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PAGE PAGE 1 高校科研档案现状统计分析与管理对策研究 　　摘要以浙江农林大学科研档案为例，分析科研项目档案的建立及对学校发展的贡献，并提出了科研档案工作的几点建议，为高校科研档案工作提供借鉴。 　　关键词高校；科研档案；现状；管理对策 　　中图分类号G271文献标识码A文章编号1007-5739（2013）03-0334-02 　　高校科研档案是科技工作者知识的积累和成果的结晶，它建设的好与坏在很大程度上反映了科研工作成效的一个方面，为此以浙江农林大学为例，统计分析学校科研档案的现状，以期达到更好的保管、利用，为广大教师和职能部门服务，从而为高校的科研档案工作提供借鉴。 　　1科研档案的现状 　　浙江农林大学自2002年起逐步建立起科研项目档案，截至2011年6月，共归档各类纸质项目档案960余卷及电子数据库4300余卷。主要以省部级以上项目每项1卷，各主要厅局级项目每项1卷，其余按年分别以立项、结题分卷建立，同时单立了科研成果卷、专利授权卷、软件著作权及科研经费到账文件等一些重要的科研依据。每卷中都分别由项目论证、立项申报书、立项批准书、中期检查、各年度进展、验收报告等全套结题材料、审计报告、结题（验收）证书等组成。同时建立的科研数据档案，包括科研项目库、论文库、著作库、专利及软件著作权库及科研成果库[1]。 　　通过建立科研项目档案，逐步规范了科研项目的管理工作，使科研工作向规范、科学、程序化更迈进了一步，为学校在职称评审、硕士点申报、学科评审、升格大学等方面都起到了重要的作用，为学校在这些方面获得成功奠定了基础。 　　2科研档案的利用情况 　　2.1利用率 　　通过建立科研项目档案，使学校的科研项目管理工作进一步受到教师的重视，教师对科研档案的管理意识也逐步增强，科研档案的查阅量也逐年提高，提高了科研档案的利用率。从表1可以看出，每年查阅各类项目档案的人数平均约543卷，利用率还是较大的，从2005—2010年，年利用率逐年增加（含电子数据），档案管理工作量巨大，成效显著。因此，设立专职管理人员，建立科研项目档案是十分必要和非常可行的。 　　2.2利用途径 　　从表2可以看出，学校很多工作都与科研项目档案有关，尤其在涉及广大教师切身利益的职称评审、科技成果奖申报、学科点、博士学位点和硕士学位点的申报、教育部的教学评估及升格大学等标志性成果方面发挥了重要作用。科研项目档案管理工作对学校的科技工作起着举足轻重的作用，它见证着学校各年度科学研究的总体情况及发展现状，展示科学研究的丰硕成果。从一个方面反映出学校科研工作的水平。 　　2.3利用主体 　　从表3可以看出，按学院分类，项目多的学院查阅量也大，林业与生物技术学院是学校的主干学院，科研项目最多，因此查阅量也最大；农学院由于成立较晚，查阅量较少；工程学院具有国家工程中心，科研力量较强，查阅量也较大；学校本身是以农林为主的大学，农林类项目较多，与农林相关的学院查阅量较大，总体占到了47.3%。但近几年文科类项目也在大量增加，同比增加速度也较快。通过项目的查阅也可以反映各学院科研活动的一个方面，同时也说明由于二级学院没有科研项目档案，也增加了很多工作量，如果给二级学院建立起科研电子档案数据库，也可方便学院教师及管理人员查阅，提高工作效率。 　　3科研档案管理存在的问题 　　科研档案经过10年的组织和建立，已初具规模，为学校的发展和建设提供了卓有成效的贡献，但是目前的科研档案还存在很多问题[2-3]，如科研档案管理工作的规章制度有待进一步更新和完善，原始数据收集的不够全面，教师存档意识不够强，有些教师还存在着放在自己手里方便的想法和做法等，这些都有待于在工作中改进和提高，为科研档案工作做贡献。 　　4建议 　　4.1发展电子档案 　　随着科学技术的飞速发展，科研档案越来越受到重视和广泛利用，但无数次的查阅，造成档案的损坏与流失严重，因此制作电子科研档案越来越被人们所接受，这样既不损坏纸质档案，也不会造成档案流失。科研档案有它自身的特性，需要保密，大部分科研档案都需长期或永久保存，因此更应该保护好纸质档案，把教师经常需要利用的部分科研档案，如立项通知书、合同书（计划任务书）的部分、结题报告的部分等进行电子扫描，存于计算机中，这样同时可以防止一些不必要的科研档案泄密，减少由此引发的学术剽窃，更好地保护项目负责人的权益，从而方便查阅。 　　4.2建立二级科研档案系统 　　学校实行二级管理后，把厅局以下项目档案划归学院管理，鼓励各二级学院自己建立科研档案系统，方便本学院教师查阅，为评职称、评奖、各种考评及各类检查等所需要佐证材料提供便利，减轻学校科技部门的压力，使之用更多时间和精力进行分析研究，做好科研工作，为广大教师服务。 　　4.3扩展和延伸科研档案工作 　　随着“