机关档案管理资讯化作业要点.docVIP

機關檔案管理資訊化作業要點 檔案管理局 九 十 年 十 二 月 十 二 日（九○）檔秘字第○○○二○六六號函訂頒 機關檔案管理資訊化作業要點 壹、總則 　一　 為建立機關檔案管理資訊化作業標準，提昇檔案管理效能，特訂定本要點。 　二　 各機關之檔案管理資訊化作業，應與文書處理結合，並依行政院訂頒之文書及檔案管理電腦化作業規範等有關規定辦理。 貳、作業要求 　三　 各機關應依本要點使用檔案管理局建置之全國檔案資訊系統或自行建置檔案管理系統。 　四　 使用全國檔案資訊系統之機關，應依檔案管理局規定之時程上線；必要時，得經檔案管理局同意提前上線。前項上線之機關，應備妥政府網際服務網（Government Service Network，簡稱GSN）通信線路及可聯結網際網路之個人電腦等硬體設備。 　五　 各機關自行建置檔案管理系統時，其系統應具備下列作業事項及功能： （一）點收作業： 公文欄位轉入：機關已建置公文管理系統者，應提供其公文欄位轉入檔案管理系統之功能。 公文欄位登錄：機關未建置公文管理系統者，應提供歸檔公文欄位建檔之新增、修改、查詢及逕行點收確認等功能。 檔案點收：提供以條碼、線上選入或鍵盤輸入等方式確認點收作業，並得視需要產出確認點收清單之功能。 退件處理：提供將不符點收規定之公文註記其退件理由、退件日期，並產出退件清單之功能。 歸檔稽催：提供依預定之應