会议管理制度V1.0.docVIP

会议管理制度V1.0 2009年9月23日 一、目的 为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，使会议务实高效、沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，提升公司运营效率，特制订本制度。 二、范围 本制度适用于公司规定的定期会议以及组织的各种临时性会议。 三、会议分类 （一）月度工作例会：每月第一个工作日下午13：00—14：00召开 （二）周工作例会：周一和周五上午8：30—9：00召开 （三）其他会议 四、会议内容 （一）月度工作例会 1、参会人员 主持人：总经理 参加人员：总经办成员、部门经理（会议记录：综合管理部） 2、会议内容 （1）通报公司近期发生的重大事项、重大决议。 （2）各部门经理、分管领导汇报本月工作情况及次月工作计划。 （3）对当前工作中存在的问题提出讨论、提交建议，并形成决议。 （4）讨论公司制定和发布的综合性文件及公司管理规章制度。 （二）周一工作例会 1、参会人员 主持人：行政副总经理 参加人员：总经办成员、部门经理（会议记录：综合管理部） 2、会议内容 （1）各部门经理每周五下午15：00前提交一周工作周报至综合管理部，综合管理部汇总成后提交给总经理和行政副总经理。 （2）各部门经理汇报上周工作完成情况和本周工作计划。 （3）各部门经理简要评价自己一周的工作情况（如果评价满意，需进行总结和分享；如果评价不满意，需说明下周的改进计划）。另外需就目前存在的问题或需其他部门配合的工作提出建议及解决方法。 （4）分管领导就分管部门上周工作进行点评和本周工作计划、安排。 （5）总经理听取各部门提交的议题，解决需要公司协调的问题，监督执行会议确定的各项决议的具体实施情况。 （三）周五工作例会 1、参会人员 主持人：行政副总经理 参加人员：总经办成员、部门经理（会议记录：综合管理部） 2、会议内容 （1）各部门经理汇报本周工作进展情况和未完成计划原因及解决措施。 （2）分管领导就分管部门未完成计划进行指导、支持、监督执行，保证按时完成。 （四）其他会议 公司或各部门解决工作中临时出现的问题及公司发生的紧急情况或重大事项而召集的临时会议。 五、会议准备和要求 1、议题准备。各类型会议，召开前会议主持人均要拟定会议议题通知与会人员，对于公司会议重要的议案报总经理办公室备案。各部门要围绕议题做好充分准备，需要通过会议向领导汇报和请示的问题，要有明确具体方案或意见，避免会议时间过长。 2、会前协商。会议议题，凡涉及其它多个部门的，事先要进行会商，取得一致意见，避免会议限于争执不休局面。 3、资料准备。各部门需提交会议讨论通过的问题，都要有简要的书面汇报提纲，并在会前提前半天以上送至与会者，便于与会人员阅读并准备意见。 4、拟好会议议程。会议举办方就会议的内容，拟定出会议议程，并按照会议议程展开会议。 5、发言要点。参加会议人员汇报工作、讨论问题，其发言要围绕会议议程和主要议题，简明扼要，条理清楚，发言时间一般控制在3－5分钟。 6、通知与会人。根据会议通知，参加会议人员一般为相关部门的主要负责人。与会人员要准时到会，不得无故缺席或中途退场，如确因特殊情况不能参加的，要提前向会议主持人请假并派其代理人参加，同时通知综合管理部。 六、会议纪律 1、参会人员应按会议通知要求的时间、地点准时参会，不得无故迟到、早退，不允许无故不参加会议。对明确要求各部门主要负责人参加的会议，不得委托其他人员参加；确因特殊原因不能参加会议的，必须提前向会议主持人及会议组织部门请假并安排人员替会。 2、进入会场后，参会人员应主动到前排就座或按指定地点就座，同时将手机等通讯工具调至振动等无声状态。特殊情况确需接打电话的，应安静地离开会场于会场外进行。会议期间严禁来回走动、大声喧哗、打瞌睡或擅自离开会场处理与会议无关的事务。因特殊情况需提前退会的，应经会议主持人批准后有序离开。会议期间参会人员应根据会议需要认真做好会议记录。 3、参会人员必须严格遵守各项保密规定。妥善保管会议材料，不得遗失；会议精神传达贯彻应在规定范围进行，不得擅自扩大；涉密会议，未经许可不得对会议内容录音录像，不得将会议材料带离会场。 4、奖惩 （1）会议期间踊跃发言，大胆发表个人意见，及时反映问题、解决问题，对公司发展提出建设性建议并被采纳者，奖励50元。 （2）无正当理由迟到者按迟到时长进行罚站，早退每次乐捐10元。无正当理由缺席或早退达到30分钟以上每次处以20元的罚款。凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。 七、会议纪要与督办 公司会议，由综合管理部或会议主办单位及时整理出会议纪要，于会后一个工作日内发给参会人员，并抄送综合管理部经理一份。对会议议定事项和决议，综合管理部要及时进行催办，保证决议落到实处。 八、本制度解释权归总经理办公