档案数字化流程与规范.pdf

档案数字化流程与规范 一、档案接收 档案接收概述： 档案接收是数字化加工流程的第一步。 为了保证档案接收过程中， 档案数目无误， 档案 实体的安全，接收时要对档案资料进行详细登记，建立电子 / 纸质接收登记和入库登记本， 不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，对所接收的 档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与客户进行书面交接并签字确认。 实体记录： 档案的物理位置 （库排架位置）、档案的数量， 档案年代、 全宗号、 案卷号、 目录号、档号、存放箱号等信息。 针对接收档案形成档案管理台账，保持档案的完整性。 准备档案箱，按批次接收档案，并填写记录清单，双方签字确认。 质量管理措施： 根据用户的电子或纸质的档案目录清单与我方的下架接收清单进行比对。 如发现有误，打印出勘误表由客户签字确认。 接收客户档案的电子目录文件、光盘等。 二、档案整理 档案整理概述： 在图像扫描数字化加工之前， 根据档案管理情况， 按下述步骤对档案进行基本整理， 包 括盒内文件排序、标盒流水号、记录档案物理状况、拆除装订物，编写页码、做好前期基本 整理工作，确保档案数字化加工质量。 档案整理流程： 1.对每盒档案的文件顺序按照统一的规则进行排列， 具体的排列顺序由本单位客户提供 标准； 2.盒内文件顺序排列好后，对每页档案进行编页，一盒一个大流水号，采用 2B 铅笔统 一编在档案的右上角，背面有字的编在页面的左上角； 3.档案拆装：根据采购方的档案分类对档案进行起订、去除金属装订物，排序的工作， 核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况 （纸张状况、照片页、 图表页），包括资料的缺、 残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子 / 纸质档案资料分类接收清单和出库登记本， 拆订整理好的档案用夹子夹起，以防错乱 ,装订的标准是左对齐、下对齐。 4.档案修复：有破损的地方在备考表中注明，对于卷边或边缘破损严重的档案、过于窄 小的文件页，用宣纸在档案四周加边或接边，并按照裱补原则，先加长边，后加短边；对于 多份文件粘连得情况， 采用干揭法小心揭开； 对于粘连严重、 无法分开的则登记， 不在分开。 5.对于装订成册、 不便拆装的文件， 可直接采用专业的 PS7000不拆卷扫描仪直接扫描。 这样即可以保证不拆除档案文件，又可以保证图像的清晰与完整。 6.对整理完成的文件进行详细登记， 形成 “档案整理记录清单” ，提交客户， 以备查验。 7.档案整理清单表单（整理人、年度、盒号、卷数、件数、页数、破损情况、备注） 三、目录著录（案卷目录、卷内目录） 传统组卷目录著录分为：案卷目录与卷内目录。 简化组卷目录著录分为：卷内目录 案卷目录与卷内目录简述： 案卷目录 :要体现出本案卷内所有文件的主题，也就是概括本案卷内所有文件的中心思 想。 卷内目录 :与案卷目录不同，卷内目录要反映的内容是每一件的文件 主题。 著录项目 : 案卷目录 :年度、档号、全宗号、目录号、案卷题名、起止日期、 页数、件数、等字段 卷内目录 :年度、全宗号、目录号、档号、件号、文号、文件题名、文件日期、页数、 等字段 著录软件：著录软件著录方式为两录一校。 （即两个人著录同样的数据，校对时用软件 对比两个人的数据是否一致） 两录一校（著录软件） ： 由于档案的数量较多， 导致档案目录也不断增加。 为了防止在档案录入后生成的电子目 录数据库中数据出现不必要的错误或不规范，利用我公司两录一校目录录入质量管理软件，