谈长文档的编辑技巧.docVIP

PAGE PAGE 1 谈长文档的编辑技巧 　　摘要：该文针对Word在编辑长文档时的一些技巧，从纲目结构、多级标题编号、让插图自动编号及交叉引用、编制目录和索引等方面进行了论述，以达到提高长文档编辑速度的目的。 　　关键词：长文档；编辑；技巧 　　中图分类号：TP37文献标识码：A文章编号：1009-3044（2013）14-3301-02 　　我们在日常的工作中经常会使用到WORD这一文字处理软件，该软件为人们办公和学习提供了非常全面和强大的功能，具有很高的使用价值。该文主要介绍了使用WORD在编辑长文档时候的一些步骤和技巧，希望可以提高编辑长文档的工作效率。 　　1制作长文档的纲目结构 　　一个良好的长文档的纲目结构，是编辑长文档的首要任务。可以通过建立大纲视图的途径来进行文档纲目结构的构建。 　　1）首先，将word这款软件代开，点击新建那个按钮，新建一个WORD文档。然后，在新建的文档窗口左下方，点击大纲视图按钮，将文档视图变换为大纲视图。 　　2）在完成第一步之后，我们会发现窗口的上方会出现一个标注着“大纲”的工具栏，这个工具栏就是专门为文档纲目结构的调整和修改所设置的。 　　3）接下来，输入一个一级的叫做标题的文字，输入的这个文字段落，WORD将会把它自动设置标注为标题1的格式。 　　4）然后，输入文档的二级标题，将插入符放在某一级的标题段落的结尾处，敲下回车键，将会自动生成新的段落。按“TAB”键，或者单击“大纲”工具栏的“降级”按钮。 　　5）接下来，输入二级标题的名称，按下回车键后，WORD文档将新的段落自动默认为“二级标题”段落。 　　6.WORD文档会为二级标题自动生成“标题2”的样式，如果还要建立新的子标题，可以按照这种方法重复进行。 　　7）当完成所有的二级标题输入工作之后，段落控制符将由原来的小矩形形状变为十字形形状。 　　2为长文档设置多级标题编号以及交叉索引 　　在WORD文档中，可以把插图进行自动编号以及引用题注。在一般情况下，为了让编辑的文档更加具有表现力，我们可能需要在文档中插入一些图片。在插入图片之后，要把这些图片按先后顺序来编号，这也就是通常所说的题注，然后再在正文中对这些图片设置引用说明。引用说明的文字与插图的图片是一一对应的，这就是“交叉引用”。具体设置步骤为，在文档中合适位置插入图片，并在图片右键菜单中，打开“题注”选项对话框。在对话框中，选择“新建标签”。在弹出的对话框中输入题注文字，这时可以不输入数字编号，WORD会在文档中自动生成图片的编号。完成上述操作后，按“确定”按钮，返回到对话框状态。这时，在对话框中可以看到“自动插入题注”按钮，按此按钮后，可以在打开的对话框中进行设置，可以在添加题注列表框中将“MicrosoftWord图片”选项选中复选框，然后在选择使用标签项中选择为“图”，这时WORD默认的编号是“1、2、3”，若需更改编号，可以单击“编号”按钮，在弹出的对话框中对设置进行更改。以上步骤完成后，按“确定”返回到Word窗口中。后面再插入图片时，Word就会自动生成编号。当插入所有图片之后，接下来就是为图片设置引用说明。首先，将光标挪到正文中需要设置图片说明的地方，然后在WORD页面标题栏菜单处依次选择“插入→引用→交叉引用”的选项，在弹出的对话框中，“引用类型”可以”选择“如图”，“引用内容”中可以选择“只有标签和编号”，在“引用哪一个题注”中可以选择“图1”，操作完上述步骤后，选择“确定”。这时“交叉引用”的对话框并没有关闭，如果还需要继续添加引用，可以把光标定位于“图2”的要进行说明设置的地方。再重复上述步骤，进行第二个图片的说明设置。其它图片依次类推。使用交叉引用的好处是：如果删除其中任意一个图片，以及这个图片的题注和引用说明等。按照平时常用的编辑方法，需要人工手动的一个一个分别输入题注和引用说明，而且当其中任意一个图片如果被删除后，那么这幅图片所标注的题注和引用说明的编号就会无法自动更改，顺序就会发生错误，只能人工手动修改。如果使用上面介绍的自动添加题注功能以及图片的“交叉引用”功能，来为WORD中图片添加引用说明和题注时，当有些图片被删除或增加时，只需把文档所有内容进行选中，按下“F9”，Word文档就会自动更新里面的编号内容，使被删除或增加图片后面的题注和引用说明中的序号会自动更新。 　　通过以上运用自动编号的学习，可以让操作者体会到使用Word来进行编号的效率与便捷。同时，因为自定义编辑方法在操作时也不复杂，容易掌握，所以操作者在运用这些方法时，可以很容易的按照自己的想法来实现自己想要的效果，使编辑工作变得更轻松，更有效率。特别是在编辑比较长的文档，如产品手册、文化出版物等时，这种高效率就会更加明显。 　　3为长文档编制目录和索引 　　在