北税处推动无纸化办公环境展现绩效.doc

PAGE 北市稅處推動無紙化辦公環境展現績效 本篇文章刊登：稅務旬刊第1938期文/張麗文 壹、前言 近年來因吸收大氣中二氧化碳的熱帶雨林逐漸減少，地球環境日趨惡化，地球的溫室效應日益增強，隨著地球環境問題嚴重，國際間開始重視環保問題，紛紛展開環保行動，而全球綠化環保意識的抬頭，唯有積極建構綠色環境，才能保護賴以為生的地球。 在經濟方面，被冠以「金磚四國」的巴西、俄羅斯、印度和中國，最近幾年展現了驚人的經濟發展實力，成為舉世矚目的焦點，有投資集團大膽預估到2050年，全球經濟排名將依序為中、美、印、日、巴、俄，不僅歐洲各國被擠出榜外，連美、日等今日超級經濟強國，也要甘拜下風，落在中、印之後。金磚四國的崛起，地球在經濟過度發展的沖擊下，溫室效益勢必更加嚴重。 在環保與經濟的需求及刺激下，現今社會正朝著自動化、資訊化及無紙化前進，公務部門在此時代潮流，更須思考資訊化、無紙化的重要性，此亦為提高政府行政效能的一項重要工作。基此理念，臺北市稅捐稽徵處萌生建構無紙化的辦公環境。 為實現無紙化且高效率之自動化辦公環境，該處於93年度規劃無紙化作業實施計畫，內容涵括強化內部網站、推動無紙化會議、運用電子收發文、改進差勤系統、善用電子化社群、製作電子書、土地增值稅契稅網路申報暨下載電子繳款書作業等作業項目。同仁可利用網路與處長對談、線上回報績效及統計、瀏覽作業手冊及公文範例等。此外，亦建置稅務e報系統，即時上傳最新的解釋函令及提供重大稅務訊息，以掌握時效。 貳、具體作為 一、強化內部網站 面對e化的需求，更新內部網站架構，以系統管理方式建構行政管理知識庫，整合機關內部各類資訊，將知識管理的理念結合網路的便利性與無紙性，和同仁分享。主要內容簡述如下： (一)93年規劃處長園地、服務櫥窗、公文文書、稅務e報、會議系統、績效回報及資訊作業等7大系統及遠景、榮譽榜等27項子類項目，依功能別及業務性質建置，作系統性的歸類，提供快速便捷的查詢管道。 (二)94年建置員工電子信箱，並增加個人收藏櫃、互動學習網、教育訓練及會議室管理等功能，整合內網及資訊平台作業系統，並建置平台單一登入機制。 (三)建置與處長網路有約系統，透過網路交談不受時間及空間限制，開放同仁反映意見，提供抒發情緒之管道，並由處長於線上親自答覆同仁疑惑。 (四)所有行政規定、解釋函令、作業計畫、作業手冊、公文範例及定稿等均建置於網站上，提供同仁隨手可得之資訊。 二、無紙化會議 該處處務會議、復查委員會議及考績委員會議均採電腦化作業，將開會資料電子傳輸給與會人員，使與會人員提前瞭解會議內容，事先研擬意見，提高開會效率，會議紀錄於會議結束後快速完成發送，方便與會人員及同仁上網閱覽。已實施之會議有下列多項： (一)處務會議 利用電子郵件傳送開會通知單至出席人員信箱，開會前並將會議資料建置於內部網站，由與會人員自行上網閱覽。各單位報告事項均以PowerPoint製作簡報，於會議上播放。與會人員之口頭報告，亦在會議前填寫發言單e-mail給紀錄人員，會議中如有臨時或補充報告，於會議結束後立即傳送發言單。由於做好前置作業，會議紀錄由原先開完會後10天內完成，改進於會後2小時即上傳臺北市政府行政管理資訊網，並建置於該處內部網站。 (二)復查會議 將復查案件歸類為簡明案件、更正案件及爭議性案件，簡易及更正案件並以復查決定書替代報告書，以簡化作業。利用電子郵件傳送開會通知單至出席人員信箱，並於會議前3天傳送復查決定書或報告書給復查委員審查。會議上以PowerPoint製作簡報播放討論，並將決議的可能類型設定為標準化字串，供記錄人員依主席裁示內容點選使用，在規劃完善的前置作業下，由原先開完會後2天內完成會議紀錄，縮短為30分鐘，非爭議之復查案件亦縮短作業時效12天。 (三)考績會議 各單位簽擬提送考績委員會之敘獎、懲處案件，均依規定格式繕造提案資料及獎、懲名冊，並製作電子檔，傳送人事室彙整。另以PowerPoint製作簡報於會議上播放討論，會議後利用電子檔整理，快速完成紀錄及敘獎令。 三、運用電子收發 公文電子交換作業有助於提高行政效能，發文單位一經電子發文，受文單位即可接收公文，減少人工紙本列印、加蓋章戳、公文交換、郵寄時間、經費及遺失公文之風險。辦理情形如下： (一)發文案件除特殊情形不宜採電子檔儲存傳送外，均製作電子檔，透過網際網路交換傳遞。各種表報資料均以電子檔傳送。 (二)通報、轉行擬辦單及副本，由科室承辦人或登記桌人員轉寄至各科室指定專人，經科室主管裁決後轉寄至科室指定之主辦人員或同仁之個人電子信箱。 (三)94年內網建置員工電子信箱完成後，各單位凡須以通報、便箋、轉行單等發送之文件，有應作為之事項，均由承辦人利用員工電子信箱系統，傳送至受文單位之主管信箱，由該主管上網收信後，轉寄給主辦人員