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电大学籍档案的整理归档 一、归档范围及保管期限 学籍档案是学生在校学习期间形成的，记载学生学习经历的原始材料，是学生在校期间活动的真实反映。电大学籍档案主要包括： 1、新生录取名册(大专本JX1312；中职JX1313 长期) 2、学生花名册（大专本JX1413；中职JX1416 永久） 3、学生学习成绩表（大专本JX1414；中职JX1417 永久） 4、学生毕业生花名册、审批表(大专本JX1712；中职JX1715 永久) 5、毕业证明资料（JX1716 永久） 二、归档与整理要求 学籍档案坚持部门立卷制度，由学籍管理部门负责整理和归档，做到谁管理谁负责。 （一）质量要求： 1、手工书写应用不褪色的黑色、蓝黑色墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写，字迹工整清晰。 2、必须将各个项目填满，尤其要注明电大名称、年级（届）、专业；打印的成绩表必须保存第一份（黑体字迹），且需要盖上各市县电大或分校印章。 3、学生休学、退学、复学、转学、提前毕业等情况要在录取或花名册中注明。 4、考虑电子学籍档案与纸质档案双套保存，并确保内容一致。（二）整理要求： 1、分类。学籍档案的分类顺序主要是：学籍类别——年度——单位——学生类别——专业。 （1）学籍类别：如录取名册、花名册、毕业成绩册、毕业审批表和名册等一系列材料。建档前，要将这些类别区分开来，不要相互穿插。 （2）年度：以自然年度区分，如1999年录取的新生，为99级学生，其录取登记表、学员花名册、转学、转专业等材料所编年度为1999级，该生于2002年毕业，为02届毕业生，其毕业成绩表、毕业材料所编年度为2002届。 （3）单位：一般按省电大、市县电大（分教点）的顺序，每个电大（分教点）为一个单位立档，依次排序，编流水号组卷。 （4）学生类别：我校学生类别繁多复杂，有普专生、成招生、中注生、专升本等等，按学生类别分开标明。 （5）专业：同一电大同一年级（届）同一专业的学生应编排在一起，再排另外一个专业。 2、组卷。学籍档案按电大——专业为单位进行整理，原则上一个市级电大一卷，如果市级电大所辖县级电大较多，可考虑分2-3卷。卷的厚度控制在2CM左右。 3、检查。核对归档材料是否齐全，排列顺序是否正确。 4、编写页号。凡有文字的页面都需要编写页号。正面写在右下脚距边20mm处，背面写在左下脚距边20mm处。 5、打印目录。将学籍档案材料录入“南大之星”档案管理软件，形成卷内目录并打印。 6、装订。去掉材料上的金属物，加封面、封底，按封面、卷内目录、学籍材料、封底顺序排列，封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准，以左下方对齐，三点一线装订，线在背面打结。 7、归档时间。电大学籍档案一般在每年的5月份前归档。 8、电子学籍档案要实现硬盘或光盘备份，送一套给档案室保管。 注意事项 1.真实。学籍档案内容真实，不得涂改、伪造； 2.准确。要注意一些细节问题，如姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历不要混淆，毕业证号填写要准确等。 3.规范。整理、填写规范，目录准确，便于长期保存； 4.完整。避免出现学籍档案材料收集不齐、不及时的现象。 在整理过程中遇到问题，随时与档案室联系。希望学籍档案员忠于职守、熟悉业务，认真负责地做好学籍档案管理、归档工作！ 学校办公室 2011.4.28