2019年湖北水利工程建设项目档案的整理方法.docVIP

PAGE PAGE 2 湖北省水利工程档案整理方法 湖北省水利工程档案整理方法 水利加固工程档案整理程序 1、分类→2、组卷→3、卷内文件排列→4、拟写案卷题名→5、复查定卷→6、加盖档号章→7、编写文件页数→8、编制卷内目录→9、填写卷内备考表→10、填写案卷封面和脊背→11、案卷装订→12、填写卷盒号→13、编制案卷目录→14、装盒排架 一、分类 将收集的水利工程文件材料进行分类，共分成A综合类，B建设管理类，C设计类，D施工类，E监理类，F财务管理类6大类，其中D、E类按单位工程分类组卷。再将每一类中的文件材料依据文件材料的形成规律，保持文件间有机联系的原则再进行清理分类。如综合类文件材料，再按照附件1中指导性文件、咨询意见、工程建设前期工作文件材料、招投标文件、协议合同、其他（总结等及其他来往文件）等属类再进行细分。 二、组卷 （一）组卷的含义：组卷，就是把一组有联系的文件，以卷的形式组合在一起，放入一个档案盒，以便于保管、保密和利用。 （二）组卷的要求：是根据国家有关规定和一定的文件立卷原则，遵循文件材料形成特点和规律，保持文件材料的系统联系，将已办理完毕的具有保存价值的文件，按照特定的组卷方法组成案卷的一项业务工作。 1、原件要求：归档的文件材料应尽量为原件，原件内容（领导签名、签字、意见及原始记录等）一律用钢笔（碳素墨水）、毛笔或黑色签字笔书写，不得用圆珠笔、水彩笔或铅笔代替。水库加固工程法人单位应保存1套档案原件。 2、组卷时应按《湖北省病险水库除险加固工程档案分类方案归档范围保管期限表》属类进行分类组卷。一个属类中相同类型的文件材料尽量放在一起，而不是杂乱无章地随意堆积。综合类、建设管理类的文件材料按文件反映的问题组卷，图纸按单位工程组卷，施工类、监理类文件材料先按单位工程组卷，在每个单位工程中再按问题或文件种类进行组卷。如果数量较多的文件材料，可按分部工程分别组卷。 3、组卷时，每一案卷内的文件都表达一个相对独立的内容，方便拟写案卷标题。若这内容收集到的文件材料很多，则组成多卷，依据时间或单位工程等依序排列。 4、卷厚适度。一般不超过40mm。 5、案卷内不应有重份文件。 6、保管期限应大体相同。 三、卷内文件排列： （一）文件材料在同一保管期限下进行，按内容结合时间的顺序排列。 （二）方法： 1、卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。 2、卷内纯属文字材料时，可参考文书档案排列方法： （1）正件在前、定稿在后； （2）正件在前、附件在后； （3）复文在前、来文在后； （4）原件在前、复印件在后； （5）不同文字的文本，中文本在前，其它文字本在后。 3、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列，一般放在单张文件材料的最后面。若是采用塑料壳精装的材料则需拆散，编页码（因塑料长期保管会发黄、变脆）。 4、蓝图的整编 （1）没有装订成册的蓝图应折叠，折叠后图纸的幅图规格为A4（210＊297mm）。 （2）折叠后图纸的标题栏应露在外面。 （3）无论是横幅或纵幅图，先一律按折叠规格中的长（210mm）度正反来回折叠成开似手风琴式的折叠，再按宽（297mm）度折叠，折叠应整齐、美观。 （4）装订成册的蓝图，要按文字材料整编装订次序进行整编。 5、纸张修复。对破损、小于A4规格的文字材料和商标、合格证或纸质较脆、较薄之类纸张要用A4白纸进行修复与托裱。 四、拟写案卷题名 用铅笔拟写案卷题名，案卷题名应简明、准确表明卷内文件材料。 （一）建设项目档案题名拟写方法： 1、文字材料类：前期文件 “三段式”：责任者 关于 问题 的 名称 例：大禹公司 关于×××项目变更 责任者 问题 的 洽商单 名称 2、表格、图纸材料类： （1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称 （2）项目名称+表格、图纸名称 例1：漳河水库加固工程 三干渠分部工程 质量评定表 项目名称 子项分部 表格名称 例2：三干渠分部工程 竣工图 项目名称 图纸名称 （二）设备档案题名拟写方法： 型号+设备仪器名称+文件名称 例：XX型 闸门 订货合同、合格证、说明书、开箱单 型号 名称 文件名称 五、复查定卷 复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。复查内容：（1）案卷组成是否合理；（2）卷内文件是否齐全完整；（3）卷内文件排列是否系统科学；（4）案卷题名是否恰当。 六、加盖档号章 对每件文件材料加盖档号章，逐件编号。归档章的位置在每件文件材料首页上端空白处均可，不限于右上角。归档章样式见下图： 35mm15mm 35mm 1