印章管理使用规范.doc

印章管理使用规范 第一条、为了保证印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理办法。 第二条、本管理办法所指印章包括公司各分子公司公章、党章、法人章、董事会章、监事会章等具有法律效力的印章。 第三条、适用范围 公章的使用范围 经公司领导批准，以公司名义发出的公文、信函、报表、证明等。 2、 经公司领导批准的各种证件（营业执照、组织机构代码证、各种资质证件、毕业证书、学位证书、聘书、荣誉证书等）。 公司领导签发的对外合同、协议书等。 4、 公司领导或授权办公室主任明确批示，要加盖公章的文件、证件、材料等。 公司领导签章的使用范围 各类资质证书。 2、 公司领导明确指示使用公司领导签章的其他文件、报表、信函、合同、协议书、证明等。 办公室印章使用范围 以办公室名义发出的公文、函件。 2、以办公室名义开出的介绍信、证明等。 专用印章的使用范围 各级业务部门为履行某一项专门业务可以刻制使用专用印章，刻制时必须载明专门用途。此类印章只能在规定的使用范围内使用。 第四条、公章的刻制、启用 　　（一）公章的刻制 1、公司印章的刻制均须报公司分管总裁批准，由办公室开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。 2、公章的形体和规格，按国家有关规定执行。 （二）　公章的启用 1、新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。 2、公章启用应报公司分管总裁批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。 第五条、公章的保管、交接和停用 （一）公章的保管 公司各类印章必须有专人保管 公司的所有印章，均由办公室负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章专管员）。 各分子公司、证券部等部门向印章专管员移交印章时，应填写《公司印章留样备案表》（详见本管理办法附件）。 由于印章磨损而更换印章，仍需在公司办公室登记、留样。 严禁印章专管员将印章转借他人。 印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，印章专管员应当及时向办公室主任、办公室分管总裁书面报告，配合查处。 各部门不得擅自刻制印章，违反本项规定给公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。 公章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。 公章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作 公章保管必须安全可靠，须加锁保存，公章不可私自委托他人代管。 10.公章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。 （二）公章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。 （三）有下列情况，公章须停用 　 1、公司名称变动； 2、公章使用损坏； 3、公章遗失或被窃，声明作废。 4、公章停用时须经公司分管行政总裁批准，及时将停用公章送办公室封存或销毁，建立公章上交、存档、销毁的登记档案 第六条、印章专管员的职责 1、印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。 2、印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。 1）专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。 2）交接工作时，应严格办理交接手续，填写本办法附件的《印章交接单》，登记交交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。 3、印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。 4、印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。 5、印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司人力资源管理的规定进行处罚。 6、印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写《印章专管人离职交接单》（详见本办法附件）后方可办理离职手续。 第六条、印章的使用规定 凡需加盖公司印章的文件，均须通过公司网上审批流程，填写《公章使用申请单》或《投标申请单》并经相应管理部门领导、公司分管总裁审批同意后，方可使用公司印章。 如特殊情况无法通过网上流程，必须填写纸质《公章使用审批单》，经相