公文處理概述.ppt

分層負責明細表(乙表) * 分層負責運作規則-2 核定層級　　＼ 發文名義 第1層 (首長決行) 第2層 (代為決行) 第3層 (代為決行) 第4層 (代為決行) 府文 (甲) 市長 (襄助市長) 一級首長 (襄助首長) 一級科室主 二級首長 (襄助首長) 一級股長 二級科室主管 一級機關文 (乙) 一級首長 (襄助首長) 一級科室主管 二級首長 (襄助首長) 一級股長 二級科室主管 一級承辦人員 二級股長 二級機關文 (丙) 二級首長 (襄助首長) 二級科室主管 二級股長 二級承辦人員 科室文 科室主管 科室股長 科室承辦人員 　 * 分層負責運作規則-3 * * 減少公文用紙措施 減少公文用紙措施 - 1 減少「來文附件」之複製 需就來文之附件填報資料回復者，直接利用來文附件填寫，無需重覆複製處理。 需轉發他機關者，直接利用來文附件，無需重覆複製隨稿陳判。 歸檔時，文稿之附件每1種以1份為限，多餘之附件，由承辦人員自行處理。 * 減少公文用紙措施 - 2 減少「佐參資料」之影印 簽辦公文所附之前案佐證或供參資料 ，其總頁數為5頁(含)以內者，得以抄本或影本為之以便利作業。 超過5頁以上者，應調閱檔案原件附陳 * 減少公文用紙措施 - 3 減少「出列席簽到名冊」之附送 機關函發會議紀錄，非屬必要者，無需檢附「出列席者簽到名冊」，以節省受文機關列印紙張之浪費。 * 減少公文用紙措施 - 4 禁止將文稿之「群組受文者」展開 凡稿內之正本或副本受文者可以概括之群組名稱表示者，應直接以該群組名稱呈現、列印或轉交換檔，不得將群組內所包含之機關名稱逐一展開。 例如：臺北市政府各機關學校、臺北市各托兒所等。 * 減少公文用紙措施 - 5 公文雙面列印 公文書得採雙面列印。 　【例外】書證類及公告除外 　 應歸檔之公文及附件不得使用回收紙張。 * 減少公文用紙措施 - 6 新增手寫簽收簿 、推動線上簽收 分文簽收清單增列手寫簽收簿。 總收發 → 單位收發 → 登記員 →承辦人員 分文簽收清單，得以公文管理系統之線上簽收紀錄替代。 會辦清單增列手寫簽收簿：送會、會畢退文簽收清單（簿）。 * 歸檔作業 * 檔案檢調作業 檔案管理關聯圖 * 檔案產生 ?點收 檔案分編 ?立案 ?編目 檔案整理 ?微縮儲存 ?電子儲存 檔案保管與應用 ?入庫管理 ?檢調 ?保存修護 ?應用 ?庫房安全管理 鑑定與清理 ?鑑定 ?清查 ?銷毀 ?移轉 ?移交 移轉 銷毀 永久保存 定期保存 檔案管理局 目錄彙送 歸檔處理流程 各承辦單位或文書單位應將辦畢案件於５日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送交檔案管理單位點收。 辦畢案件如有延後歸檔之必要者，應由承辦人員簽請單位主管核准後，以該延後歸檔案件清單向發文單位調用。 　【延後歸檔提供線上申請】 * 歸檔作業原則 歸檔案件以原件為原則；每ㄧ種附件1份。 未以原件歸檔，應敘明具體事由簽准後辦理。 附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品（如海報），得不辦理歸檔。 附件抽存續辦者，應於附件註記文號，並於擬辦意見敘明簽奉長官核准；俟其辦畢後，再辦理附件歸檔事宜。 * 承辦人員或文書人員應先行查檢擬歸檔案件是否辦畢 歸檔十大補正事項 - 1 　歸檔案件如有下列情形，檔案管理單位應填寫 　檔案案件退件單，請承辦單位或文書單位補正。 * 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 案件污損或內容不清楚者。 案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 案件未編列文號或文號有誤者。 案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。 歸檔十大補正事項 - 2 案件未填註保存年限或分類號者。 案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。 樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。 案件與歸檔清單之登載不符者。 案件未能以原件歸檔且未簽奉權責長官核准。 * 頁碼編寫原則-1 先編本文，次編附件，並得於案件首頁註明總頁數。 本文頁碼之編寫，按文件產生時間先後順序，早者在下，晚者在上。 簽稿併陳案件，依序以簽、稿及來文之次第編寫；附件則各依其後連續為之。 * 由承辦人員逐件編寫頁碼 頁碼編寫原則-2 文件為雙面書寫或列印者，皆要編寫頁碼。 應以鉛筆於每頁適當位置編寫。 附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併本文連續編寫頁碼。 　 * 【附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文號】 【附件難以裝訂者，應避免散落或放置於固定箱盒， 　並於首頁或其盛裝物外註明文號。 】 檔號（分類號） 保存年限 併件文號 附件：抽存？續辦？ 頁碼：單/雙面列印 * 頁碼？ 擬辦：○ ○ ○ ○ ○