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会展服务 1 会展经济概述 1.1会展的概念 会展是会议和展览的统称，两者有时合并举办，有时分开举行。从广义角度说不仅包括会议（Meeting）和展（Exhibition），还包括奖励旅游（Incentive）和大型活动（Convention）以及与之相关的运输、广告、交通等行业，是会议、旅游、大型活动和展览的概称（MICE）。 1.2会展经济发展概况 会展经济作为市场经济发展的产物，目前已经成为一个朝阳产业，它每年以数千亿美元的强劲地发展，调整着第三产业结构的比重，对世界经济、政治产生巨大的影响，它包括会议、展览、奖励旅游和大型活动以及相关的运输、广告、交通等行业，具有消费数额大、持续时间长、计划性强、抗风险大、经济联动性强、社会带动性大的特点和优势，被人们称为“具有经济建设的加速器和助推器”、“触摸世界的窗口”、“经济发展的大马力发动机”等，尤其是高规格的会展，不仅具有巨大的经济效益，而且还因媒体和公众的关注而大大提高举办地的知名度，具有巨大的社会、政治效应。 1.3会展经济的影响 会展活动自身带来的经济现象。如会展组织者、会展参加者、会展中心、会展服务商、媒体等因会展活动的举办而发生的各种经济关系，如参与主体的费用支付和各类会展企业的工资、利润、税收等。 会展活动衍生出来的经济现象。如会展活动给酒店、餐饮、交通、电信业、旅游观光等带来的商业机会，这种经济现象通常被称为会展业的“经济带动效应”。 会展促成的经贸交易活动。如展览会、交易会促成的买家与卖家的成交，经贸洽谈会促成的外商投资等。 为促进会展业的发展而引发的经济活动。由于会展业能促进主办地的经济增长，提升知名度和美誉度，不少城市都把会展为列为重点发展产业乃至“支柱产业”，并在基础设施建设如交通、场馆、住宿、娱乐设施等方面做出相应的决策和投资。 1.4 会展类型 按展会性质，可分为贸易、消费和宣传三种。 贸易性的展览会是为产业举办的展览，主要目的是交流信息、洽谈贸易。这种性质的展览一般每年或每半年举行一次，每次持续3—4天，有时可达7—10天。 消费性展览是为公众举办的展览，基本上都是展出消费品，目的是直接销售，这种展览一般选择在周末举行，有的持续3—4天。展览性质多是消费性质的展览。 宣传类展会主要是成就展、精神文明展、教育展等。 2 会展的服务工作 会展活动是一种短期的社会交往活动，少则几个小时，多则数月，时间虽不太长，但毕竟是一种有目的、有组织的集体性物质和文化交流活动，涉及的面相当之广，需要协调的关系非常之多。 秘书如何协助领导确保会展活动的协调有序、高效，一个强有力的领导管理组织机构和一套相应的活动规则及机制，是必不可少的。 秘书要提供最佳的服务，积极配合领导运用科学的决策、规划、组织、沟通和控制手段，以最佳的时间、最低的成本和最高的效率，合理配置会展资源，实现会展活动目标的过程。 2.1会展服务的具体内容 1、会展人力资源调配 现代管理，人力资源是会展活动的决定性要素。秘书人员要积极配合领导通过制定会展人力资源配备和人才工作计划，为实现会展活动的目标提供智力和人力保障。 2、会展的广告宣传 （1）会展活动本身的广告宣传。该项活动是会展营销中最受重视和运用最广的促销策略和促销手段，是主办者与参会、参展者以及众多的观众之间的一座桥梁。 （2）参展商、客商和赞助商的广告管理。在会展活动过程中，参展商、客商和赞助商会利用场馆或者媒体进行广告宣传。 3、会展物流管理。会展物流是满足参展商的需求为目标，向参展商提供包装、运输、通关、搬运、仓储、布展、撤展等一系列的物流服务，以最低物流成本达到参展商所满意的服务水平 。 2.1会展服务的具体内容 4、会展综合服务。这是秘书直接服务的重要工作。会展服务包罗万象，会展的成功多半来自一流的服务。会展服务的对象是与会者、参展商和观众，甚至还包括媒体记者，服务的内容为与会者、参展商、观众和记者提供旅游、文书、通信、采访、接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台设计与展具制作等各方面。 5、会展信息服务。这是秘书服务的主要工作之一。一切会展活动无不是围绕特定的信息而展开的交往活动，信息既是会展活动的起点，又是会展活动的终点。 2.1会展服务的具体内容 6、会展场馆工作。会展场馆管理是指会展活动的现场管理，秘书要积极配合做好的工作有：会场布置、报到与签到，每天开闭馆，安排参展单位工作人员的作息时间，布展、撤展以及办理展品进、出馆手续，负责场馆的安全、卫生和噪声等方面的管理。 7、会展保密工作。会展保密是一项特殊管理，秘书在会展期间要采取积极的措施做好保密工作，凡涉及到有关商业秘密的展品、项目，展出和洽谈时应注意保密，