单据粘贴及报销单填写要求.docVIP

单据粘贴及报销单填写要求 在日常核算报销的过程中我们经常会发现有些票据粘贴及报销单填写不规范，如：一张费用报销单上粘贴票据太多，太乱，太皱，正反颠倒; 票据签字不正规（大部分都签正面），自制原始单据上内容填写不齐全，这给会计后续工作（如计算，装订，档案保管、）带来困难，影响会计档案的质量。2012年底，集团公司要求自2013年起会计基础工作规范化，2013年财务部针对各片区项目进行了基础检查，鉴于目前存在的问题以及会计基础规范化的要求，现将日常报销需要注意的事项规范如下，希望各项目部认真学习并执行。 一、发票要求: 1. 发票抬头为中铁隧道股份有限公司，发票一律盖发票专用章，抬头开具不正确、印章加盖不清或者无印章的不予报销，如为项目部，则根据项目部的名称确定发票抬头，一经确定，不得随意变更。 2. 发票内容填写齐全，大小写金额一致，不允许涂改。涂改及大小写不符的发票视为废票。发票须验正是真票，并签字负责，签字不准签正面，须签背面，单张单签，不能多张连签，如遇带复写的发票或背面黑色的发票可签在发票正面的右上角。 3. 开具的发票内容是一批或者一套的，必须附清单，清单上必须盖有单位发票专用章，同发票联上的签章是同一单位。如：办公用品一批，家具一套，日用品一批等 4. 定额发票上的付款单位、开票日期等空白项目应补填齐全。 5. 报销人报销金额达到5000元及以上的发票时必须履行鉴别真伪手续，并将查询记录打印出来作为附件，同时做好登记工作。 6．每年的发票在次年5月30日之前必须报销完毕，超过此期限的发票，不予受理。 二、票据的粘贴要求： 1. 将各类发票分类归集，如办公类、差旅类、招待类、水电类等，同类的发票粘贴在一起，不同类的发票不能混贴。 2. 将分好类的票据按自下而上自右至左顺序横向均匀粘贴，票据一律在上部边沿粘贴，不能沿发票的左侧或右侧粘贴，如票据较少或是单张发要注意，可直接沿“费用报销单的粘贴线”横向均匀粘贴，切忌“一边倒”现象。 3. 票据粘贴的稀密程度根据票据的多少确定，原则上一事一报，如果一次业务的发票较多，一张费用报销单不够粘贴，可用两张或多张，要求是一张费用报销单上的发票不能超过三行，每行票据张数不能超过25张。 粘贴的票据不能超过费用报销单的底部边沿，超出部分需要折叠。 粘贴后的票据美观整齐、平整简洁，不能有颠倒、反向，不允许用订书机订票据，不能用胶水，更不能用双面胶。 如果一张发票需要两家或者两家以上单位负担费用的，需要填写“费用分劈单”，如果发票原件保留在本单位，则将发票复印件及分劈单中的一联转给另一费用单位。 三、差旅费报销单、费用报销单的填制要求： 1.员工出差前先填写“职工出差审批单”，单位，姓名，职务，外出事由，计划天数，批准人（部长审核完工作联系单后签字，部长可由副部长审核签字），部门盖章，日期等事项均应填齐。 2.员工出差返回后填写“差旅费报销单”，日期，报销人，出发时间，到达时间及返程时间应填写齐全，如乘坐飞机需要单独审批报销的，在“出发日期栏”前标注“飞机”，如自驾或搭顺车的列明“无票”。（天数，津贴标准，金额栏不填）。 3.出差一次填写一张报销单，不得多次合并，将发票单独粘贴在费用报销单上，发票上所体现的内容应与出差路程保持一致。 4.费用报销单上的部门、日期、报销人、报销摘要均应填写齐全。 5.费用报销单、差旅费报销单使用公司统一印制的单据，不得自行复印，报销单填写一律使用黑色水笔，不得使用蓝色水笔、圆珠笔或者铅笔填写，填写字迹要工整，不得涂改、污损、刮擦或挖补。 6.报销单如果需要附文件、报告或者合同之类的，一律附原件，如确需附复印件的，用空白A4纸复印，不得使用已作废过的A4纸复印。 7.将填写齐全的差旅费报销单、费用报销单传递给财务部，由财务部核算，报销人不得自行计算。 8.各部门报销费用一律由部长先签字确认。 9．将审批后的差旅费报销单粘贴在费用报销单后面，仔细检查各项内容符合规定后交财务部报销。 10、对于粘贴不规整或者填写不符合要求的，财务部将发回重新整理。 财务部 2015年2月6日