有效的会议管理.PPT

为何会后不执行 工作忙 行动计划不合理 资源不足 结论不民主 出现新情况 有不同看法 忘掉了－－不重视 有难度 任务分配不合理 缺乏资源 监督不够 第三单元 有效主持会议 任务导向与关系导向 明确会议主持人的角色 会议主持人必须考虑的问题 会议主持人适时结束会议 主持会议 任务导向型的会议主持人 关系导向型的会议主持人 明确会议主持人的角色 召集员工开会 点名让员工提出意见或亮出观点 先让低职位的员工在无干挠的情况下发言 使这些员工不受到持反对意见的高职位员工的威胁 明确会议主持人的角色 了解自己的观点 主席是会议的“ 仆人”并非“ 主人” 支持会议群体就主题展开讨论 最终带领大家无异议的决定或较好的结论 “ 仆人” 并非“ 主人” 会议主持人的雾区与误区 高谈阔论，强加于人 童子游戏，尚未达标 懒惰无能，优柔寡断 自我陶醉，沉迷其中 明确会议主持人的角色 支持与控制与会者 打破沉默：敌对与不自信 不被干挠：确保每人有发言权 紧扣主题：按既定的主题展开讨论 脑力激荡：鼓励与会者的积极参与和创意 明确会议主持人的角色 保持正轨 情绪控制 时间管理 主题把握 及时反馈 突出重点 善于总结 会议主持人必须考虑 在会议之前你需要 知道会议的重要目的 阅读所有相关的背景文件 考虑参加会议的人可能会有什么样的反应 决定你要用什么方法去处理 从这个会议中得到最适当的结果 会议主持人必须考虑 准时开会(1) 对迟到的人不要勉强堆起笑容 要友善、保持愉快，要让大家自在一点 有魄力，要就事论事，让大家清楚你在当家 提醒与会者前一次会议的结果 会议主持人必须考虑 准时开会(2) 解释这一次会议的目的 提一提议程中的主要事项 告诉与会者会议应在何时结束，并指出每一个议题应讨论多久 会议主持人必须考虑 控制讨论 请那些最能加速议题讨论的人发表意见 邀请其他人发表意见，不要让少数几个人霸占 不要让你自己霸占会议，但在必要的时候要评论一下并问些问题 极为专心地听人发言，但也要注意其他成员的反应 会议主持人必须考虑 要坚定友善地将讨论拉回 确保所有的歧见都能得到公开而彻底的讨论 有人要开始吵架的话，要坚决地制止 提醒与会者会议进行的时间并催促他们做结论 在适当的时候总结到目前为止达成的决策/结论 要求大家确认已作成的结论或补充意见督促进入下一个议程 主持人适时结束会议 决定一下是要延长会议还是要将某些议程留待下一次讨论 总结一下这次会议成就了什么，并谢谢参加会议的人 提醒与会者谁同意了何时要做什么事 提醒与会者下一次日期、时间、地点及目的 准时结束会议 将会议记录中及有关的事项尽快整理出来，发给参加会议的人 考虑一下是否将会议所做的决定事项公布，让没参加的人也知道 按照会议所作出的决定采取行动 第四单元 积极参与会议 积极参与 角色确认 倾听、表达与反馈 秘书与助理的职责 积极参与 预先阅读会议议程与以前的备忘录 思考如何发挥自己的作用与拟定发言 了解与调查与会者，收集各种信息 会前与其他与会者私下沟通消除隔阂 对于重大议题，事先游说，以获支持 会议角色测试 主席 冲锋队员 智多星 评论家 工兵 保姆 八爪鱼 雕刻家 有效会议的技巧 课程目的： 群策群力 事半功倍 空杯理论 只有倒空了 才能装得更满 第一单元 会议概述 定义会议 无效会议 会议成本 有效会议 会议类型 会议原则 定义会议 开会需要花费宝贵的时间 大多数工作会议比较正式，有预先约定的时间、地点、议题等 典型的会议有一个明确的目标，并概括于议程(议事日程或清单)上 会议议程首先在与会者之间传播 请你谈谈对会议的认识 你需要开会吗？ 无效的会议 会议的目的不清楚 会议无法达成其目的 有些人不必参加会议 并不是所有的人都相互认识 会议缺乏训练有素的主持人 没有人做会议记录或注意会议程序 与会者的错误 与会者迟到或早退 与会者进进出出 与会者离开会场去拿资料 与会者争吵 与会者发言太过冗长 与会者自我膨胀、突出自己，不管真正的问题 有些有重要意见要表达的人并不能给他足够的发言机会 会议主持人失误 自说自画或说的太多 似乎不愿意讨论与他相反的论点 在开会前并未事先通知要讨论某些重要题目 在每个题目上所花费的时间非常不平均 已作出决策后还在该议题上随意漫谈 会议时间失控 会议的时间不够 开无轨电车，直到超过规定的时间甚多 好几个议题都无法作出决策 临终场在理由证据不充分的情况下决策 会议成本 成功的会议将合适的人聚集在一起 共同为了某个目标而贡献自己的才智 能够节省大量的时间和金钱 会议成本＝时间＋费用 与会者的总年薪＋日程开支/年工作小时数(8?5?40) 主管们的意见 无目的 无结论 无组织(失控) 独断 无主题 本位主义 没有议题的会议 无结果的