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邯郸县金源矿业有限责任公司 采 购 流 程 （初稿） 二○一三年二月编 设备申购、审批、采购、报帐流程图 物品、设备申购 小于 2 万元 大于 10 万元 申购设备总价 需求部门填写《请购单》 ，公司成 元 万 2 于 等 元 万 0 1 立督导组进行督查，分管领导、机 电采购部、物资部负责审核 于 于 大 小 报请总经理批示 使用单位提出申请、负责人签 字生产、设备部门参与评审用 途、选型，报请总经理示 大于 40 万元 单件设备金额 采购经办人自行与供 货方进行商务谈判 分管领导和机电采购部门共同 元 机电采购部室组织论证， 分管领导负责审核 与供货方进行商务谈判 万 0 4 生产、机电部门参与评 审用途、 选型， 主管负 于 小 报请总经理批示 与设备部签定技术协议 责人签字、 盖章， 报请 总经理批示 使用单位写招标申请表或免招标论证表 订货总价 与机电采购部签定技 和标书技术文件交企管部制成招标文件 术协议 提交分管领导报请总经理批示 分管领导和机电采购 部共同与供货方进行 商务谈判、签定合同 交机电采购部主任审核、 分 管领导在合同上签字交总 经理批准盖合同专用章 与机电采购部签定技 术协议 企管部、机电采购 部 、 物资 部 对仪 器、设备进行验收 企管部、机电采购部、 物资部对仪器、 设备进 行验收 大于等于 100 万元 单台件金额 建立大型仪 器档案、确 定专人保管 携带发票（需项目负责人和经手人签字及公 司盖章）、经费本， 专项经费还需采购计划及 供货合同到机电设备部办理固定资产登记 携带已办手续的发票到 财务处办理报销手续 注：1、采购人员原则上不少于 2 人。 2、以上采购金额限度仅供参考。 采购工作流程 一、需求提交阶段 第一步：需求部门领取并填写请购单 第二步：需求部门负责人审批 二、申请认可阶段 第一步：采购部经办人 第二步：上报采购部审批 第三步：上报总经理审批 需求部门上交《请购单》经采购部经办人审批确认，经总经理审批同意后，进入询价阶段； 三、询价搜索阶段 第一步：找供应商、询价、比价 第二步：有权人审批 第三步：董事长审核 第四步：签订合同 1．询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟 通； 2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购； 3．对于紧急请购项目应优先处理； 4．所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价就最好的； 5．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品； 6．遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于 10 万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报，按照附表 （拟报价）的格式提报公司领导批准方可询价或发放订单； 7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； 8．除固定资产外单次采购金额在 1 万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在 5 万元以上的所有项目都 应要求至少三家上的供应商参与比价，价格在 20 万元以上的项目由公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在 50 万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标； 9．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力； 10．比价采购或招标采购应按照附表（材料或设备询价表）的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价； 11．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。 12．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认； 13．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出； 14 ．收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格； 15．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各 方面的实力等； 16．参考目标或理想中标价格与以合作单位或以中标单位进行价格及条件的进一步谈判。 17 ．比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总； 18 ．比价、议价结果汇总应按照附表（比价 / 招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、 列出以选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核； 19 ．如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。 四、采购跟踪阶段 第一步：财务部核算 第二步：采购、跟踪 第三步：进货 1．财务部根据采购部提供的采购凭据视不同情形做好核算处理：①先预付部分货款；②全额付款后提货；③ 30/60天结算 对直接购买的物料，由采购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及供应商价格，数量及交期等的确认。如果是 重复性的采购，