宏达旭龙4S文件收发管理制度.docVIP

PAGE PAGE 1 文件收发管理规定 1、目的 为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责；结合公司实际情况，制定本管理规范。 2、适用范围 公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。 3、职责 公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行； 4、发文管理规定及流程 4.1发文规定 4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发； 4.1.2所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由行政部建立文件收发登记台帐； 4.1.3所有发文文件必须定期统一归档到公司行政部保管存档。 4.2发文字号编排 4.2.1以公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出； 4.3文件分类 4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度； 4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排； 4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项； 4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工；传达重要精神或情况； 4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项； 4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问； 4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准； 4.3.8批复：答复相关部门（单位）的请示； 4.3.9意见：对相关问题提出意见或处理办法； 4.3.10函：相关部门（单位）之间的相互商洽工作、询问和答复问题或相关部门（单位）的请求批准和审批事项； 4.3.11会议纪要：记载和传达会议情况。 5、收文管理规定 文件的接收，应依如下原则接收： 5.1检查文件的文本及附件是否完整，做好签收登记； 5.2文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办； 5.3登记接收文件时应注意记录清楚来文单位，接收时间，主送部门等； 5.4文件接收后应及时送达相关人员传阅或办理； 5.5将最后处理过的文件分类、整理、及时归档保管。 附表1：《文件收发登记表》 6、附则： 本规定由行政人事部负责拟订及相关解析，总经理审核批准后发布。 宏达旭龙汽车销售服务有限公司 行政人事部 2018年10月20日 文件收发登记表 序 文件名称 文件编号 主题（内容）摘要 文件接收 文件发放 文件来源 接收日期 份数 备注 发放日期 发放部门 份数 签收人 备注 1 2 3 4 5 6 7 8