归档文件整理规则的意义.docVIP

《归档文件整理规则》实施的意义 一、对机关档案工作的意义 归档文件整理是机关档案工作的重要组成部分。建国后，通过《中华人民共和国档案法》、《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《机关档案工作条例》等法律、法规的颁布实施，使这项工作在我国各级机关逐步建立起来并制度化。国家档案行政管理部门在研究、总结国内外经验的基础上，曾出台过《机关档案工作业务建设规范》、《文书档案案卷格式标准》等一系列归档文件整理工作的配套业务标准和规范，对规范归档文件整理工作起到了重要作用。但随着档案工作实践和其他社会实践的不断发展和变化，机关办公自动化进程大大加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，一些手工管理条件下比较成熟的标准、做法已经逐渐落后于时代的要求，甚至成为制约机关档案工作发展的因素。制定为《规则》的目的正是适应这种变化的需要，调整和简化归档文件整理方法，为机关档案工作的持续发展提供保障。 1．缓解机关文书档案工作压力 从手工管理模式下实现档案管理和检索的目的来看，立卷不失为一种可行的整理形式。但立卷自身也存在一些不足，如立卷过程过于繁琐和复杂，工作量大，效率低等。这与近年来我国各级党政机关机构改革所倡导的精简、高效目标相违背．必将导致机关档案工作受到影响。因此，必须改革归档文件整理方法，以理顺归档文件整理工作质量与效率之间的关系，保证机关档案工作的正常发展，为机关工作提供更好的服务。《规则》的颁布实施，满足了机关简化手工劳动的要求，在保证归档文件整理工作质量的同时，减少了人力占用，缩短了工作时间，提高了工作效率。同时由于其方法，也更容易被机关文档人员理解和掌握。这就为机关文书档案工作以自身改革来适应新的形势打下了良好的基础。 2．理顺机关档案工作职能 归档文件整理的目的是便于提供利用。改革归档文件整理方法，从人力、物力等方面为归档文件整理工作减负，最终目的还是为了理顺机关档案工作的职能，更好地提供利用，为机关各项工作服务。与利用工作的要求相比较，立卷制度存在许多固有的不足之处。例如，案卷的存在增强了检索层次，影响检索效率；案卷题名的拟写随意性强，建立其上的检索途径可靠性差；以案卷为单位提供利用，不同密级和不同事由的文件组合在一起，利用与保密要求存在矛盾；文件装订成卷，不利于复印、缩微、扫描等。更重要的是，由于繁琐的立卷占用了各单位文书人员和档案工作人员绝大部分的工作时间，使其只能将剩余的精力投入到开发利用上，开发利用工作受到影响。《规则》推行以“件”为保管单位，从根本上克服了上述弊端，同时通过简化归档文件整理工作，对整理和利用之间的矛盾进行了调整，引导机关档案人员将注意力更多地投向深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等。 3．节约机关的财力、物力 机关档案工作是一项条件性很强的工作，所需财力、物力等资源不可能依靠自身经济效益来解决，而须依赖于所在机关提供。由于机关各方面条件的限制，这种资源往往是有限的，因此更需要合理分配。机关档案工作包括许多方面，归档文件整理只是其中一项基础性工作。在原有的工作模式下，由于立卷的需要，有限的资金往往用于大量购置卷皮，以及文件修整所用的各种用具等，而这些本身又会带来不同程度的负面影响。例如，在“立小卷”情况下，常常“一柜子档案半柜子皮”，增加了室藏压力。裁边、打孔等操作，直接破坏了档案原貌。《睨则》推行文件级管理，取消了案卷，不再对档案原件进行形式上的加工，也就避免了上述不利因素，在完整地保持档案原貌的同时，减少了归档文件整理工作所占用的财力、物力，有效地节省了资金，有利于档案管理现代化及机关档案工作其他方面的建设。 二、对档案馆工作的意义 文件整理归档后，经过档案室保存阶段后，其中具有永久和长期保存价值的档案，最终要移交档案馆继续保管和提供利用。机关归档文件整理工作的质量，决定了档案在档案馆保存的状态，必然也会对档案馆各项管理工作产生影响。采用适宜的归档文件整理方法，从档案室工作阶段就为移交进馆打下良好的基础，因此具有重要意义。 1．便于档案馆控制档案进馆质量 档案由机关档案室向档案馆移交时，常常需要按照进馆标准进行局部的调整。例如，由于档案室和档案馆利用需要不同，衡量档案保存价值的标准会发生变化，需要剔除那些不具备进馆价值的档案；由于机关档案室整理工作不合规范或鉴定工作中保管期限划分不准确，移交进馆前就须返工重整。立卷条件下，往往一卷中只有一份或几份文件存在上述情况；就不得不拆卷重整，再重新装订。这样不但费时费力，还会给档案本身带来不必要的磨损。以“件”为保管单位，即使需要再加工，也不存在拆卷问题，直接按件剔除或补充即可。这对档案馆接收档案，以及进馆档案重新进行专题整理等工作都是十分有利的。 2．有利于档案向社会开放 《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一