T+采购流程相关业务处理.docVIP

4.2采购模块 ? 4.2.1先进货后入库 ? 流程图： ? 采购订单?进货单?采购入库单 ? ? 应用场景（适用范围）： 处理先有结算单据（如发票先到），后期才收到货品的情况。 零散采购，没有订单，由采购员采购后，库管员清点入库。 先收票，再入库。 采购员现款采购提货，采购完成录入采购清单，由库管员清点入库 ? 应用方式： ? 采购部门填制采购订单，引用采购订单生成进货单，业务系统自动记应付账。库管引用进货单生成采购入库单。在此流程中若进货单立账，则进货单既是立账单据也作为收货通知转到仓库，仓库根据进货单内容做采购入库。 ? 对于请购明细不同供应商采购的场景，可以通过采购订单的“分单保存”功能按着存货档案的‘默认供应商’自动拆单向供应商进行采购。 ? 注意事项： 请购单、采购订单、进货单必须生效后，才能生成下游单据。 可以直接填写进货单，然后生成采购入库单。 采购订单可以直接引用销售订单生成，然后再流转生成进货单。这主要应用于商贸型企业，根据销售订单上的货品直接采购。 在没有使用系统前，如果对于已经确立应付账但没有做采购入库的业务，可以手工填写期初进货单，引用生成采购入库单 系统提供选项[进货单自动生成采购入库单]，当该选项选中时，进货单生效时自动生成采购入库单。 此流程中，若进货单立账，则由入库单确定损耗数量，若发票立账，则由发票确定损耗数量。 ? 4.2.2先入库后进货 ? 流程图： ? 采购订单?采购入库单?进货单 ? ? 应用场景（适用范围）： 用户在入库时不进行立账 企业强势，采购入库时不确立应付，根据使用多少确立应付 财务严谨，不愿意入库时确定应付，而愿意等对完账开了发票/收据再确定应付（但很多财务还要求可以按照入库来查询应付） 存货存在损耗，如粮食、茶叶、化工等物资，入库数量和结算数量存在差异 入库时价格不确定，需要后期才能确定最终结算价格 入库时损耗结算数量不确定，需后期票到后才能确定最终损耗数量。 多次入库，一次立账结清（月结） 货到付款（货票同行），由库管员验收入库，然后采购员根据货物验收清单和价格确定结算金额 先入库（暂估），后根据对方开来的发票/收据付款 ? 应用方式： ? 采购助理填制采购订单，库管引用采购订单生成采购入库单，做采购收货。采购助理引用采购入库单生成进货单，根据实际收货情况确立应付账款。 ? 注意事项： 请购单、采购订单、采购入库单必须生效后，才能生成下游单据。 可以直接填写采购入库单，然后生成进货单。 采购订单可以直接引用销售订单生成，然后再流转生成采购入库单。这主要应用于商贸型企业，根据销售订单上的货品直接采购。 在没有使用系统前，如果已经采购收货入库，但对方发票还没有到，没有确立应付账，可以手工录入期初暂估入库单，后续生成进货单 此流程中，若进货单立账，则由进货单确定损耗数量，若发票立账，则由发票确定损耗数量。 ? 4.2.3业务与仓库合并 ? 流程图： ? 采购订单?进货单 ? 应用场景（适用范围）： 进货环节和入库环节合并管理 货到即确立应付账款，与发票无关 货到入库时价格、数量、账期就能确定 企业关注效率，用简化流程来管理，不用区分进货单和入库单两张单据 货到付款，或现款去提货 先打款，后收货 ? 应用方式： ? 采购助理填制采购订单，引用采购订单生成进货单，进货单既为立账单据也为收货单据，立账与入库合并，同时进行。 ? 注意事项： 采购订单生效后才能生成下游单据。 采购订单可以直接引用销售订单生成，然后再流转生成进货单。这主要应用于商贸型企业，根据销售订单上的货品直接采购。 进货单处理入库相关业务。 ? 4.2.4先进货后入库（退货） ? 流程图： ? 采购订单?进货单?进货单（红字）?采购入库单 ? 应用场景（适用范围）： ? 适用于先立账后收货入库。企业要求向供应商退货时，从已确立的应付账款中冲减需要退货的部分，然后再退回货物。 ? 应用方式： ? 采购助理填制采购订单，引用采购订单生成进货单。退货时，引用进货单生成红字进货单。库管引用红字进货单生成红字采购入库单。若已立账未收货也未开票，可以适用冲抵功能，产生负数确立的应付账款，冲抵退货后续不再开票和入库。 ? 注意事项： 采购订单、进货单、红字进货单生效后才能生成下游单据。 退货的立账单据为红字进货单即业务类型为采购退货的进货单。 红字采购入库单即业务类型为采购退货的采购入库单。 采购订单、进货单在流程中可以省去。可直接由进货单生成红字进货单再生成红字采购入库单，或直接填写红字进货单然后生成红字采购入库单。 若红字进货单位选择了冲抵功能，则这样红字进货单不能再生成红字采购入库单。 确定损耗数量的单据同普通采购业务。 ? 4.2.5先入库后进货（退货） ? 流程图： ? 采购订单?采购入库单（红字）?进货单（红字）