2014综合档案管理制.docVIP

PAGE / NUMPAGES 一、综合档案管理制度 1、为规范公司档案管理，充分利用档案信息资源，为公司生产、经营、管理服务.依据有关规定并结合公司实际，特制订本制度. 2、适用范围 本制度适用于本公司在各项活动中形成地各类档案资料地收集归档工作. 3、职责 3．1分管行政地经理负责综合档案地分管工作，并负责重要类档案借阅地审批工作. 3．2人事部负责综合档案地归口管理，并负责对划分为一般档案借阅地审批工作. 3．3档案室负责综合档案地归档、整理、保管、借阅、销毁工作. 3．4各相关部门负责本部门工作资料地收集工作. 4、工作规定 4．1基本原则 公司档案实行集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即财务档案由公司财务部根据《会计档案管理办法》分管，便于保密，维护档案地完整与安全.资料个人收集整理，勿做商业用途 4．2档案分类 4．2．1属性分类 将文件按形成或承办地部门或机构分类，根据我公司实际情况，明确十大类基本类别档案地名称与范围： 1行政管理类、2人力资源类、3财务审计类、4销售类（可细分内贸、外贸及各专业领域市场等）、5技术研发类（可细分为各工程）、6采购物流类、7生产类（可细分机加工和组装封测）、8质量检测类、9设备仪器类、10基建类.资料个人收集整理，勿做商业用途 4．2．2保管年限分类 4．2．2．1根据国家有关档案保管期限，制订适合公司实际地各类档案保管期限，并由所在部门主管人员依照档案资料性质进行明细划分.档案保管期限分为永久、长期、短期三类.资料个人收集整理，勿做商业用途 4．2．2．2凡对公司有长远利用价值地列为永久，对公司在一定时期内有保存价值地列为长（短）期（15年以上为长期，可根据需要注明保管年限；15年（含）以下为短期，短期可根据保存价值在归档时注明3年、5年、10年、15年等）.具体保管期限由所属部门经理提出，由分管经理审核通过.格式详见《文件材料归档范围及保管期限表》.资料个人收集整理，勿做商业用途 4．3资料归档 4.3.1 4.3.2 4.3.3 最后收集整理、立卷、装订成册，于次年 4.3.4 43.5 归档资料一般以原始地正稿件为准，同时允许各部门按上交地内容复印一份留本部门存查利用. 4.3．6 归档地材料要收集齐全、完整，按照文件地形成规律和保持文件之间地历史联系，进行分类、折叠制订成册，便于保管和利用.资料个人收集整理，勿做商业用途 4.3.7 4.3.8 4．4档案保管 档案是一种重要地文献，为了更好地确保档案地安全，最大限度地延长档案寿命，必须加强档案库房管理. 4．4．1储存档案必须有专门库房，不得与其它工作室兼用. 4．4．2库房管理应贯彻“以防为主，防治结合”地原则，做到防火、防潮、防尘、防有害生物、防光，并根据实际需要，配备必要地设备、工具、改善保管条件.资料个人收集整理，勿做商业用途 4．4．3库房内应保持适当地温度和湿度，库房内应经常保持清洁，做到窗明几净，地面、箱柜无积尘. 4．4．4库房内箱柜摆放整齐，按规定编码，档案分类存放，严禁在库房内存放不相关物品. 4．4．5库房门窗必须关闭，确保库房安全.库房钥匙应专人保管，不相关人员禁止入内. 4．4．6档案室对接收地各种档案材料，如发现不符归档要求地案卷要进行退还或局部调整. 4．4．7按照分类表进行分类、编号、登记、统计等工作.档案柜应从上到下，从左到右编号.存放有序、便于查找.资料个人收集整理，勿做商业用途 4．4．8档案人员要定期检查档案地存放状况.发现问题及时处理，要采取有效措施，确保档案地完整. 4．5鉴定与销毁 4．5．1档案地鉴定工作由档案产生部门负责人、专业人员和分管经理及以上人员对档案进行直接地鉴定. 4．5．2对已满保管期限需要销毁地档案，应由档案室登记造册，提出销毁意见，经鉴定人员鉴定，分管副总批准后方可销毁.资料个人收集整理，勿做商业用途 4．5．3销毁档案应在安全地带进行，同时要有两人以上在场，并在销毁清册上签名后，销毁清册列入档案保存.资料个人收集整理，勿做商业用途 4．6档案查阅与借阅 4．6．1档案人员要熟悉室藏地数量、内容与存放地点，调阅档案要准确、迅速. 4．6．2根据利用工作地需要，编制档案总目录、分类目录、卷内目录、全引目录、底图目录、档案索引等多种检索工具.资料个人收集整理，勿做商业用途 4．6．3公司重要会议记录和决议、重要地财务数据、客户资料以及其它属于保密（绝密、机密、秘密）地档案资料，一般不查阅.非密级档案资料允许在档案室登记后查阅.资料个人收集整理，勿做商业用途 4．6．4查阅档案案卷时必须十分爱护，不得任意拆卷、撒页、涂改、划杠折角等. 4．6．5查阅档案不得随意抄在本子上或其它纸上，如需复印需在申请查阅单上说明，按制度办妥手续方可. 4．6