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给领导发邮件格式范文 6 篇 给领导发邮件格式范文 6 篇 里面提示收件人查看附件 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方 便收件人下载后管理 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4. 附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影 响使用 如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送， 语言的选择和汉字编码 1. 只在必要的时候才使用英文邮件 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。 如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流 ; 如果收件人是其他 国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题， 你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英 文邮件给他 ; 如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。 3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保 证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影 响邮件所涉及问题的解决。 4. 选择便于阅度的字号和字体 第 1 页 共 22 页 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用 Verdana 或 Arial 字 型，字号用五号或 10 号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字 号和字体。 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务 邮件。 不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情 ; 也 不要过小，费神又伤眼睛。 结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信 息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这 样的工作。 1. 签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职 务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不 超过 4 行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的 信息，自然会与你联系。 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右 铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要 得体。 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行 简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在 OUTLOOK中 设置多个签名档，灵活调用。 第 2 页 共 22 页 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免 成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 回复技巧 1. 及时回复 Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不 可少的 , 这是对他人的尊重，理想的回复时间是 2 小时内，特别是对一 些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的 邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过 24 小时。 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说 收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云 。不要让对 方苦苦等待，记住： 及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。