项目档案管理规范.docVIP

《软件项目档案管理细则》 一、建档目的： 为统一规范公司项目文档编号、归档、调档、查阅，特制定本管理制度。 二、职责 （一）部门职责 1、技术安全部为公司项目档案的管理部门，负责对公司的项目档案资料实行统一收集、整理、归档、借阅及增补管理。 2、项目立项后项目开发进度受技术安全部进行全程跟踪，直至软件生命周期结束。若出现阶段性资料不完整，则项目不可进入下一阶段，各部门主管负责提供本项目各阶段所需备份的相关资料，档案管理员进行审核，合格的资料将被作为有效文件收录归档，档案管理员有权退回不合格文件至原部门并要求资料提供者进行修改。在交接有效文件时，各部门主管须填写《资料归档登记表》，并与档案管理员共同签字确认。（《项目资料备份登记表》详见附件三） 3、技术安全部成员须遵纪守法、忠于职守，严格履行公司《保密协议》和《*****天鼎项目档案管理细则》，保守公司技术、客户信息、档案内容等商业机密。 4、技术安全部成员如出现工作变动或离职，应将其经办或保管的档案资料向接办人移交，严禁擅自带走或销毁。 （二）人员职责： 部门 职责 备注 总 助 1、负责审查整个项目归档资料的完整性 2、负责项目文件查阅、借出、增补的初步审批 3、负责监督档案管理员的备档工作 销售部主管 1、负责项目前期客户资料收集与整理； 2、负责审核并移交前期备档阶段的相关文档、编制目录和移交归档 3、负责定期跟踪客户服务，审核并移交作为补充备档的《客户服务确认单》 程序部主管 1、负责项目前期客户资料、需求的收集与整理； 2、负责审核并移交前期备档阶段的相关文档、编制目录和移交归档 3、负责定期跟踪客户服务，审核并移交作为补充备档的《客户服务确认单》 美工部主管 1、负责项目前期客户资料收集与整理； 2、负责审核并移交《页面确认单》 3、负责审核并移交界面设计稿源文件及界面切图源文件 4、负责定期跟踪客户服务，审核并移交作为补充备档的《客户服务确认单》 测试部主管 1、负责审核并移交《测试资料》 2、负责审核并移交《培训资料》 3、负责定期跟踪客户服务，审核并移交作为补充备档的《客户服务确认单》 档案管理员 1、负责审核各部门提交材料的完整性 2、负责项目档案的生成及日常管理（借阅） 3、负责项目档案的后期追加补充 档案备份员 1、协助档案管理员在封装阶段的刻盘 2、对项目光盘进行定期版本管理及维护 三、项目备份流程: 项目档案管理保持与项目开展同步原则，依据项目进度，结合各环节特点，制定项目归档计划。 （一）工作流程图： 技术安全部档案负责人进行整理归档 技术安全部档案负责人进行整理归档 后期档案动态管理 退回原部门修改 收集各部门在项目各节点需存档的资料 交技术安全部 送 达 各部门项目负责人填写《项目资料归档登记表》，技术安全部档案负责人员签字确认。 形成档案 建 档 根据商务部提供的《合同》 各部门提供项目需存档的资料 N Y 更新档案，重新刻盘 刻盘并封装 技术安全部检查，清点资料是否完整 各部门项目负责人提交《用户服务确认单》并再次填写《项目资料归档登记表》，技术安全部档案负责人员签字确认。 技术安全部检查，清点资料是否完整 退回原部门修改 N Y 送 达 交技术安全部 （二）具体流程说明 序号 阶段 内容 1 建档前 注：即项目启动前期，需要备份材料。 程序部提供：《项目调研报告》、《项目设计方案》 销售部提供：《项目实施方案及报价》，经客户确认，达成《合同》。 2 建档 依据《合同》,确认立项，销售部提供：《客户项目基本资料》。 3 收集 在项目启动会后，档案管理员需收集各部门在立项前及项目开展过程中所产生的需备份资料，并审核相关资料的完整性，（具体文档参考四） 4 归档 按不同客户（客户分为A、B、C级别），不同项目、不同时间、不同部门分类整理资料 5 封装 刻盘并封存至档案盒中。 6 管理 如后期继续为该客户提供服务，则各部门将产生《用户服务确认单》或《需求变更说明书》，技术安全部应在审核资料完整性后，及时补充完善项目档案。 四、项目备份具体措施 序号 部门 备份类别 备档阶段 具体内容 1 销售部 电子资料 建档前 《调研报告》、《项目实施方案》、《项目报价》 建档 《客户项目基本资料信息》 纸质资料 建档 《合同》、《客户项目基本资料信息》 收集、归档 《需求验收单》 补充、归档 《需求变更文档》《需求变更验收单》、《客户服务验收单》 2 美工部 电子资料 收集、备档 界面效果图源文件、界面效果切图 纸质资料 收集、归档 《页面确认单》 3 程序部 电子资料 收集、备档 项目源代码、项目数据库、项目数据字典 纸质资料 收集、归档 必要文档： 《整体项目开发计划》、《项目需求文档》、《需求确认书》、《详细设计说明书》、《数据库设计报告》