秘书实务（第四版）课件实务单元D处理信息.pptx

学习目标 ●学会选择恰当的渠道和方法收集信息 ●学会对收集的信息进行筛选、分类与校核 新飞电器公司产品销售量一季度很不景气。秘书小杨深入到各个市场，了解市场情况和产品需求，与消费者直接交谈，发放问卷，收集消费者对产品的价格、性能、服务等方面的评价，通过网络查询更为全面的相关信息。经理根据小杨收集的信息对产品作了充分定位，第二季度该公司销售量就直线上升。 实务8 收集和整理信息 实务情境体验 微思考： •你认为什么是信息？ •你理解的信息有什么特征？ 实务学习准备：学会应知专业知识 一、如何收集信息 （一）了解收集信息的渠道 实务8 收集和整理信息 1.大众传播媒介渠道 2.联机信息检索渠道 4.关系渠道 3.调查渠道 6.信息机构渠道 5.贸易交流渠道 实务学习准备：学会应知专业知识 一、如何收集信息 （二）选择收集信息的方法 实务8 收集和整理信息 1.选择观察法 2.选择询问法 4.选择网络法 3.选择问卷法 6.选择购买法 5.选择交换法 特别提示 收集的信息的质量至关重要。信息收集必须注重价值性、时效性、层次性、针对性和全面性，使信息收集工作高效化、使收集的信息实用化。 实务学习准备：学会应知专业知识 二、如何整理信息 （一）对信息进行筛选 实务8 收集和整理信息 1.看来源 2.看标题 3.看正文 特别提示 经过筛选的信息，对选中的要分轻重缓急进行加工处理，对暂时不用但可以备查的进行暂存，对无用的按规定进行暂存、移交或销毁。 实务学习准备：学会应知专业知识 二、如何整理信息 （二）对信息进行分类 实务8 收集和整理信息 1.运用字母分类法 2.运用地区分类法 4.运用数字分类法 3.运用主题分类法 5.运用时间分类法 特别提示 分类中要注意讲究科学性、系统性、逻辑性、实用性，采用哪种分类方法应该根据单位业务工作的需要确定。 实务学习准备：学会应知专业知识 二、如何整理信息 （三）对信息进行校核 实务8 收集和整理信息 1.运用溯源法 2.运用比较法 4.运用逻辑法 3.运用核对法 5.运用调查法 特别提示 校核的方法可以结合使用，互相补充，校核过程中要以原始数据为基础，排除主观因素的影响。 实务学习应用：强化训练专业技能 【训练素材详见教材】 实务8 收集和整理信息 [学习目标] ●学会正确地传递信息 ●学会有效地存储信息 实务9 传递和存储信息 实务情境体验 实务9 传递和存储信息 鹏达公司主要生产家用电器，产品远销国内外市场，而钢材是该公司主要的生产原料。有一次，秘书小赵收到驻海外机构发来的一批最新信息，她认真地查阅这批信息，并将重要信息及时传递给公司总经理及有关负责人。公司领导立即召开会议讨论应对策略，作出果断决策，使公司避免了几百万美元的经济损失。 微思考： ·从秘书工作性质的角度看，你认为传递信息要注意什么问题？ 实务学习准备：学会应知专业知识 一、如何传递信息 （一）了解传递信息的要素 实务9 传递和存储信息 1.信源 2.信道 3.信宿 实务学习准备：学会应知专业知识 一、如何传递信息 （二）了解传递信息的形式 实务9 传递和存储信息 1.信件形式。 2.备忘录形式。 3.通知形式。 4.传阅单形式。 5.内部刊物形式。 6.新闻稿形式。 7.新闻发布会形式。 8.声明形式。 实务学习准备：学会应知专业知识 一、如何传递信息 （三）选择传递信息的方法 实务9 传递和存储信息 1.选择口头传递 2.选择书面传递 3.选择电讯传递 实务学习准备：学会应知专业知识 二、如何存储信息 （一）了解存储信息的载体 实务9 传递和存储信息 1.纸质载体 2.磁性载体 实务学习准备：学会应知专业知识 二、如何存储信息 （二）知晓存储信息的程序 实务9 传递和存储信息 1.登记 2.编码 3.排列 4.保存 5.保管 实务学习应用：强化训练专业技能 【训练素材详见教材】 实务9 传递和存储信息 [学习目标] 学会初步开发信息 ● 学会正确利用信息 实务10 开发和利用信息 实务情境体验 实务10 开发和利用信息 担任总经理助理的高叶有剪报并从中获取信息的习惯，她经常翻阅各种国内外经济报刊，专门从报刊上收集消费市场的信息进行分类剪贴，汇集成册，供自己或他人使用。通过对剪报内容的分析研究，高叶得出服装市场消费者需求变化的情况和发展趋势，她还通过市场调研来验证自己的判断，这就为领导把握市场行情、进行新产品开发决策提供了有益的借鉴和参考。 微思考： ·有人说，开发和利用才使得信息真正有了价值，你如何理解？ 实务学习准备：学会