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* 任务二 商务谈判的组织与实施 * （一）布置谈判现场 通常要安排一间主要谈判室和一间备用谈判室，如条件允许还可以准备一间休息室。 （二）营造谈判气氛 谈判者的言行，谈判的空间、时间和地点等都是构成谈判气氛的因素。秘书应注意把一些消极因素转化为积极因素，使谈判气氛向友好、和谐、富有创造性的方向发展。 * 要想形成一个和谐的谈判气氛，秘书应该做好以下几方面的工作： （1）提醒谈判者在谈判气氛形成过程中起主导作用。 （2）心平气和，坦诚相见。 （3）不要在一开始就涉及有分歧的议题。 （4）不要一见面就提出要求。 * （三）做好辅助性工作 谈判过程中，秘书要做的辅助性工作有很多，概括起来有下面几类： 1．各种文件资料的准备 比如谈判名单、时间、地点等信息，要及时通知对方。谈判中所需的各种资料要打印装订成册，发到谈判人员手中。谈判过程中还要注意随时传递信息，复印或打印文件。 2．安排各种仪式 包括谈判开始仪式、致辞、赠礼及签约仪式等。 * 3．做好谈判的记录 谈判中的记录非常重要，秘书人员要全面、准确地做好谈判记录。每一次洽谈之后，重要的事情，应写一份简短的报告或纪要，并向双方公布，以防止达成的条件不至于在以后被撕毁。在大型谈判中，有时甚至要在每个问题谈妥之后，都要通读双方记录，以查对一致。在最后阶段，检查、整理记录，双方共同确认记录正确无误后，所记载的内容便是起草书面协议的主要依据。 * 4．拟定初步协议 谈判取得初步的成果后，要形成初步的协议。秘书在起草协议时，要注意以下几点：遵守相关法律法规的要求；重要条款应反复推敲后再落笔；内容要具体，表达要严谨，不能含混不清或产生歧义。 5．正式签约 初步协议经谈判双方修改后，即成为正式合同书。只有经双方签字、公证后，协议才正式生效，成为法律性文件，对双方开始产生约束力。 * 任务三 商务谈判的善后工作 * （一）管理谈判资料 谈判工作结束后，秘书要在第一时间内进行谈判所涉资料的整理工作。其中包括：及时清退重要的谈判文件；根据谈判的原始档案或已签订的协议撰写和分发谈判纪要；及时将谈判材料、原始档案、协议和合同立卷归档，等等。 （二）维护业务关系 谈判结束后，秘书人员还要注意适当地同谈判对手保持经常性的联系，以确保协议得到认真彻底的履行，同时可以继续发展双方的业务关系。为使双方保持良好的关系，也可以和对方保持经常的私人交往。 * （三）作好谈判总结 谈判结束后，不论成败，都要对谈判工作进行全面、系统的总结，通过回顾、检查、分析和评定谈判过程，总结经验，吸取教训，以利于下一次提高谈判水平。 （四）开展宣传报道 如果需要，秘书要做好对谈判的宣传和报道工作，以利于提高公司形象。 * 项目五 商务旅行 【知识目标】 掌握编制商务旅行计划工作的内容。 掌握预订酒店工作的内容。 掌握办理出国商务旅行的手续。 掌握为上司进行商务差旅费用报销工作的程序。 【能力目标】 能够编制商务旅行计划。 能够预订酒店。 能够办理出国商务旅行的手续。 能够为上司报销商务差旅费用。 * 任务一 编制商务旅行计划 * （一）旅行计划的编制方法 旅行计划是上司差旅全过程的一个计划，编制前要清楚明了单位的差旅费用、交通方式、食宿等级的标准范围及有关规定和程序。编制时按时间顺序编排，做到简单明了。要将时间的浪费降至最低，同时还要考虑上司的身体状况，时间上留有余地。可以多编制几个旅行方案，供上司参考和选择。旅行计划通常用表格形式表现。旅行计划制订好后，秘书要复制三份，一份给上司，一份存档，一份自己保留。 * （二）旅行计划的基本内容 一份旅行计划至少应当包括： （1）出差的时间、启程及返回日期，按站安排。 （2）出差的路线、终点及途经地点和住宿安排。 （3）会晤计划（人员、地点、日期和时间）。 （4）交通工具的选择：飞机、火车、大巴或轿车。要列明飞机客舱种类及停留地的交通安排。 * （5）需要携带的文件、合同、样品及其他资料：如谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会地区的指南等。 （6）上司或接待人的特别要求。 （7）上司旅行区域的天气状况。 （8）行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单背景，会晤主题。 （9）差旅费用：现金、兑换外币、办理旅行支票。 旅行计划制订完后，要向上司报告，依其指示决定旅程。 * （三）日程表的编制方法 日程表的内容一般比旅行计划更详尽。日程表的制订实际上一般是出访方与接待方双方商议之后，由接待方拟订经出访方认可后定下来的。出访方秘书可以据此制订己方的日程表，并可以添加一些更具体的内容。安排日程时，在时间上要留有余地，一般以表格形式表现。日程表应当一式三份（或几份），一份存档，一份给上司及
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