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E物业文件控制工作程序 E物业文件控制程序 　　1目的 　　对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 　　2范围 　　适用于与质量管理体系有关的文件控制。 　　3职责 　　3．1总经理负责批准发布质量手册、各部门工作手册。 　　3．2管理者代表负责审核质量手册、各部门工作手册。 　　3．3各部门负责各自业务范围内文件的编制、使用和保管。 　　3．4质管部负责组织对体系文件的管理、控制。 　　3．5管理部负责对公司行政管理性文件及与质量管理体系有关的外来文件的管理、控制。 　　3．6工程部负责工程技术类文件的管理、控制。 　　3．7各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档。 　　4程序 　　4．1文件分类及保管 　　4．1．1质量手册（包含了所有服务过程控制的程序文件），由质管部备案保存。 　　4．1．2公司第二级质量管理体系文件分为两类： 　　a）部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等），工作标准（岗位责任制和任职要求等），技术标准（国家有关的法律法规、服务规范、服务提供规范、质量控制规范等），部门质量记录文件等，由各相关部门自行保存并报质管部备案存档； 　　b）其他质量文件：可以是针对特定服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。 　　4．1．3公司级管理性文件，如各种行政管理制度，物业、业主和住户档案，部分外来文件，包括政府主管部门发出的文件等，由管理部保存。 　　4．2文件的编号 　　4．2．1质量管理体系文件的编号 　　a）质量手册：公司名称代号-ZS-版次，手册中各章以章节号区分； 　　例如：××-ZS-01，表示公司质量手册第1版； 　　b）质量记录：主管部门代号-质量手册中的文件章节号-记录编号，例如：ZG-5．4-01，表示质管部在质量手册中第5．4章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件； 　　c）各部门其他质量文件：部门代号-文件顺序号-年号，例如：GL-05-2000，表示管理部于2000年发放的第5号文件。 　　4．2．2各部门代号规定如下： 　　管理部：GL，质管部：ZG，工程部：GC，财务部：CW，保安部：BA，绿化部：LH，清洁部：QJ。 　　4．3文件的编写、审核、批准、发放 　　文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。 　　a）质量手册由质管部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由质管部负责登记、发放； 　　b）各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，质管部负责登记、发放； 　　c）各部门业务范围内的文件由相关人员编写，部门经理审批，由部门资料员登记、发放； 　　d）应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 　　4．4文件的受控状况 　　文件分为：”受控”和”非受控”两大类，凡与质量管理体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。 　　4．5文件的更改 　　a）质量手册由质管部组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由质管部发放。质管部应保留文件更改内容的记录； 　　b）其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料； 　　c）所有被更改的原文件必须由其主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 　　4．6文件的领用 　　a）文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用； 　　b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件，应给予新的分发号， 并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。 　　4．7文件的保存、作废与销毁 　　4．7．1文件的保存 　　a）与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方； 　　b）各部门文件由本部门资料员保管。质管部每季度对各部门文件保管情况进行检查； 　　c）对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每3个月应将清单副本报质管部备案，如内容没有变化，应通知质管部； 　　d）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。 　　4．7．2文件的作废与销毁 　　a）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖”作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用； 　　b）为