会务执行手册新版文章知识分享.docVIP

PAGE 1 1 XXXXX集团 会务执行手册 目 录 TOC \o 一、手册说明 4 二、会议制度及规范 4 三、流程图 7 四、程序 10 ? 会前工作（按顺序） 10 ? 议题及参会人员范围的确定 11 ? 会议场所的选定： 10 ? 会议通知的起草 11 ? 申报会议预算 12 ? 人员确认 12 ? 设备准备 12 ? 预定 12 ? 车辆安排 12 ? 会务通知起草 12 ? 议程PPT制作 错误！未定义书签。 ? 食品的采买 13 ? 指导服务员工作 13 ? 会议场地布置与熟悉 13 ? 会中工作（按顺序） 14 ? 会议室保障 14 ? 汇报人员的保障 14 ? 用餐的保障 14 ? 娱乐的保障 错误！未定义书签。 ? 住宿的保障 14 ? 会后工作（按顺序） 15 ? 离会车辆安排 15 ? 退房 15 ? 设备整理 15 ? 结帐 15 ? 设备归还 15 ? 费用报销 15 ? 会务总结 16 五、注意事项 16 附件： 18 ? 会议通知草稿 19 ? 会务通知草稿 22 ? 会议预算草稿 27 ? 会务分工明细表 28 ? 主要会议场所明细表 29 手册说明 为了便于客服部会务组掌握会议服务的各项流程，更好地为总代赢利系统做好服务保障工作，特编写了《中研国际时尚管理咨询公司会务手册》供大家参考，《会务手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。 望随时提出修改意见 ，谢谢！ 二、会议制度及规范 为保障总代项目课程顺利召开和课程的效果，客服部特制定并颁发了会议制度（试行版），对会议的全程工作做了要求，现将制度附下： 会议制度（试行） 目的：会务服务工作作为客户服务部的一项重点工作，应以“以客户为中心”为基本服务理念，在做好会务工作的同时，客服人员更要明确服务的过程是一次企业形象全面的展示，是加深客户信任度的最佳机会。为完善客服部会务管理流程，细化工作分工，制作本会务管理手册。 适用范围：本制度主要适用于总代会务，商学院会务工作可做参考。 会议通知起草与发送 会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备，一项会议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用，因此在组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现； 会议通知应该包括以下几项内容 会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果， 会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间 由多个部门参加的会议：上午的会议定为9:10开始，下午的会议定为14:10开始。由于特殊情况无法按以上规定时间开始的会议，需由会议组织者在会前通知中明确说明。 为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的情况下，会议时间一般应控制在2小时以内。 会议地点：会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图; 会议议程： 会议议程的第一项是主持人讲解会议要求 根据会议内容的不同，会议可分为汇报、通报、研讨等内容(参见名词解释) 会议议程应以30分钟为单元，列出本单元的会议内容，如果某项内容多于30分钟，也应该分为多个单元，其目的保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。 每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时，应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，哪些人可参加可不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会； 会议注意事项 着装要求:在总代会务期间需着统一教练服，由公司统一发放，每次会议前从客服部领取。 会议内容保密要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：涉及公司商业秘密的会议，参会人员如果委托他人代替参加会议，必须事先报会议主办部门批准。除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的必须履行相应的登记手续。等等。 会议通知的发送 跨部门的会议，会议组织部门应该提前3个工作日发出会议通知；如果会议涉及公司总经理室一半以上人员参加，应该提前5个工作日发出通知，涉及总经理使全体成员参加的会议，应该提前10个工作日发出通知；以便与会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备； 如果因特殊情况需要临时召开会议（会议通知发出距离会议召开24小时以内），跨部门的会议应该由本系统的总经理室成员批准，总经理室