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公关、接待事务管理制度 编 制： 审 核： 审 批： 生效日期： 发 放 号： 受控状态： 1 目的 为加强对公司形象的建设与管理，保持与社会、员工的沟通和理解，规范公司的公关接待活动和行为，特制定本办法。 2 管理职责 公司公关事务由行政部统一管理，公司高层领导负责整体协调公关接待工作。 3 公关事务管理制 3.1 公关原则 3.1.1公司对外口径保持一致，不能各自表述。 3.1.2动员公司全员参与公关。 3.1.3根据公关目标、任务和对象，精心设计、策划公关方案，可以起到事半功倍的效果。 3.1.4切忌弄虚作假、夸夸其谈。 3.1.5行政公关人员的素质要求 公关人员应具备广泛的学科知识（如公关理论知识、公关实务知识等与公关相关的学科知识）、较合理的能力结构（如组织管理能力、语言表达能力和应变能力等）、良好的心理素质等。 3.2 公关管理内容 3.2.1公关目标 1、树立公司良好的信誉和形象。 2、改善、适应公司的运作环境。 3、联络公众和传递内外信息。 4、辅助决策和协调人际关系。 5、提高公司的社会效益和经济效益。 3.2.2公关对象 1、业务关系单位，包括顾客、供应商和竞争对手等。 2、公司内部对象，包括员工、股东等。 3、公司外部对象，包括新闻媒体、政府机关和社会公众等。 3.2.3公关方式 维护公共关系所采取的主要方式如下表所示。 主要方式 说明 宣传方式 主要包括广告、新闻宣传、新闻报道、专题通讯、经验介绍和记者专访等 服务方式 提供优质商品和服务，如三包、送货、退货、保修期和保险等 社会方式 举办社会性活动，如纪念会、庆祝会、赞助、展览会和联欢会等 征询方式 1．满意度测试和问卷 2．公司经营管理活动有奖征询 3.3 企业形象管理 公司视觉识别系统是规范企业对内、对外形象管理的重要手段。 3.4 重大公共关系活动管理 3.4.1凡重大公关活动，由公司领导亲自组织和领导。必要时可聘请、委托专业公关咨询公司或企划人员策划公关方案。 3.4.2分公司举办的重大公关活动，其涉及有关公司重要公关活动的文字、照片和音像资料，必须自活动结束之日起15日内上报行政部。 4 参观管理规定 4.1 参观种类 参观种类可以分为如下图所示的两大类别。 先以公文或电话形式 约定参观时间与范围 定时接待 因业务关系需要 临时决定来公司参观 临时接待 团体参观 贵宾参观 普通参观 ＋ 4.2 参观规定 4.2.1凡欲参观公司者，需事先与公司行政部取得联系，并填写“参观申请表”。 4.2.2行政部对“参观申请表”进行审核，经批准后由行政部或承办部门安排专人负责参观接待工作。 4.2.3贵宾参观及团体参观：由公司行政部核准并于参观前3日将“参观通知单”送交各部门，作为办理接待的凭证，如事出紧急可先以电话通知后补“通知单”。 4.2.4普通参观：由各部门经理核准，并于参观前1日将“参观通知单”送交各部门，作为接待的凭证。 4.2.5临时参观：由各部门（副）经理核定，并于参观前2小时以电话通知各部门安排好接待事宜， 4.2.6对未经核准的参观请求，一律谢绝。 5 公务接待制度 接待工作主要是指接待上级部门、单位团队或个人来访（一般不包括外事接待）。做好接待工作，是加强公司对外交流的重要途径，是展示公司建设成果的重要窗口。接待工作必须遵循以下规范： 5.1 接待工作原则 5.1.1周到热情。对上级部门、兄弟单位的人员来访，属于接待工作范围的，都要周到安排，热情接待。 5.1.2对口对等。根据来访目的和要求，一般安排公司相应的部门和人员参与接待。 5.1.3分工协作。根据办公室工作分工，各司其职。根据需要协调有关部门落实接待工作。 5.1.4合理节俭。合理安排接待日程，合理使用接待经费。必要的不能省略，能节约的不要铺张。 5.2 接待工作安排 5.2.1来访信息记录并报告。接到来访的来函、来电，应做好记录，及时报送行政主管领导。 5.2.2确定接待部门。属于其它部门接待范围的，及时转相应部门处理，并将有关信息通知来访者。属于办公室接待范围的，及时报送行政主管。对与公司无多大联系又没有实质内容的来访，应婉言谢绝。 5.2.3制定接待方案。作好来访单位有关信息及公司相关资料的搜集备用工作，制订接待方案报行政主管审定。需要安排公司领导接待的，应将接待方案报有关公司领导审定。接待方案确定后，应该及时反馈来访单位。 5.2.4落实接待工作。根据接待方案，协调相关职能部门，确定参与接待人员，落实好接待的各个环节（包括迎送、住宿、就餐、用车、票务、会场、参观、安全保卫、宣传报道等）。必要时要准备赠送纪念品。 5.2.5做好接待工作的档案保存，至少每一季度汇总一次接待工作信息。 5.3 具体