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FILENAME 档案管理制度 PAGE 1 档案管理制度 山西锦华汽车销售服务有限公司 2013年10月24日 第一章 总则 为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 公司档案是指公司从事经营、管理及其它活动形成的对公司有保存价值的文字、图表、声像、多媒体等形式的历史记录。 工作事项结束后，承办部门或人员在保证记录系统完整(档案附件一律不准抽存)后办理建档手续进行建档；在工作需要时可办理调档手续借阅、查询；在使用结束后办理归档手续进行归档。 公司内档案利用的方式有：提供档案原件，提供档案复印件，提供文献索引资料。 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。 档案管理员在工作变动或因故离职时应办理移交手续，不得擅自将档案带走或销毁。 暂时不用或没有保存价值的档案由档案管理员申请经管理中心审批后销毁或封存。 公司档案的分类、编号、建档、登记、整理、调档、归档、消档、移交、保密等工作由管理部统一管理。 公司档案管理工作，实行集中与分散管理相结合的体制；由管理部负责主体档案的管理，并对其它部门的档案管理工作进行督促和指导。 管理部设立专门档案柜，由档案管理员分管公司主体档案工作。 档案管理员应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。 档案管理员应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。 档案管理员依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。 政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。 根据有关档案法规，各部门形成的文件材料经管理中心审核后于每月16日统一办理移交手续向公司管理部移交保管。 公司配备必要的设施、设备、档案柜用于保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案安全保管条件时，会委托有关档案部门代为保管。 档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。 本办法由管理部解释、补充，由公司总经理批准颁行。 第二章 档案范围 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。 公司管理中心形成的文件材料。 财务、会计及其管理方面的文件材料。 劳动工资、福利、人事、法律事务管理方面的文件材料。 经营管理方面的文件材料。 产品销售、物料消耗、安全方面的文件材料。 仪器、设备方面的文件材料。 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。 管理、技术引进、转让方面的材料。 教育培训方面的文件材料。 信息、情报方面的文件材料。 内部组织方面的文件材料。 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、会议文件、典型发言、重要记录、工作计划和工作总结、条例、规章制度等法规性文件。 公司对外的正式发文与有关单位来往的材料。 公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报。 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像、影片等。 其它具有利用和保存价值的文件材料。 第三章 档案建档 分类 档案各级分类赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。 公司档案大致分为以下几类： 证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等； 文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件； 制度类：管理制度汇编； 合同类：内部经营管理合同和业务合同； 计划总结类：分年度计划及总结等； 会议纪要类：办公例会纪要等； 人事类：人事档案等。 店铺类：直营、加盟的所有资料。 档案及档案柜的编号 公司档案常用类别编号：证照类(ZZ)、文件类（WJ）、制度管理类（ZG）、合同类（HT）、计划总结类（JZ）、会议纪要类（HY）、人事类（RS）、店铺类(DP)。 档号的编号表示方式如：ZZ—TJ00001，其中ZZ代表合同类档案，TJ代表店铺名称（首字母缩写），00001为档案目次。 档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 档案柜编号：公司类(JH)、店铺类（DP） 档案柜的编号表示方式如：JH—(ZZ-WJ-HT) —001，其中JH代表公司类档案，(ZZ-WJ-HT)代表存