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秘书的角色意识 陈敏伟 [内容摘要]当前，随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书人员所面临的挑战越来越多。新形势，我们秘书怎么样才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？我认为很重要的一个方面就是要具备正确的角色意识。秘书的角色意识是做好秘书工作的重要保证，在秘书工作中，把握秘书的角色特征，调整秘书的角色定位，注重秘书角色意识的培养，才能更好地开展秘书工作。 [关键词] 秘书、角色、角色意识、秘书工作 引 言 “秘书”是人们非常熟悉的一个名词。在中国古代，秘书最早是指“宫中秘藏之书”。东汉桓帝时设管理秘藏之书的机构——秘书监。在现代语言中，对秘书的解释是多种多样的。《现代汉语词典》对秘书的解释是：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。在现代社会，秘书是一种行政职位，我国各级政府机关、企事业单位普遍设有秘书职位。秘书是行政首长的助手，是直接协助各级领导机构、领导个人及私人撰制和掌管文件、辅助决策、处理日常事务的执行和承办人员。在世界范围内，秘书已经演变成一种社会职业，它属于第三产业，即服务性行业。它是一种智力服务，是以处理文书、事务工作的知识与能力为领导者、职能机构和群众服务的工作。 秘书工作是以领导决策和领导工作运转为中心，通过办文、办会、办事等工作为领导者担当参谋和助手的活动。 秘书由于领导的需求而产生，秘书的活动伴随领导的活动而开展，没有领导就没有秘书；相反的，领导也需要秘书做他的直接助手，没有秘书，领导就失去了直接的助手，进而影响领导的活动开展。 角色意识，是生物个体或团体根据自己的身份所折射出来的能够感知的特征总和以及相关的感知处理活动，这是百度词条作的解释。我个人认为，角色意识就是人们对自己的职业，身份和地位的一种认识和看法。也就是说，每个角色都应该有个定位。教师的角色定位应该是“为人师表、教书育人”。那么作为秘书这种职业，我们应该怎么给它定位呢？ 一个秘书能否经常意识到自己是“秘书”，意识到社会对秘书角色的期待，是能否进入秘书角色、适应岗位的关键。因此，秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验，是秘书工作活动中的心理活动，淡化和削弱了这种心理活动，秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用，只能做一个机械履行秘书职能的“机器”，不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。例如人家说秘书是领导的“高级保姆” 这就贬低了秘书工作；人家说秘书是“花瓶摆设”这就轻视了秘书工作。因此，一名优秀的秘书人员，不仅就具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。因为秘书每天要处理的事情很多，只有端正了态度，摆正了位置，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应付，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的服务。 补偿意识 从某种意义上说，秘书就是对领导的一种补偿，主要包括精力补偿、智力补偿和心理补偿。 一、精力补偿 领导的能力一般来说是毋庸置疑的，但领导的精力毕竟是有限的。很多琐碎的事情是不值得领导去完成的，这就需要秘书出面解决掉，从而让领导有精力去完成更重要的工作。例如接打电话、收发文件、安排日程和时间表、准备会议等等，这些秘书要完成的工作也是对领导最大的精力补偿。 据一项国外对决策活动的调查发现，决策者用于思考和决断的时间只占16% 左右，而84% 的时间用于非决策活动，即打电话、谈话、找资料、干杂活等。可见一个决策的产生, 大部分时间是被“调研”和“杂活”所占。秘书为领导者事先安排好时间，可保证领导活动有节奏、高效率，也可以使领导者能适当的休息。 合理安排时间，区分轻重缓急安排领导活动日程。意大利经济学家帕累托提出了著名的“二八”原则：他认为，20%的目标具有80%的价值，而剩余80%的目标只有20%的价值。领导者的工作精力主要放在带有方向性的大事上，一些具体的事情往往不在视线以内。秘书可以根据领导工作中心与办事风格，事先准备一些必要的材料、工具，帮助领导者把日程安排的更好，什么事重要，什么事必须先处理，什么事可以顺带做，都安排清清楚楚，井然有序，无可挑剔。 合理运筹时间，使领导者集中精力“攻一役”。一些学者认为，“秘书每天所做的100%都是老板的工作，而老板所做的有30%是秘书的工作”。为了有效地利用时间，提高领导的决策效率，秘书应在完成份内之事的同时，应根据领导授权来适当为领导排忧解难，恰到好处的分担部分事务与参与政务，使其可以从繁文缛节的事件中解脱出来，把时间投入到有较大意义的目标中去。 过滤领导事务与文件，为领导者留出更多的空余时间以备它用。只要是日常的事情，秘书都应有权代领导处理，只需事后对领导作简要汇报即可。现代管理免不了“文山堆积”，作为领导的得力助手，