秘书专业知识培训.PPT

4.会议总结工作及会后的反馈工作 * 专业知识部分 文书拟写 会议组织 信息工作 办公室日常事务 协调工作 文书处理工作 * 信息工作的六个程序： 收集、整理、存贮、传递反馈、开发、利用 * 1.信息的收集 方法：观察法、询访法、问卷法、量表法、检索法、购买法、交换法 内容：文字形态、声像形态、记忆形态 渠道：外部、内部 原则：广泛性、真实性、客观性 * 2.信息的筛选 原则：准确、及时、完整、新颖 * 3.信息的分类 1）方法： 按对象分类：常用于对书信等往来文件的分类 按主题分类：有利于集中地为相应主题的公共关系活动提供所需的信息资料 按形式分类：先按形式分，再按时间分。有利于及时查找到同种形式的多种信息资料，但内容主题不能集中。 按来源分类：有利于对信息内容的权威性、可靠性、真实性作出判断，但综合性能较差。 按内容分类：信息分类中较好的一种方法 按通用分类表分类：针对综合性强、涉及面广、拥有信息数量较多的咨询公司 * 2）分类的原则： 适用性、综合性、渐进性、相斥性、并置性 * 4.信息的整理： 是指对原始信息再认识、进行提炼、补充，要求有广度和深度。 * 5.信息的存贮：就是建立信息库 步骤：登记、编码、存放排列、信息检索 建立和完善制度 * 6.信息的传递 方法：口头传递、书面传递、影像传递、电子计算机系统传递、专人传送 要求：迅速、适用、准确、保密 * 7.信息的反馈 方式：口头、书面、通信、网络、大众传播媒介、调查研究 二次反馈 * 专业知识部分 文书拟写 会议组织 信息工作 办公室日常事务 协调工作 文书处理工作 * 1.保密工作 1)制定保密措施 健全保密制度，加强思想教育 发展保密技术，促进保密现代化 指导企业管理好商业秘密工作 健全保密机构，加强队伍建设 * 2)保密工作主要内容 文件保密 会议保密 * 2.活动 活动预安排：把领导每月、每周、每日的主要活动纳入计划。 活动的提醒 活动的服务工作 * * 大家好 秘书专业知识培训 * 目 录 秘书职业道德 专业知识部分 秘书综合能力要求 * 1.职业道德的定义 是人们在一定的职业活动范围内所遵守的行为规范的总和。 * 2.秘书人员职业道德的修养主要是指： 职业责任、职业纪律、职业情感及职业能力的修养。 * 3.主要内容： 忠于职守，自觉履行各项职责 服从领导，当好参谋 兢兢业业，甘当无名英雄 谦虚谨慎，办事公道，热情服务 遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私 恪守信用，严守机密 实事求是，勇于创新 刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 * 目 录 秘书职业道德 专业知识部分 秘书综合能力要求 * 专业知识部分 文书拟写 会议组织 信息工作 办公室日常事务 协调工作 文书处理工作 * 1.文书的种类： 法定文种：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、 请示、批复、函、会议纪要 常用文种：计划、总结、方案、细则、简报等 专业文种：意向书、市场调查报告、招标书、投标书、协议书等 * 2.公文语体 1)词语 公文用语必须规范、凝练、概括、简洁、周严。 一般不用口语、方言、俚俗语表述。 公文中的词语应概念清楚、含义准确，对于多义词，则少用喻义、引申义，以免使阅文人曲解、误会。 有些词语经过长期使用后已趋于定型，具有特定含义，使用位置也比较固定。 * 2)修辞 主要表达方式是叙述、议论、说明。 不用或少用夸张、婉曲、比拟、含蓄等修辞手段。 于平淡中见神采，显示精炼美、平直美、朴实美。 3)语法 必须遵守语法规则，格式结构完整，必要的主、谓、宾语和附加成分完备。 注意相关句子成分的搭配，特别是运用联合短语作句子成分时，并列谓语动词与同一宾语是否对应，在运用句群时，多组状语与单一动作是否和谐，多组定语与同一名词是否相称等等。 * 3.通用文书的拟写(中级) 1)请示： 正文：事由或起因、事项、请求 注意事项： 主送单位只能是一个，不能多头主送； 不能写成“请示报告”； 要选准请示问题，充分考虑到上级批准的可能性； 理由要充分，能引人注目，有说服力。 * 2)报告 工作报告：工作过程、成绩或收获、经验或体会、存在问题与今后打算 情况报告：事情的起因和经过、办理结果 调查报告：目的经过、基本情况、分析认识、结尾部分 答复报告：报告起因、报告内容 注意事项：不要夹带请示事项； 要善于综合归纳。 * 3)请示与报告的区别 行文目的不同 行文时机不同 内容宽容不同 办理要求不同 报送制度不同 * 4)通知 内容要明确具体 语言简洁，语气肯定 使用一定的专用语等 * 5)函：由起因、事项、结尾三部分组成。 开宗明义，不用客套话。 一函一事。 态度诚垦，语气平和，