秘书实务（第四版）课件实务单元B处理日常事务.pptx

学习目标 ● 懂得办公室的布局常识 ● 学会科学地布置办公室 ● 学会办公环境的日常维护 ● 学会办公环境的安全管理 某天有位顾问到一家公司去拜访，看到公司非常凌乱，显然没有清扫打理过。于是，他就问这家公司的老板为什么会这样，老板告诉他说：“公司的日常清洁工作是请专职清洁公司清洁的，平时清洁公司会在早晨9：00派清洁工来打扫卫生，可今天有事不能前来。” 听了这话后，顾问就觉得诧异了：“那你的秘书呢？她不在吗？”老板说：“在啊。” “那她为什么不举手之劳啊？”顾问更无法理解了。想不到老板一脸苦笑说：“她说她是秘书，不是清洁工。” “秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁舒适的办公环境确是秘书应尽的义务。”顾问意味深长地说道。 实务1 管理办公环境 实务情境体验 微思考： •“秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁舒适的办公环境确是秘书应尽的义务。”你如何理解公司顾问的这句话？ 实务1 管理办公环境 实务情境体验 （一）采用开放式布局 开放式办公室布局，是指按照工作职能、业务活动和技术分工来确定组织成员的工作部门和工作团队、小组的区划布局。 开放式办公室布局又可以分为全开放式办公室和半开放式办公室。 实务1 管理办公环境 实务学习准备：学会应知专业知识 一、怎样对办公室进行布局设计 特别提示 开放式办公室的优点是： •降低建筑成本和能源成本； •提高办公室的空间利用率； •可以共享办公设备，形成集中化的管理和服务； •易于对员工的监督和指导； •易于管理者加深与员工的交流。 实务1 管理办公环境 实务学习准备：学会应知专业知识 一、怎样对办公室进行布局设计 开放式办公室的缺点是： •缺少单独办公的机会； •难于集中工作的注意力； •办公区域噪音太大； •不利于保密。 （二）采用封闭式布局 封闭式办公室布局，是指用墙壁将办公空间分割成若干有门、窗的独立房间的办公室布局，这样的办公室即传统式办公室。 实务1 管理办公环境 实务学习准备：学会应知专业知识 一、怎样对办公室进行布局设计 封闭式办公室的优点是： •可满足单独办公的要求； •避免受到外界干扰，易于员工集中精力； •无噪音； •保密性强。 封闭式办公室的缺点是： •建筑成本和能源成本高； •办公空间的浪费较大； •不易于对员工的监督和指导； •一定程度地影响了员工之间的交流。 （一）利用好物理条件 1.利用好空气。 办公室空气环境好坏有“四度”：温度应当控制在20℃～27℃之间为宜；理想相对湿度是在40%～60%；清洁度和流动速度可以通过常开窗门“换气”或利用有关设备调节。 2.利用好光线。 办公室的光线应当以使人感到充足、舒适为宜 3.利用好色彩。 一般来说，办公室的内墙宜采用白色、乳白色等，会议室、接待室多用淡黄色；天花板一般都用白色，地板多采用不宜被污染的棕色为佳。 4.利用好声音。 布置时通过各种办法排除或降低噪音，如按工作流程布置座位以减少来回走动的声音，播放一些轻柔舒缓的背景音乐等。 实务1 管理办公环境 实务学习准备：学会应知专业知识 二、怎样对办公室进行布置 （二）安排好直接工作空间 妥善放置物品或设备，要考虑自己、上司、同事的习惯及工作效率。 1.安排好办公桌。 办公桌大小要适中，以足够放置常用的办公用品并有空余的位置进行工作为好。 2.安排好办公椅。 办公椅的高度、大小、样式等，应当与秘书人员的身材相适应，并尽可能与办公桌配套。 3.安排好办公自动化设备。 计算机、复印机、打印机等自动化设备一般应该有自己的独立存放空间，与之有关的参考资料也应当放置好。 4.安排好其他用品。 整齐摆放，不能杂乱无序。 实务1 管理办公环境 实务学习准备：学会应知专业知识 二、怎样对办公室进行布置 （一）明确维护的区域 实务1 管理办公环境 实务学习准备：学会应知专业知识 三、怎样对办公室环境进行日常维护 1.个人办公区 2. 上司办公区 3.公共办公区 （一）明确维护的区域 实务1 管理办公环境 实务学习准备：学会应知专业知识 三、怎样对办公室环境进行日常维护 1.确保清洁卫生 2.确保整齐有序 （一）识别办公室安全隐患 实务1 管理办公环境 实务学习准备：学会应知专业知识 四、怎样对办公室环境进行安全管理 1.建筑方面的隐患。 2.物理环境方面的隐患。 3.办公家具方面的隐患。 4.办公设备方面的隐患。 5.消防方面的隐患。 6.人为的隐患。 （二）消除办公室安全隐患 1.树立安全意识。 牢记“安全第一，预防为主”。 2.进行安全检查。 定期对办公环境和办公设备进行安全检查，以便及时发现隐患，做好风险防范。 实务1