，须经发文部门主管领导同意或授权，并按照公司标准函文本的格式打印（文本格式见附件六），由行政人事部登记、编号后发出。函文必须留底备查，留底稿上应有发文部门负责人的签字。 　　5、对来信、来函应作好登记，经领导阅批后转递有关部门办理。复信、复函与来信、来函放在一起，办妥后档。 　　6、凡以公司名义张贴、通告通知、规章制度等均需拟稿，经公司领导同意或签发后方可张贴，并作好登记、编号，底稿与张贴件放在一起档。 　　7、凡在公司内部印发资料，必须经部门负责人在底稿上签字同意，到行政人事部填写文函打印申请（见附件七），办理文印委托手，经核准后方可印发，并在行政人事部留底档一份（底稿加打印件）。 　　8、一切应属档的文件，文稿若是书写件，应用钢笔或毛笔书写，不可用铅笔、圆珠笔或彩色水笔书写。文稿须清晰整洁，标点符号准确。若文稿修改较多，造成稿面不清，抄出清稿，以审稿、校对和档。 　　四、用印： 　　1、凡公司发文用印，必须与原稿核对，如有错漏，需更正后方可盖章。 　　2、凡属业务常规报表之外的上报材料、报表等需盖部门公章或公司公章时，必须经部门负责人或（分管）公司领导的同意后，方可盖章。 　　3、公司行政介绍信由行政人事部统一签发，介绍信及印章由专人保管、开具、监印。签发介绍信应符合国家有关政策及上级有关规定，并在职权范围内。 　　4、开具介绍信须经部门或公司领导同意，介绍信上必须写明办理的具体事项，不得以“联系工作”、“购物”等含糊笼统的字名表示。 　　5、禁止在空白纸张或空白介绍信上盖章。 　　6、介绍信有效期市内一般为三天，市外一般为七至十天。介绍信存根记载和正文要一致，在介绍信存根上必须标明签发人。介绍信存根由行政人事部档备查。 　　7、员工需公司证明其私人事由，如确有需要，应经部门负责人审核同意，并在申请证明的原稿上签字，行政人事部方可按有关政策及规定予以证明。证明的内容由行政人事部用公司标准函文本签发，原稿留底备查。如要求证明的内容不符合国家有关政策及上级有关规定，或本公司无法证明的，行政人事部有权拒绝证明或盖章。 　　8、公司各级公章由行政人事部集中管理，逐一备案。凡领用新章、还旧章， 一律由使用部门负责人亲自到行政人事部办理。部门应将印章保管人名报行政人事部备案，办理保管人签字手续；保管人若有变动应向行政人事部办理移交签字手。 　　9、刻制公司各级公章统一由行政人事部指定专人办理，未经行政人事部负责人签字，不予报销刻制费用，并追究擅自外发刻制责任。 　　五、文书的传递： 　　1、凡公司内部印发的文件资料，应由行政人事部指定文书员统一编号、登记，重要的盖上定期回收章定期收回，不得擅自销毁。 　　2、凡上级下达的机要文件