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簡報技術圖解 鄭先祐 (Ayo) 國立臺南大學 環境生態研究所 Japalura@ 簡報技術圖解 著手做簡報 確定腳本的架構 視覺輔助器材 傳達具有說服力的訊息 利用雙向交流，完成目標 簡報策略：說服聽講者 簡報的終極目標：說服聽講者 金三角架構： 簡報策略：分析3P 分析3P：聽講者(people)、目的(purpose)和場地(place) 收集3P的資料，提高期待 分析聽講者的屬性與需求 人數、性別、年齡、地位、知識 關鍵人物、態度、價值觀、需求、利益 釐清和聽講者的關係 達成聽講者的目標。 提供資料 提供對聽者有利的資料 站在聽者的立場 簡述重要內容 不要有過多的內容，要精簡 搭建和聽者之間的溝通橋樑 提供的資料，必須和聽者已經知道的事實能夠相互對照。 引發動機 創造「共鳴」 兼具感性和理性的訴求 想辦法逗聽者笑 但適可而止，配合現場氣氛，小心拿捏。 比重分析 舒適的場地 主講者必須要設身處地為聽者著想，事先確認場地的配置。讓聽者覺淂很舒適。 場地的大小，以聽者的人數而定。選擇適當的大小。 選定適當的主講位置。 主講者務必親自到現場確認。 試坐聽眾席。 確定腳本的架構 確定結論的重點 再次的分析3P 以聽講者的好處為主體，確定結論重點。 主講者要引用邏輯性的理論，印證結論。 三這個數字有安定的意味，只要不超過三個項目，聽眾就不容易忘記。 簡報要從結論開始講起，再提出印證，最後再做結論。 內容大綱 開場白 動之以情：致意、問候、自我介紹、感謝 說之以理：背景說明、陳述結論重點、演講內容綱要 主體：說之以理、誘之以利 總結： 結論、下依個步驟、 寒喧 (動之以情) 開場白 向主席致意、問候聽眾 自我介紹、歡迎大家 背景說明 結論的背景，預想聽者的疑問，引起問題的意識 陳述結論 演講綱要(流程) 簡報主體內容 製作金字塔系統的綱要 (索引樹) 注意事項： 主體最重要的任務就是印證結論，讓聽者達成共識。 過多的資料，聽者無從吸收。 盡量以三大段，完成。(黃金三步驟) 集中焦點。 一個段落，一個概念。 段落間的從屬關係。 內容組織 故事發展 時間發展、地理環境、階段區分 善用理論 歸納法 (多個事實的歸納) 演繹法 (前提、事實的推論) 辯證法 (正、反、合) 強調邏輯性 因果關係、例證、比較 提供解決方案 結論 (例：改善工作規劃，可減少失誤) 問題 (例：工作上的問題，常發生粗心的錯誤) 問題的原因 (例：員工的注意力，工作熱忱下降，溝通不良) 解決方案 (例：改善工作規劃的想法、概要、推行方式) 結論 (例：因此，改善工作規劃，可減少失誤) 檢視腳本 腳本的內容 腳本的順序 聽者最想知道的資訊 活用黃金三步驟 問題、原因、解決方案 (主講者) 解決方案、問題、原因 (聽者偏好的順序) 產品介紹、規格、機能(便利、簡便、節約) 便利度、簡便度、節約度 (聽者最想知道的資訊) 腳本內容的注意事項 整體必須和結論，相互呼應。 每段都和結論，相互呼應。 演講過程中，插入流程。 準備總結 (預備總結的心情) 進行摘要 (復習重點) 再度重申所持的論點 促使聽者做決定 後續動作 充滿感性的結語 * * 趙韻毅 翻譯 Part I 簡報策略與腳本架構 簡報策略 腳本架構 傳遞 1 Purpose People Place Purpose People Place 腳本的規劃、架構 收集情報 期待 100% 合計 10% 產生期待 3 30% 引發動機 2 60% 提供資料 1 比重 要素 動之以情 說之以理 誘之以利 遊說策略的金字塔 腳本的要素 比率分配，按聽者的特質和演講目的決定。 2