集团公司管理标准.docVIP

TOC \o 1-1 \h \z 目　　录 1 适用范围 1 2 管理职能 2 3 管理内容与要求 2 4 档案编号规则 7 1 适用范围 1.1本标准规定了公司档案管理的职能、管理内容与要求。 1.1.2档案指总公司及各子公司运行、管理及业务开展过程中形成的有价值的所有证照、文件、资料及报表等纸质（或电子）档案。各公司应按照《档案分类分级管理表》所规定的档案管理职责，按照本办法管理档案。各子公司根据档案管理分级可以在本办法框架内，针对本公司的实际情况制定档案管理办法。 1.2 本标准适用于集团及各子公司的档案管理。 1.2.1子公司为集团下属北京、广州、深圳管理型公司及生产型企业。 2 管理职能 2.1公司办公室、财务部及人力资源部是公司档案管理的归口管理部门，设档案专责人员负责公司档案的日常管理工作。 2.2 档案管理部门负责公司文书、合同、会计、声像等档案及资料的管理工作。 3 管理内容与要求 3.1 对集团下属子公司的档案工作实行指导和监督。 3.2负责组织集团档案目标管理工作，使档案管理达到与集团管理相适应的水平。 3.3集团档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全。 3.4 管理内容 3. 3.4.1.1 在工作中形成的具有保存价值的文件材料（含文字、声音、图像、电子等各种特殊载体材料），都应当及时归档。凡属应归档的文件材料，各有关部门应按公司制定的集团档案归档范围，由档案负责人员收集齐全、完整、准确，并进行整理，于规定时间前（一般情况下当日须归还）按照归档要求移交到 3.4.1 3.4.1.3 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、 3.4.1 3.4.2 3.4.2.1归档范围、立卷类目，保管期限按《公司档案分类表》规定。 3.4.3 公司档案根据其形成特点分为九大类。即公司设立变更、董事会及股东会、法务及审计、行政管理、经营管理、财务会计、人事劳资、电子类档案、党建信息及内部刊物共设九个一级类目，其详细信息见附表。在实际工作中如果有些档案难以归入上述九个大类时， 可根据需要增设一级类目（详见《公司档案分类表》）。 3.4. 3.4. 3.4.4.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，统一立卷，不得分开。 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写或黑体打印粘贴，字迹要工整、清晰。 如遇同一份文件需在不同卷中存档，可将文件原件存入与其关系最密切的卷中，其他需要存档处可在卷首目录中标明该文件原件的存档处，以便查找。 3.4.4. 3.4.4.4 胶片、照片、磁带的保管 3.4.4. 3.4. 3.4.5.1 修改已归档的图纸 3.4.5.2 修改内容较小时，可直接在图面上“杠改”、“括改”或者发送“变更通知单” 3.4. 3.4.6 3.4.6 3.4.6.2对在一定时期内有利用价值的档案 3.4.6. 3.4.6.4 销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要 3.4. 3.4. 3.4. 3.4. 3.4.8.1本集团档案分为A、B、C三级。A、B级为秘密档案，C级为公开档案。属于秘密档案，使用单位和个人有责任保守秘密。凡属有 3.4.8. 3.4.8.3 查阅档案 3.4.8.4 确因工作急需或其他特殊情况需将档案借出公司，必须经公司分管领导批准，孤册原则上不外借。借阅档案一般不得超过一天，确需延长时， 3.4.8.5 维护档案的完整和安全，所借档案不得转借或私自影印、复制、摘抄、 3.4.8 3.4.8. 3.4.8.8 借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。 3.4.8.9 如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案室，写出书面材料，及时采取补救措施。 3.4. 3.4.9.1 综合档案室隶属于 3.4. 3.5 档案的保护 3.5.1严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品及其他物品，保持室内、走廊畅通无阻，必须配备适用的灭火器，对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。 3.5.2要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时采取补救措施。 3.5.3档案管理人员外出时，注意门