会务管理办法草案.docVIP

XXXX集团 行政管理部 XXXX集团会议管理制度（草案） 第一章 总则 为规范XXXX集团的会议行为，强化集团范围内会议行为的沟通协调效果，提高会议效率，并最终将会议决议落到实处，特拟定本制度（试行）。 本管理制度中的“会议”仅指正式会议，非正式会议不作赘述。 本制度所称 “总部”是指XXXX集团管理中心（位于XX市XXXX路XX号XX大厦XX室），“经营单元”是指集团下辖各分子公司和科研机构，“集团”是总部和各经营单元的总称。 会议原则： 1．精简：精简会议，意味着在保证会议质量的前提下，尽可能缩短会议时间，大力践行企业文化中公司作风的“快”字诀。 2．节约：会议过程中的一切行为要厉行勤俭节约，将有限的经济资源只用于必要之处，严禁铺张浪费。 3．高效：一方面，坚持在会前分析会议的必要性和重要性，坚决反对可开可不开的正式会议，严禁召开没有明确目的、缺乏实际内容的会议；另一方面，对于会议所产生的一切决议，务必建全贯彻推进机制，设定贯彻节点、指定责任人员。 第二章 集团会议控制系统 第一节 会议要素及一般流程 会议的要素： 召开会议前应明确会议的名称、议程、议题、召开时间、召开地点、会议人员、列席人员、会议主持人、书记员等要素。 会议的一般流程： 1．会前准备： 1.1．会议通知： 1.1.1．为解决管理或业务方面现存问题或者为规避未来可预见的管理或业务危机，会议组织者（可以是个人或者团体）方可发起会议通知工作。 1.1.2．会议组织者应在本身具备或者通过请权获取相关权限后填制会议通知单（格式见附件1），会议通知单里应拟定会议的各项议题，提名与会人员及书记员名单，并确定会议主持人（一般由会议组织者担任或指定）。 1.1.3．会议组织者应在会议召开前留出充分的时间（一般不少于24小时），通知办会部门（一般为行政部门）准备办会所需物资。同时将必要呈报的项目、材料，预先提交上级审阅与上级商量。 1.1.4．会议组织者应收集与会议相关的文件、材料、素材提交办会部门。 1.1.5．例行会议不另行通知，如会议有变更或取消，应至少提前2小时通知；紧急会议可临时通知，接到通知后与会人员应在规定时间（一般最多为1小时）内到会。 1.1.6．会议通知单经行政管理部审核存档后，下发给办会部门。办会部门在规定时间内通知所有与会人员，并通过复印、电邮等方式将会议相关的文件、材料、素材发放给所有与会人员（不含列席人员），督促做好会前阅览准备工作。 1.2．会务筹备： 1.2.1．办会部门在接到办会通知后，应迅速落实会议场地并确认会议时间的可行性；核实座位席位数量能够满足会议要求。 1.2.2．办会部门按照会议组织者要求，落实会议电脑、会场投影、音响、手持麦克风、耳麦等设备；必要时应准备一至两部录音笔供会议书记员使用。 1.2.3．依照会议规格和时间长短，办会部门在征求会议组织者意见后，决定会议期间是否有必要提供茶水及点心。 2．会中经营： 2.1．主持人： 2.1.1．主持人负责会议的议程顺序安排，具有多个议程的会议应按合理排序后的议程逐个进行。若非某议程探讨受阻无法得出决议，则不得偏离探讨方向，随意跳转议程； 2.1.2．会议中，主持人要能有技巧的诱导与会人员热烈讨论议题；能娴熟控制会议进程、会场秩序及讨论氛围，发言秩序混乱时，应改为指名发言，必要时主持人有权安排发言的先后顺序，合理控制发言时间，设置会议休息时间。 2.1.3．对有必要表决的议题，可以进行表决，但要避免凡事表决，以免导致人际关系 2.1.4．主持人要做好会议开始时的说明，会议中的气氛调节，会议结束时的会议总结。 2.2．书记员： 2.2.1．书记员应摘记发言者与议题相关的表述，记录应尽可能详尽； 2.2.2．书记员应重点记录发言人姓名，逐字记录有关动议、修正、决定、结论和提案，以及提出的新计划、行动或意见； 2.2.3． 2.3．会中秩序： 2.3.1．与会人员发言前应有明晰思路，有责任控制自己的发言时间； 2.3.2．与会人员提出问题的同时，应提出对问题解决或改善方法的设想供与会人员共同探讨； 2.3.3．会议中对问题的表述，内容要尽可能详实，并以数据或有力的论据为证。避免空话、大道理和诡辩论； 2.3.4．发言时不可攻击、批评别人，也不可在别人进行发言的过程中打断别人讲话。屡次违反且经警告无效者，主持人有权对其禁言。 3．会后工作： 3.1．事务性工作： 3.1.1．办会人员应在会后迅速整理会场，回收相关办会物资； 3.1.2．书记员应在规定时间内（一般为一个工作日）将会议记录整理成会议纪要规范性文件，经会议主持人审核认可后将会议纪要原件及电子文档提交行政管理部留存备查，并据需要通过电子邮件或将若干份影印件下发与会人员或部门。 3.2．管理追踪： 3.2.1．管理追踪是会