教育部体育署外宾接待各项业务作业标准程序.docVIP

2014/2/14核定版 檔號： 保存年限： PAGE 7 教育部體育署外賓接待與宴客各項業務作業標準程序  目錄 TOC \o 1-1 \h \z \u 一、教育部體育署接待外賓拜會作業流程 1 二、教育部體育署宴請外賓作業流程 2 三、教育部體育署(組)外賓接見暨邀宴請示單 3 四、教育部體育署外賓簡歷資料表 4 五、教育部體育署外賓接待談參資料表 5 六、教育部體育署外賓拜會會談紀錄表 6 七、教育部體育署外賓接待工作檢核表 7 一、教育部體育署接待外賓拜會作業流程 程序 作業內容 備註 評估 接獲外賓到訪通知： 檢視外賓層級及接見必要性，瞭解來訪目的、外賓個人運動及其他專業背景、所屬機構性質、該國運動發展現況等，及來訪對我方之效益。 請邀訪單位提供「外賓簡歷資料表」、行程資料、拜會目的、陪同人員資訊等。 預約接見長官時間及接見之貴賓室或會議室場地。 填妥本署「外賓接見暨邀宴請示單」、「外賓接待談參資料表」簽陳、敬會署內相關單位，奉核後影送接見長官參考。 奉核後 奉核後回覆邀訪單位本署接見長官層級、時間與地點。 奉核之相關資料最遲於拜會前3日，雙面影送長官參閱，並備妥簡介資料、禮品、座次牌(視需求)、相機、錄音筆等。(禮品最好有備份，以因應臨時陪賓)。 拜會前通知接見長官及秘書、陪同人員、一樓保全人員(分機1804)。 拜會接待 外賓拜會當日再次確認訪賓抵達時間，至會議室或貴賓室備妥簡介文宣、相機、禮品及座次牌(視需求)，提前10分鐘至大門等候外賓。 迎接引導外賓至貴賓室或會議室，必要時協助介紹本署相關人員。 外賓及陪賓均抵達後，請接見長官前往接見地點。 記錄拜會重要內容，並拍攝相片。 會後協助外賓與長官交換禮物並合影留念。 親送外賓至電梯或大門離開。 後續工作 視會談內容性質及重要性，發布新聞稿或簽陳辦理相關事項。 相關照片應於會後上傳本署網頁供參。 協助追蹤交辦事項辦理情形。 二、教育部體育署宴請外賓作業流程 程序 作業內容 備註 簽辦 接獲辦理宴會指示時，請先向長官預登宴會時間。 填妥本署「外賓接見暨邀宴請示單」、「外賓接待談參資料表」、「外賓簡歷資料表」等，餐宴估價單等併同上陳。 準備工作 簽案奉核後即可向餐廳確定日期、人數、菜單、水酒、停車事宜。 人數以偶數為原則，辦理外賓接待餐宴及採購禮品經費應以公關費項目支應。 菜色以當季新鮮食材為主，剔除保育動物食材（魚翅Shark fin），依據外賓、長官飲食或宗教習慣（如清真、素食）調整，清真食材最好經儀式認可。 請相關活動主辦單位或餐廳提供空白邀請卡，協助寄發或傳真邀請函，確認餐廳是否製作指示牌或登錄大廳螢幕。 大型宴會應備英文講話稿，經翻譯審稿，以16型字印製。 統計回覆貴賓邀請狀況，最好留手機或聯繫電話，並電話確認是否出席，以利另邀貴賓或調整人數。 依據貴賓中英文姓名、職銜，請餐廳協助製作桌牌，並校對文字。 規劃座次表提供與會人士瞭解座位，排序依照國際禮儀辦理排序，製作完畢先陳長官檢視。 登記領取禮品並包裝，確認移除標價及禮品是否有受損狀況。 餐宴前再次提醒貴賓並確認出席狀況，同時將奉核之相關資料至遲於前3日，雙面影送長官參閱，並再次確認備妥之座次表、桌牌及禮品。 餐宴當日 餐宴當日應提前抵達餐廳進行最後確認工作，依座次表確認桌牌及菜單、指示牌、禮品等。 熟悉餐廳或飯店環境與動線，以利引導長官入席，於餐廳或飯店大門迎接貴賓與長官入席。 如有需要，先選定配用酒類、新鮮現榨果汁種類及礦泉水(注意經費預算)。 餐宴中，依長官指示調整上菜速度，並注意茶、水、酒等補充；另協助賓客停車證蓋章銷帳。 餐宴出菜至甜點前即備妥禮品，於適當時機遞交長官致贈貴賓，外賓致贈長官禮品，應立即協助長官安置，送禮同時照相留念，視需求全體合影，並引導主賓與長官至中間位置。 餐宴結束依序引導貴賓、長官離席，協助聯絡長官座車，離開後，整理相關物品並辦理結帳。 後續工作 餐宴辦理完畢，黏貼統一發票憑證，後附原簽案奉核頁影本上陳，完成核銷程序。 視會談內容性質及重要性，簽陳相關事項，並追蹤後續辦理情形。 三、教育部體育署(組)外賓接見暨邀宴請示單 項目 內容 備註 訪團名稱或主賓名銜 中文 外文 訪團成員 聯絡人 訪談語言 □ 英語 □其他 、備口譯員 □是 □否 是否曾訪臺 □ 是 □ 否 宗教信仰 拜會 時間 年 月 日 至 地點 □ 2樓貴賓室 □ 樓會議室 □ 人數 訪談事項 本