档案管理制度试行.docVIP

档案管理制度（试行） 为加强本公司档案工作，规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有 效性，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 一、档案的定义 公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 二、文件资料的收集管理 1. 公司各部门须指定专人负责档案管理工作。 2. 文件资料的收集由各部门指定人员负责整理。 3.??归档资料根据公司及各部门工作情况可实行“月度”“季度”及“年度”归档制度。（平时以立卷归档的不在此规定范围内）。 4.??根据归档期要求，由总部档案管理人员分别向各部门负责人收集应归档的原始资料。部门负责人应积极、主动配合。 5.??凡应该及时归档的资料，由各级档案管理人员负责及时归档。 6.??各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级由部门负责人确定是否归档。凡机密文件必须连同原件一起收入归档。 7. 归档文件要根据文件形成的日期、内容按序进行排列。 8. 永久、长期保管的案卷，须填写案卷目录，并在文件右上角进行编号。 9. 案卷要有卷边，要准确填写各项目，填写时文件简练，标题准确。 10. 档案管理人员如因工作变动或因故离职时，应将经办的档案资料向接交人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 三、归档范围 1. 公司员工个人履历、劳动、工资、福利方面的档案资料。 2. 重要会议的通知、报告、决议、总结、发言、会议记录等相关资料。 3. 公司对外部的正式文函及与有关单位来往的文书、信函等。 4. 公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 5. 公司签订的合同、协议书等文件资料。 6. 公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等相关资料； 四、归档要求 1. 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2. 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，如发现残缺应及时追查原因，并将文件补齐后方能归档。 3. 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，相关文电应合一归档。 4. 不同年度的文件应单独立卷；跨年度的总结应放在对应的年份进行立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕的年份。 5. 档案文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复文件在前，请示文件在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件资料可依其形成规律或特点，保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6. 案卷封面，应用钢笔按规定逐项书写，字迹要工整、清晰。 五、档案的利用 1. 公司档案原则上只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《档案借阅审批单》，报部门负责人批准后，方可借阅。 2. 档案资料须按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 3. 档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。 4. 借阅人员必须严格保密，不准泄露档案资料内容，不得擅自将档案资料转借他人，如发现遗失或泄漏必须及时汇报，并视情节轻重承担相应处罚责任直至法律责任。 5. 借阅人员必须爱护档案保持整洁，不得擅自在档案资料中写字、画线、做记号、涂改、裁剪，未经许可不得抽取、拆散、摘抄、复印、摄影等。 6. 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，且档案不得带离档案室。 7. 外单位须摘抄卷内档案，应经总经理审批同意后放可执行。摘抄材料带离时，档案管理员应对内容进行审核、签章。 六、档案的销毁 1. 未经公司批准，任何个人或部门不得擅自销毁公司档案资料。 2. 对于已失去作用的档案要进行销毁处理，要销毁的档案资料须经过认真鉴定，同时填写《档案资料销毁审批表》并按程序进行审批后方可销毁。 3. 审批程序：档案管理人员填写《公司档案资料销毁审批表》— 部门负责人 — 行政部 — 总经理 — 总裁 4. 档案管理人员须认真核对获批准销毁的档案，并对《公司档案资料销毁审批表》做好登记、归档，永久保存。 5. 档案管理员在销毁档案资料时，必须由行政部指定专人协同监督销毁，防止失密。 七、档案管理人员职责 1. 档案管理人员应当自觉遵守《档案管理制度》，遵纪守法、忠于职守、保守保密、维护公司档案的完整和安全。 2. 按规定做好文件资料的收集、整理、分类、归档等工作。 3. 依据《档案保管期限表》做好档案保管工作，每季梳理一次档案，做好到期档案的善后工作，并及时更新文件索引，以便查找。 4. 对档案的保管、借阅、销毁等应立时登记、造册，做到账、物、卡相符。 5. 保证文件材料归