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文档管理实施细则 项目名称： 中国电财东单新机房总集成项目 项目编号：DC-TQF408-001 文档管理实施细则 文档编号： GL-WDXZ-001 文档名称： 文档管理实施细则 编 写： 中国电财东单新机房总集成项目组 版 本 号： V1.0 审 核： 批准： 发布日期： 2008 年 6 月 10 日 生效日期： 2007 年 6 月 10 日 北京神州数码有限公司 Page 1 of 9 北京神州数码有限公司 文档管理实施细则 项目名称： 中国电财东单新机房总集成项目 项目编号：DC-TQF408-001 东单新机房总集成项目文档管理实施细则 第一章 总则 第一条 为了使项目文档能够更有效地为项目组、用户方及项目相关方服务，充分发挥项目文档的作用，根据《神州数码公司集成服务项目文档管理细则》的有关规定，结合本项目的实际情况特制定本细则。 第二条 本细则适用于项目组所有人员。 第三条 项目文档是项目不可缺少的重要组成部分，对于项目涉及的文档资料，项目组所有人员都具有按时提交、管理、保护、使用的义务和权利，任何个人不得将文档据为已有、拒绝归档、丢失或销毁。 第二章 项目文档管理体制与职责 第四条 项目文档管理工作实行统一规划、管理的原则。项目文档是项目组所有成员的 重要资源，项目组成员可在职责范围内，充分的利用项目文档资料。 第五条 项目组的项目助理直接负责项目组全过程文档管理规划与组织工作，直接对项目经理负责。 项目助理的职责: ①制定项目文档管理工作规划、文档管理规章制度、标准、流程并组织实施； ②负责项目组内部文件、分项集成商提交的相关文件、与业主方往来的文件资 料等文档的集中管理，做好各类文档入库后的加工、整理、分类、登记、编 目等工作； ③监督和检查项目组内部以及分项集成商及时提交项目文档资料； ⑤负责文档查阅服务管理工作，为项目相关人员提供所需要的文档资料。 第六条 项目经理定期的召开项目组文档会议，通报项目组文档工作的进展、总结工作成果、制定改进计划。 第三章 文件材料的积累与归档 第七条 凡是总集成项目组业务活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应按规定由项目助理收集齐全整理归档。 整理和分类的原则见《项目文档管理办法》第 3.4 章节。 Page 2 of 9 北京神州数码有限公司 文档管理实施细则 项目名称： 中国电财东单新机房总集成项目 项目编号：DC-TQF408-001 第八条 管理工作中形成的文件材料应由项目助理负责积累、整理，办理完毕后，应及 时归档，并且定期对项目经理汇报文档的管理工作。 第九条 归档时间 （一） 各分项集成商提交的文档按时提交，并及时归档。 （二） 日常会议纪要，应当日发送给相关的负责人员，并及时归档。 （四） 特殊的文档必须经过项目经理审核确认后，定期归档。 （五） 每周至少对项目文档进行归类整理一次。 第四章 项目文档管理 第十条 项目文档的整理 项目助理对接收的文档要及时地进行分类登记与编目，项目文档的分类参照 《项目文档管理办法》第 3.5 章节。 第十一条 项目文档的保管 （一） 电子版本保存，同时要求有其他的备份； （二） 纸质资料保存：项目助理要要定期对项目文档进行检查、清点, 发现有破 损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。 第十二条 项目文档的保密 （一） 项目文档在存档时应设定密级及保密年限，密级分为 A：绝密、B：保密、 C：一般，三个级别。参照《项目文档管理办法》第 3.8.4 章节。 （二） B 级以上的文档材料，仅限于项目组内部人员使用。其它人员使用必须通过 项目经理同意后方可借阅或查询； （三） 项目组所有成员对其接触的密级项目文档负有保密责任。 第十三条 项目助理应建立项目文档统计制度，对项目文档的收入、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定向项目经理报送《项目文档工作情况统计表》。 第十四条 项目文档的利用 （一） 项目文档的借阅 1、项目相关成员查阅项目文档要在项目助理的管理下进行。如有特殊情况 需要查阅重要及有密级的项目文档，必须经项目经理批准，外借项目文档需 限期归还。 Page 3 of 9 北京神州数码有限公司 文档管理实施细则 项目名称： 中国电财东单新机房总集成项目 项目编号：DC-TQF408-001 2、项目文档使用者, 在借阅项目文档时必须爱护项目文档，不得涂改、抽 拆文档文件，未经许可不得擅自传阅、转借、复制项目文档材料。 （二） 项目文档管理员应根据需要编制各类项目文档的检索工具和参考资料，以保 证及时准确地提供利用项目文档信息。 第五章 附则 第十五条 项目文档管理工作是能否完成项目的关键因素。对造成项目文档损失或利用项目文档中给公司造成经济损失负有直接责任者，公司可根据损失大小给予相应处罚。