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文件收发控制程序 编制 日期 审核 日期 批准 日期 流 程 要 素 流程目标： 流程时间要求 流程监控点数目 流程主要责任岗位 流程涉及职位数目 修订记录 日 期 修订 状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目的 规范外来文件及公司发文的管理，确保文件办理、签发程序有效控制。 适用范围 适用于外来文件及公司发文的接收、标识、登记、呈批、审核、执行、发布及归档。 术语和定义 外来文件：指外单位(包括集团总部及各分公司)对我公司发来的需要参考、办理或遵照执行的文件资料。 公司发文：指公司就经营管理各项事务以公司或各部门名义对内或对外以成文形式发布的决定、通知、通报、请示、报告、报表、往来函件等除工程业务文件以外的行文。 文件流转责任人：负责公司各级文件收发运作的工作人员。 审核部门：指《发文审核权限表》（附表一）中列出的有审核责任的部门。 职责 各部门 收文：负责对日常业务工作中接收到的外来文件交相应的文件流转责任人进行登记，依据批示执行办理，并回复执行情况。 发文：根据业务需要，就有关事项草拟文件，并按审批情况行文发布。主要包括公司日常经营管理文件及项目现场工程文件两大类。 文件流转责任人： 总经理办公室 档案管理员，负责公司本部文件归档。 总经理秘书，负责文件接收、登记、送审、督办、发布。 项目秘书： 负责本项目经理部文件的登记、编号，并根据权限送审、登记、分发、回收、移交归档等。 各部门文件管理员： 负责各部门收到的外来非指令性文件的处理及归档工作。 审核部门 负责按《发文审核权限表》（附表一）中规定的审核范围审核公司各类发文。 公司分管领导 按分管业务及权限审批文件。 总经理 按权限批准文件。 工作程序 收文 收文类别及处理要求： 集团总部发来的电子版本的文件：由各收件部门按集团要求转发并抄送总经理办公室，需要办理回复的文件，需将办理结果一同抄送总经理办公室，由总经理秘书统一登记到京华文档管理系统中。 外单位发来的非指令性文件：由接收部门负责人按部门职责范围确定办理方式，并记录办理情况，由部门文件管理员统一编号存档；如属于公共关系、需要多个部门汇签以及需要公司领导批示的文件，统一交总经理秘书登记编号，办理完毕后由总经理秘书统一存档，每年移交总经理办公室档案员归档，可保存电子版本。编号方法示例：收字2002-001。 项目经理部日常工程业务文件：参照《工程文件管理规定》及工程项目管理程序文件执行。 有关项目建设的常规性政府批文及相关资料，由经办人在收到后及时交总经理办公室档案员存档。 法规性、强制性，需要执行及回复的文件：按5.1.中以下条款执行。 文件接收： 各部门收到文件后填写《收文呈批表》，统一交总经理秘书登记在《收文登记表》中并编号备查，编号规则：年度+四位流水号，如2002年第一份收文，编号为：深地收字2002-0001。 文件审批 总经理办公室主任确定文件办理权限，属部门正常业务范围的文件，直接交相关部门办理。 如需要其他部门汇签的文件，由总经理办公室主任确定汇签责任部门，总经理秘书交相关部门签署意见。 如需要公司总监级（含）以上领导审批的，由总经理秘书按总经理办公室主任提出的办理意见呈公司领导审批。 文件处理和发放 批示需要办理、回复、执行或参考的文件，由总经理秘书交承办人或相关部门签收办理，承办情况登记在《收文登记表》中。 批示不需要办理的文件，总经理秘书交总经理办公室档案员归档，并知会相关部门。 文件的执行回复 各责任部门根据领导批示在规定时限内办理或执行完毕有关事项后，需要将收文及反映办理情况的所有资料，回复给总经理秘书统一归档保存。 如无法办理或执行，经办人应以书面形式说明情况送部门经理审核后回复总经理秘书，经领导批示同意后，回复情况与收文一起归档。 项目经理部收文参照以上程序执行，要严格履行登记、编号、呈批、发放、办理信息反馈、资料归档等程序。工程文件管理按《工程文件管理作业指引》执行。 发文 根据业务需要，就某事项需要行文的，由各部门负责起草文件。 发文审批 附表一中对内发文采用邮件审批方式，不需要填写《发文审批表》。 其他发文均要由起草部门填写《发文审批表》，附待审批文件，属部门审批权限范围的，由经办人直接交部门经理审核或由审核部门汇签。 需要由公司领导审批的，由各审核部门汇签完毕后，由经办人交总经理秘书登记，按审批权限呈送公司领导审批。汇签及审批权限参见附表一： 附表一： 发 文 审 批 权 限 表 发文对象 发文类别 经办部门 审核部门和领导 批准人 对内发文 各类公文 各部门 总经理办公室 总经理或授权领导 面向顾客 销售价格表 销售经营部 销售经营部 财务管理部 财务分管领导 公司总经理 模型、平面图、户型、环境会所平面、装修标准等设计相关资料 万创 销售经营部 项目经理部