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* * 培训目的： 通过本次培训和沟通使参加培训人员熟悉并掌握： 对综合管理体系所要求的文件、所涉及的记录进行控制，确保在文件的使用现场得到有关文件的适用版本，防止作废文件的非预期使用，从而确保管理体系的有效性、适宜性和充分性。 * 综合管理体系：包含质量、安全、卫生、环境、标准化等体系。 * 文件控制 文件分类 文件的编号 文件的编写、审核、批准、发放 文件的状态 文件的更改 文件的签收、领用 文件的保存、作废与销毁 外来文件的控制 * 1、文件分类 体系文件：包括手册、程序文件、HACCP文件、作业指导书、工作标准、管理标准、记录表单。 技术文件：包括工艺、产品标准、图纸、原辅料标准、检验方法、检验标准等。 外来文件：包括法律法规、上级文件、客户提供的标准。 * 2、文件的编号 * 3、文件的编写、审核、批准、发放 1 综合管理手册、程序文件由品管部负责组织编写，由管理者代表审核，总经理批准。 2作业指导书、检验规范、技术文件、HACCP文件等由各部门负责人组织编写、汇总，由部门经理审核，管理者代表/分管领导批准。 3 管理标准等由各部门负责人组织编写、汇总，分管领导审核，总经理批准。 * 3、文件的编写、审核、批准、发放 4工作标准等由各部门负责人组织编写、汇总，部门经理批准或分管领导批准。 5 为了确保文件的使用场所都得到相关文件的适用版本，文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》，同时以上文件全部由品管部负责登记发放并按“附件一”格式要求排版。 6 外来文件由归口管理部门分类归档，必要时分发。 * 4、文件的状态 文件分为“受控”和“非受控”两大类。凡是与管理体系运行紧密相关的文件，应为受控文件，由各主管部门按规定执行，所有受控文件必须在该文件封面的右上角加盖“受控”的红色印章，非受控文件在该文件封面的右上角加盖“非受控”的红色印章，并注明分发号。作废文件应加盖蓝色作废章，无受控印章的文件均为无效版本，不得在本体系内使用。 * 5、文件的更改 文件需要进行更改时，应由更改申请者填写《文件更改申请单》，经原审批部门批准后进行更改，并将更改后经审批的正稿和相应的《文件更改申请单》交品管部备案，并按原来程序重新发放，同时在《文件发放、回收记录》上做相应记录。文件更改后应及时更新《文件清单》。 * 5、文件的更改 所有被更改的原文件，应根据《文件发放、回收记录》，由相应的文件管理部门收回，以确保有效文件的唯一性；更改一般以换页的方式进行（除非整个版本进行更改，即每次修改时文件上的版本号保持不变，而在“修改记录”的版次做变化，例如：第一次修改则在版次栏下记录1.1，第二次修改则记录1.2，一直到1.9，同时颁发日期及实施日期不变，不需要对整版重新审核，只依照《文件更改申请单》做更改即可，若版次已经到1.9后再修改或者修改范围一次性超过8个条款时则更换版本号，同时更改颁发日期及实施日期，并重新审核批准）。 * 6、文件的签收、领用 文件的签收者，必须仔细核对文件的版本状态及审核批准人。同时在《文件发放、回收记录》中签收栏签名确认。 因文件破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的分发号的文件失效。发放部门作好相应发放签收记录。 * 7、文件的保存、作废与销毁 7.1文件的保存 文件都必须分类存放在适当的地方。 各部门文件由本部门资料管理人员保管。品管部每半年应对各部门文件保管情况进行检查。 对受控文件，各部门资料管理人员应及时填写好本部门的《文件清单》,每半年应将清单上报品管部备案，如果内容没有变化，应通知品管部。 任何人不得在受控文件上乱涂、乱写、乱画、随意更改，不得私自外借、复印，确保文件的清晰，易于识别和检索。 * 公司文件密级分为：绝密、机密、秘密、普通四级 绝密文件：只有公司股东、副总以上人员阅览的文件。 机密文件：只有相关部门主管以上人员阅览的文件。 秘密文件：部门主管、相关人员阅览的文件。 普通文件：公司相关人员均可阅览的文件。 * 7.2 文件的作废和销毁 所有失效或作废的文件均由相关部门资料管理人员及时从所有发放或使用场所撤出，并加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用。 因某种原因需保留已作废的文件（原则上保留一本即可），都应进行适当的标识。如标识“保留参考”的印章。 对要销毁的文件，由管理部门填写《文件销毁申请单》，经审批后，由各文件管理部门集中销毁。 * 8、外来文件的控制 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其被有效使用。 品管部收集到的国家、行业、国际标准的最新版本，采用该文件的原编号，并加盖“受控”印章，必要时分发