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淮北合众机械设备有限公司 PAGE PAGE 12 淮北合众机械设备有限公司 外贸部策划书 目的: 淮北合众机械设备公司（以下简称淮北合众）近两年国内贸易发展迅速，并且取得良好的业绩，公司决定成立企业外贸部，开发国际客户，创建自己的品牌，走品牌化道路。 出口可以拿到国家的出口创汇的奖励和退税，而且有利于打响公司的知名度，利于企业走长期化发展道路。 外贸部的组建 外贸部工作要求 业务流程（附件单独涉及） 外贸部单证要求 外贸业务的开展方法 客户分布群的简要概述及特点。 总结 外贸部的组建 1，外贸部成员。 外贸部门作为一个团队，根据分工不同，一般由业务员，单证员，跟单员，业务经理等组成。 A，业务员，要认真做好客户开发和维护工作，完成工作目标。 B，单证员，与业务员常沟通，做到及时配合。相关文件要由业务员和业务主管签字，及时准备好各种文件。收集货代资料，找到合适的合作公司 C，跟单员，及时跟进生产，协调与生产部门的工作，以便货物准时顺利出运。 D，业务主管，不仅要做好业务，为下属排忧解难，更要管理好本部门的工作。 淮北合众部门成立初期，可一人多职（如业务员可以负责单证的处理及船务等）。但是随着公司的发展，业务的增多，部门主题应逐步完善。 2，硬件设施。 业务部成员有自己的直拨电话及办公电脑，以便工作有序，权责分明，对树立公司良好形象也起到很大的作用。 3，部门之间的合作。 首先与生产部的合作，在和客户谈判交货期时应和上级领导及生产部负责人确认，以便生产安排，也做到交货有保证。生产过程中如出现无法按客户要求完货，或交期有变动，生产部应随时和业务员沟通，以便业务员和客户做好协调工作，以免造成不必要的费用产生。 核销、退税，开票由财务部负责，但是外贸出口需要财务与业务的相互配合。外贸部定期向财务部提供出货明细及其它所需资料，财务部也为外贸部做好准备工作，如提前备好核销单，及时通知定金及余款到帐情况，以便业务员与客户沟通及时收款。 4，货运代理，快递公司 CIF 或CFR情况下：最好有固定的合作货代。如果年出口量多，可以和货代签定合作协议，取得最好的价格，以节约公司的费用；其次，由于长期合作，在预防风险及风险处理上有一定的优势。 快递公司，依据当地情况，择优而取。 二、工作要求 1，分工明确，权责分明，有团队精神。 2，部门资料要分类归档，清晰明了。客户也要明确归类。 3，信息要及时处理，尤其是询价。 4，确保按照合同上及生产单要求，按质，按量，按时交货。为了公司的利益，望其它部门给予配合。 5，业务部成员定期对工作汇总。 6，在同客户沟通每一环节中，做好服务，明确记录客户的要求。 三、业务流程 询盘与报价 在报价之前了解询盘的虚实。报价时QUOTATION要详细，列明货物品名，型号，生产厂家及联系方式（中英），单价，数量，交货期，出货港口，价格条款，付款方式，包装规格及柜型等，最后注明报价日期及报价有效期。 订单及生产。 报价之后，经过洽谈，收到客户的订单，做形式发票或合同给客户。 得到客户的订单确认并收到定金或信用证后，做相应生产单，交负责人签字确认后，下到生间车间。 3，所需单据。 如果做信用证，上面有明确规定。如果是FOB，就要和客户沟通确定此事。如：CI，PL几正几副，是否需要CO，FORMA或其它的特殊的证明。 4，验货。 如果客户要求验货，提前两周确定验货时间，有利于我方协调生产进度。在验货未完成时，及时跟踪验货情况，以免耽误了交货期造成可以避免的损失产生。该项在信用证付款条件下尤其要注意。如果客户没有要求验货，质检人员要做好质检工作，创质优口碑以争取更多的客户。 5，出货。 FOB情况下提前与客户沟通确认货代事宜。我方付运费的情况下，提前与货代联系，制好报关单据，做好出货准备。 四、外贸部单证要求。 业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作，需要有统一的制表格式。单据主要有1、报价单 2、形式发票/合同 3、生产单 4、财务跟踪单，5、出货明细 6、箱单 7、订舱单 8、出货通知（客户要求时做）等。 五、外贸业务的开展方法 1，展会。 参加有权威，口碑好的一些本行业的国内外展会。虽然费用高，但是客户的来源最直接也最有效的方式。 2，网络推广 通过关键词搜索、B2B网站注册会员等，可以联系到大量采购商，但由于网络存在虚拟性，需要对大量的采购信息进行筛选，确定真实的采购商。依靠免费网络平台找来的客户，直正的成交的很少，更多的是探价，或者同行之间的摸底。付费平台相对较好，如果产品独特，价格有竞争力，技术含量高，成交的潜力还是很大的。以下是对网络一些简单的不成熟的看法。 A、阿里巴巴：名气大，用户多，但是竞争激烈，费用高。 B、中国制造：有名气，费用也不