监理项目信息管理作业指导书.docVIP

监理项目信息管理作业指导书 1、目的 通过规定监理过程中信息收集、处理、传递和工程监理档案的整理、保管、归档的程序和方法，规范项目监理部信息管理行为； 确保信息资料收集的真实性，信息传递途径流畅、查阅简便、资料齐备； 确保项目监理管理工作的规范化和标准化； 为公司本部的结算工作、投标工作提供依据。 2、适用范围 适用于广州市广州工程建设监理有限公司各项目监理部对工程项目建设监理工作过程中的信息管理和工程监理档案的管理。 本作业指导书由安全及建立管理部负责编制、发布并解释。经公司总工程师批准后正式实施。 3、术语 3.1 信息 有意义的数据。 3.2 文件 信息及其承载媒介，如记录、规范、程序文件、图纸、报告、标准等，媒介可以是纸张、电子文件、照片或标准样品等。 3.3 记录 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，如静压桩混凝土预制桩、钢桩施工记录表 3.4 监理信息和工程监理档案 指在工程项目建设监理工作过程中形成的具有保存价值的工程管理；工程检查和工程总结资料、工程声像资料以及电子文件。 3.5 项目工程建设内部信息 来自业主方、设计方、承包商及来自供货商等与项目相关的信息属项目工程建设内部信息。 3.6 项目工程建设外部信息 来自监理公司、政府行政主管部门的信息、及国家有关的建设政策法规属工程建设外部信息。 3.7 执行性文件 来自监理公司、政府行政主管部门的信息、及国家有关的建设政策法规，或业主、施工单位、设计单位的会议通知，或需要总监（或总监代表）签署审核意见才能转发的来函，需要加盖公司法人章的文件等，属执行性文件的范畴。 3.8 监理过程记录文件 在工程建设过程中形成的，需要专业监理工程师签署审核意见的施工文件。 4、职责 4.1 办公室 负责对项目监理部按照本作业指导书的各项规定实施监理项目资料档案归档工作进行业务上的指导和检查、考核，接收和保管经安全及监理管理部验收通过的项目完工归档监理资料。 4.2 安全和监理管理部 新项目开工时，安全及监理管理部指导项目监理部的资料员，按企业标准建立档案资料。 督促监理处所属项目监理部按要求及时向安全及监理管理部提交监理过程资料，项目完工后及时归档和移交监理资料。 4.3 总监理工程师 对监理资料的管理负监督和管理责任。 4.4 专业监理工程师 各自负责收集、整理与本专业有关的资料 4.5 信息管理工程师 4.5.1负责在现场三方交换文件、传递工作。对内收集公司及政府对项目的管理信息，接收承包商和建设方的文件资料；对外发送处理意见，并作收发文登记；督促项目实施单位整理工程技术资料； 4.5.2 负责每周编制、发送安全监理生产周报，每月编制、发送质量监理月报等例行监理报告。 4.5.3 负责将项目部的工程资料、安全监理资料利用计算机整理、内存及纸板资料，按作业指导书的要求，及时进行处理、编码和存档；分类存放。 4.5.4 负责将项目部图片资料分类整理、存放。 4.5.5 负责记录、整理会议记录。 4.5.6 负责项目部内、外文件打印、发放。 5、流程  收集信息 收集信息 填写文件接收 处理意见单 承办 传阅 总监（或总监代表）签文件处理意见 整理归档 分类、登记 执行性文件的处理 监理过程 记录文件 的处理 总监（或总监代表）审核或签署监理意见 发放或转发文件 发文拟稿 6、程序 6.1 信息的收集 6.1.1 工程内部信息的收集 信息管理工程师通过各种指令报表、技术资料，收集来自业主方、设计方、承包商及来自供货商等项目工程建设内部信息，并及时整理、分析，编制各种监理报告，提供给总监理工程师进行规划、决策、跟踪检查。 信息管理工程师休假或公差外出时，总监应及时安排人员接任资料管理工作，并办理书面交接手续。 6.1.2 工程外部信息的收集 信息管理工程师应主动通过出版物、网络等信息来源，收集来自公司、国家有关的建设政策法规及工程所在地政府行政主管部门的信息、等项目工程建设外部信息。建设规范用书、作业指导书及上墙资料等由信息管理员按公司制度申领、购置。常用网站地址见下表，网站每周至少登录两次。 网站名称 网址 建设部 省建委 WWW.GDCIC.NET 广州城乡建设 市质量监督站 从 首页的广州建设系统网站进入 广州市建设工程造价管理信息网 /zzjg/bzjs.aspx 市安全监督站 从 首页的广州建设系统网站进入 公司 6.1.3 文件接收的管理 接收文件和记录应填写“接收文件记录”， 格式见《质量、环境和职业健康安全管理手册》附件二D3。 信息管理工程师收到文件后，需要作收发文流水号登记（在收发文簿中登记）。凡需要承办或批示的文件必须及时办理。 公司统一规定资料编号为： A-质量控制文件，B-进度控制文件、C-投资控制文件、D-合同造价文件、 E-信息