秘书的基本条件概述.ppt

第六节、秘书的自我调节 1、心情舒畅 2、释放压力 3、情绪管理 第七节 秘书的从业要求——保密 一、保密的重要性 在这个竞争激烈的商业社会里，一些企业和个人会不择手段地从单位收集情报。秘书在日常工作中会经常看到、听到甚至直接参与处理这类机密，因此，他们往往是一些别有用心的人的重点“公关”对象。在另一方面，现在的秘书大多年轻，社会经验不足，很容易被一些人利用，所以，秘书一定要有一种职业性的警惕性。在公司的所有机密里，人事问题永远是秘中之秘。 二、日常保密 秘书在日常工作中应注意以下几点： 1、对于一些机密的事情，不管自己知道不知道，当别人问起你时，你都要回答“不知道”。 2、不管是在公共场合还是在家里，都不谈论工作上的事情。 3、在谈论一些机密事情时，要根据对方的具体情况来考虑谈话内容的深浅。 4、对于那些特别重要的文件，不仅在保管时要注意，而且在销毁时更要注意。 三、电子信息保密 1、秘书的计算机应该独自使用，打印机密材料时要人不离机，不经本人或上司批准，别人不得使用。 2、凡是涉及重要机密内容的计算机，一律不得上网。 3、邮箱密码的设置要绝对保密，最好是设置不易被破译的“数字+字母”的密码。 4、对输入计算机内的机密信息采取隐藏措施，不要安装借来的程序。 5、安装防病毒反“黑客”的“防火墙”，并注意升级换代。 6、对装有机密信息软盘的盒子或箱子采取加锁等安全措施。 7、携带笔记本电脑外出时，务必做到包不离身。 四、保密不是封闭 作为职业秘书，必须有一种职业警惕性，但也不能草木皆兵。比如，当客人起身告辞时，随便问了一句：“请问你们老总住在什么地方？”对于这个问题，你该怎样回答？“对不起，事关机密，无可奉告。”如果你这样回答，从保密的角度来看，的确无可非议。但是，因为像这种级别的信息可以说是公开的秘密，对方可从许多渠能知道，所以，你这种保密，就没有什么实际意义了。 学会如何说“不” 第八节 领导人选择秘书的标准——三心 一、看着舒心 二、感到放心 三、用着省心 1.经验丰富 2.身心健康 NO.1 课程作业 案例分析：阅读课本22页-24页的四个案例，任选两个进行分析，分析给出的几种选择，你认为那种选择比较合适？并说明理由，评析各种选择。 第二章 秘书的基本条件 第一节 从事秘书工作的前提条件 秘书是上司的助手，而上司一般都是企业的领导人。只有具备了一定的条件，才能成为企业领导人的助手，做好秘书工作。 一、成熟的白领 1、职业要求 作为秘书，她(他)必须首先是一个成熟的白领，这一点是由秘书工作的性质决定的。秘书在现代企业中的位置如下图： 秘书在现代企业中的位置图 2、白领成熟的标志 白领成熟的主要标志是精神上的自立。所谓精神自立，就是当他面对自己工作与生活中的问题时，他会用自己的头脑作出判断，想出解决问题的办法，并且自己动手去解决问题。 一个成熟的秘书，要具备相当的社会常识，了解公司的规章制度(各种潜规则)；其次她做事沉着而又灵活，工作踏实，具备相当的责任感强，富于团队精神，能自觉进行自我管理。 二、自我管理 由于秘书处于一个关键而又敏感的位置，所以，秘书必须在工作中随时约束自己的行为，自觉地进行自我管理。 1、学习管理——随时“充电” 2、时间管理——做好计划 3、健康管理——身心健康 4、感情管理——不感情用事，避免办公室恋情 5、金钱管理——成本管理，个人“理财计划” 第二节 从事秘书工作的思想准备 秘书新人即刚刚进入秘书工作岗位的秘书从来人员 1、工作“简单” 2、工作繁重 3、待遇较“低” 4、工作“清闲” 一、适应秘书新人工作的特点 二、注重自我提升 1、充分发挥主观能动性 实用案例：参见书本第8页 发挥主观能动性； 秘书并不是算盘珠子 2、提高工作的含金量 实用案例：参见书本第9页 秘书并不只是一个简单的“传声筒”，在传递信息的过程中，还尽可能地给它增加“附加值” 3、充分发挥职务优势 实用案例：参见书本第10页 秘书只是秘书，要求秘书是个“百事通”并不现实 在老板征询自己的意见时，用“不知道”来应付，而不是以积极采取措施的态度来回答“我去查一下”或“我去问一下”，则不可原谅 4、在“打杂”中创造机会 实用案例：参见书本第10-11页 不仅要有主动积极的精神，还需要勇气 案例分析： 小萌是东北通用机械股份有限公司总裁办的秘书。小萌是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办，平时也只是打杂，如接电话，取文件，写通知等。但是，她并不觉得自己是大材小用从而感到委屈，她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更重要的工作交给自己。 上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，他说自己刚给技术总监打过电话。技术总监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。由于机加工行业的利润率越来越